Создание системы автоматизации функций контроллинга, реализованной на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", в СООО «Мобильные ТелеСистемы»
СООО «Мобильные ТелеСистемы»
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Анализ данных и прогнозирование
- Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
- Бюджетирование, финансовое планирование
- Консолидация данных
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управление финансами проектов
- Управленческий учет
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
- Финансовый анализ
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Основной целью создания системы «Система автоматизации функций контроллинга» послужила необходимость в оптимизации и автоматизации существующих бизнес-процессов предприятия, связанных с бюджетным контролем за расходами компании (OPEX/CAPEX), согласованием и учетом документов в рамках единого информационного пространства. В рамках внедрения новой системы был осуществлен перенос данных из предыдущей учетной системы (EXCEL).
Введение системы позволило:
1. Упростить процесс бюджетного контроля, связанный с согласованием и учетом документов за счет программного контроля основных реквизитов и использования механизма ввода информации с требуемыми реквизитамина основании при формировании документов.
2. Значительно повысить прозрачность, качество, достоверность и скорость получения управленческой отчетности за счет автоматической интеграции между Системой и базами 1С: Моя бухгалтерия 8, МСФО: Управление 2.0.
3. Повысить детализацию аналитического учета: прослеживаемость в связанных документах.
4. Оптимизировать согласование и учет документов за счет основного функционала по документообороту Системы, усилить контрольные функции.
5. Повысить комфорт для работы пользователей, а также скорость обучения новых пользователей за счет упрощения интерфейса программы.
6. Многократно снизить количество текущих операционных ошибок пользователей за счет автоматических контролей при оформлении всех операций в режиме on-line.
7. Значительно повысить прозрачность системы и управляемость за счет внедрения целой подсистемы новых механизмов администрирования.
8. Оперативно формировать отчетность.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Настройка интеграции между информационными системами
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв о реализации проекта
Информация о заказчике
СООО «Мобильные ТелеСистемы» - первый по численности абонентов оператор сотовой связи в Республике Беларусь. Организация имеет обширную инфраструктуру сети, покрытие охватывает более 98% территории Республики Беларусь. Предоставляет услуги связи стандарта GSM 900/1800, UMTS и 4G.
Организация динамично развивается: растет число базовых станций, расширяется сеть центров продаж и обслуживания абонентов, увеличивается перечень видов реализуемых услуг и используемых технологий.
Цели и задачи проекта
Основной целью создания системы «Система автоматизации функций контроллинга» послужила необходимость в оптимизации и автоматизации существующих бизнес-процессов, связанных с бюджетным контролем за расходами компании (OPEX/CAPEX), согласованием и учетом документов в рамках единого информационного пространства.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процессы загрузки из Excel утвержденных годовых бюджетов OPEX/CAPEX, прогнозов, драйверов и нормативов, прогнозных и бюджетных курсов валют).
- Автоматизировать контроль за соответствием планируемых расходов бюджетным лимитам.
- Автоматизировать согласование, маршрутизацию документов, связанных с осуществлением расходов (Заявки на расход, Заявки на актуализацию бюджета, Служебные записки, Договоры и связанных с их исполнением документы, прочие документы, обеспечивающие процессы бюджетного контроля.).
- Автоматизировать загрузку информации о фактических расходах компании из первичной учетной системы и сопоставление этой информации с бюджетной аналитикой.
- Автоматизировать обмен данными о планируемых расходах компании в МБ8 (1С: Закупки) для осуществления операций по закупке.
- Разработать отчеты по шаблонам.
Для решения поставленных задач руководство СООО «Мобильные ТелеСистемы» обратилось в ООО «Хьюмен Систем».
Описание проекта
Первоначально оперативный учет по финансовому контролю велся частично в нескольких базах данных: Excel, МСФО: Управление 2.0, Моя бухгалтерия 8.
Предметом автоматизации выделены следующие укрупнённые подсистемы:
- Управление бюджетами: планирование и регистрация;
- Управление прогнозами: регистрация;
- Договоры: регистрация, согласование;
- Расходы: отражение аналитики, бюджетный контроль, согласование;
- Закупки: отражение аналитики, бюджетный контроль, согласование;
- Отражение факта: отражение аналитики, бюджетный контроль, согласование;
- Обмен данными со сторонними системами;
- Оперативная отчетность.
В рамках проекта были реализованы следующие этапы:
- проведено предпроектное обследование;
- разработано техническое задание;
- разработаны протоколы тестирования;
- проведены работы по разработке, тестированию, испытаниям;
- реализован перенос данных из ранее используемых информационных систем;
- обучение ключевых пользователей Заказчика в рамках разработанной системы;
- подготовлены видеоролики и инструкции по основному функционалу системы;
- проведен этап опытной эксплуатации с дальнейшим вводом системы в промышленную эксплуатацию.
В процессе внедрения и эксплуатации системы Исполнителем была сформирована проектная команда в составе:
- Колесников Сергей, руководитель проекта;
- Горнов Роман, бизнес-аналитик проекта;
- Гранин Александр, ведущий специалист по разработке;
- Хомицкий Игорь, ведущий специалист по разработке;
- Кулинок Вера, аналитик по документообороту и специалист по внедрению;
- Шарапова Елена, технический писатель и специалист по внедрению;
- Бобров Павел, специалист по разработке;
- Курлович Павел, специалист по разработке;
- Дорогун Михаил, специалист по разработке.
Под индивидуальные потребности Заказчика, согласно техническому заданию, была разработана с «0-ля» полностью оригинальная подсистема «Система автоматизации функций контроллинга» на базе конфигурации «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси». В прикладном решении полностью реализованы функции учета и отчетности предприятия в соответствии с основными предметами автоматизации, описанными выше.
Предложенное архитектурное решение отвечает следующим требованиям: является современным (гибкий и настраиваемый интерфейс, ничего лишнего), интуитивно понятным и обеспечивает эффективную работу пользователя с системой. Конфигурация динамично развивается согласно новым требованиям Заказчика – расширяется функционал.
Особенности проекта
- Требования по доработке могли меняться в процессе, следовательно, система должна быть гибкой и масштабируемой.
- Большая структура предприятия: пиковая расчетная нагрузка на систему 500 пользователей.
- Взаимодействие со сторонними системами.
Результаты проекта
Создано прикладное решение «Система автоматизации функций контроллинга», обеспечен обмен данными со следующими сторонними системами: Моя бухгалтерия 8, МСФО: Управление 2.0.
Система была принята в промышленную эксплуатацию 28.12.2023 года.
Срок реализации проекта составил 28 месяцев.
Общая численность работников предприятия 1500 человек.
Было автоматизировано 500 рабочих мест.
Введение системы позволило:
- Упростить процесс бюджетного контроля, связанный с согласованием и учетом документов за счет программного контроля основных реквизитов и использования механизма ввода информации с требуемыми реквизитами при формировании документов.
- Значительно повысить прозрачность, качество, достоверность и скорость получения управленческой отчетности за счет автоматической интеграции между Системой и базами 1С: Моя бухгалтерия 8, МСФО: Управление 0.
- Повысить детализацию аналитического учета: прослеживаемость в связанных документах.
- Оптимизировать согласование и учет документов за счет основного функционала по документообороту Системы, усилить контрольные функции.
- Повысить комфорт для работы пользователей, а также скорость обучения новых пользователей за счет упрощения интерфейса программы.
- Снизить количество текущих операционных ошибок пользователей за счет автоматических контролей при оформлении всех операций в режиме on-line.
- Значительно повысить прозрачность системы и управляемость за счет внедрения целой подсистемы новых механизмов администрирования.
- Оперативно формировать отчетность.
Инновации проекта
- Произведено объединение механизмов типовой системы 1С:Документооборот и разработанных модулей финансового учета подсистем CAPEX и OPEX.
- Создан уникальный механизм по бесшовной интеграции между Системой и сторонними базами данных:
- выполнено объедение и синхронизация данных четырех баз в единую систему.
- документы, в зависимости от статуса и их данных, мигрируют из одной базы в другую.
- Создан универсальный механизм по настройке правил обработки документов с привязкой к виду документа, что позволяет:
- четко использовать матрицу согласования документов предприятия;
- учитывать все значимые реквизиты (данные) документа для определения состава обязательных согласующих лиц;
- автоматически определять и формировать этапы согласования документа;
- заранее задать сроки для каждого этапа согласования.
Данный механизм регламентирует процессы согласования документов в системе.
Разработанная конфигурация полностью отвечает нашим требованиям. Результатами проекта мы полностью удовлетворены и можем считать поставленные цели достигнутыми.
В ходе проекта на возникающие вопросы мы получали не только квалифицированные ответы, но и полезные советы по модернизации. Было приятно работать с командой компетентных специалистов, которые не ограничивались временными рамками и болели за результат не меньше нашего. Хочется отметить, что ООО «Хьюмен систем» оперативно дорабатывает программный продукт по мере возникновения новых требований.
Мы довольны сотрудничеством с ООО «Хьюмен систем» и готовы рекомендовать их нашим компаньонам и знакомым.