Цифровой архив на базе бесшовной интеграции «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1» и «1С: БИТ.Строительство КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Основным видом деятельности ООО «ВЕРТЕКС» является строительство жилых и нежилых зданий. Организация прошла непростой путь от небольшого предприятия до стабильной компании которая осуществляет работы на масштабных проектах по модернизации и реконструкции объектов оборонной отрасли на территории Российской Федерации входящих в корпорацию «РОСТЕХ».

Расположение объектов на отдаленных от основного подразделения территориях затрудняло передачу бумажных оригиналов документов, проверку на корректность заполнения и исправление в случае необходимости, оперативность создания документов хозяйственных операций в «1С: БИТ.Строительство КОРП». Единовременная передача документации через курьерские службы, временной разрыв между выставлением, проверкой и отражением документации в информационной системе приводили к неравномерной нагрузке на сотрудников основного подразделения и увеличению сроков исправления ошибок оформления документации.

Руководство компании приняло решение о необходимости автоматизации оперативного создания документов хозяйственных операций, контроля поступления оригиналов документов и организации хранения сканов документации внутри единого информационного контура.

Задачи проекта:
1. Реализация возможности оперативного отражения в информационных системах полученного в обособленных подразделениях оригинала документа прикреплением скана или фотографии документа;
2. Обеспечение установки, соблюдения и контроля регламентированных сроков на обработку задач на создание документов в информационных системах;
3. Контроль корректности и факта поступления оригиналов документов основным подразделением;
4. Реализация штрихкодирования входящей документации;
5. Реализация процесса считывания, распознавания и поиска штрихкода при приемке документов основным подразделением;
6. Поиск документа по ШК и установка свойства «Оригинал получен» вручную пользователем по итогу обнаружения документа в системе;
7. Реализация хранения сканов документации внутри единого информационного контура ИС;
8. Сокращение трудозатрат на проверку документации и отражение документов в информационных базах;
9. Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников.

В ходе предпроектного обследования специалистами «АЙТАТ» было подготовлено несколько вариантов автоматизации бизнес-процесса. Решение по настройке интеграции «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1» и «1С: БИТ.Строительство КОРП» оказалось наиболее универсальным и экономически обоснованным.

Этапы проекта:
1. Интервью с руководством компании и ключевыми пользователями.
2. Моделирование автоматизируемого бизнес-процесса, подготовка и презентация вариантов решения;
3. Подготовка документов «Техническое задание» и «Карта бизнес-процессов». Проектное решение согласовано Заказчиком;
4. Настройка системы «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1» - настройка видов и папок документов, шаблоны процессов, условия маршрутизации, роли и рабочие группы;
5. Настройка интеграции учетных систем и нетиповых сценариев интеграции;
6. Подготовка к опытной эксплуатации – тестирование, разработка инструкций, обучение пользователей;
7. Опытная эксплуатация - внедрение и обучение пользователей на пилотном объекте, обучение владельца продукта внедрению на пилотном объекте;
8. Поддержка. Обработка обращений заказчика в течение установленного срока.

В ходе реализации проекта были выполнены работы:
1. Реализовано создание и штрихкодирование документов в «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1» – числовое значение штрихкода задается согласно заданным компанией условиям;
2. Настроена бесшовная интеграция «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1» - настроена интеграция 15 типовых и 3 нетиповых видов документов;
3. Реализована возможность передачи задачи на создание документа в «1С: БИТ.Строительство КОРП» на основании документа «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1». Установлены сроки исполнения задач. Настройки и маршрутизация процессов учитывают принятие регламенты, легко и удобно настраиваются под нужды компании;
4. А так же передача файла скана в сервис «1С:Распознавание первичных документов» напрямую из задачи;
5. Выполнена настройка оборудования для нанесения и считывания штрихкодов;
6. Выстроен прозрачный процесс передачи и создания документации между подразделениями и информационными системами - документы регистрируются, проверяются и создаются в единой информационной системе, их всегда легко найти и проконтролировать качество исполнения задач. Все работы ведутся согласно установленным срокам;
7. Разработаны и настроены отчеты, позволяющие контролировать все этапы процесса и выводить статистические данные для дальнейшего анализа;
8. Разработаны пользовательские инструкции по правилам настройки блоков в «1С: Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1» и правилам создания и исполнения документов.

Внедрение решения позволило:
1. Автоматизировать действия ответственных на обособленных подразделения и отдела бухгалтерии;
2. Реализовать в обособленных подразделениях возможность оперативно передать скан полученного оригинала документа;
3. Оперативно проверять и отражать документы хозяйственных операций в информационной системе в течение 15 минут после получения задачи в едином информационном контуре;
4. Контролировать поступления оригиналов документов и сроки выполнения задач;
5. Реализовать создание и нанесение уникального штрихкода для каждого документа;
6. Сократить количество ручных операций, повысить прозрачность учета документации и сократить срок проверки отражения документации в информационных системах.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Отзыв клиента