Создание системы автоматизации функций контроллинга, реализованной на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП", в СООО «Мобильные ТелеСистемы»

Отзыв о реализации проекта

Информация о заказчике

СООО «Мобильные ТелеСистемы» - первый по численности абонентов оператор сотовой связи в Республике Беларусь. Организация имеет обширную инфраструктуру сети, покрытие охватывает более 98% территории Республики Беларусь. Предоставляет услуги связи стандарта GSM 900/1800, UMTS и 4G.

Организация динамично развивается: растет число базовых станций, расширяется сеть центров продаж и обслуживания абонентов, увеличивается перечень видов реализуемых услуг и используемых технологий.

Цели и задачи проекта

Основной целью создания системы «Система автоматизации функций контроллинга» послужила необходимость в оптимизации и автоматизации существующих бизнес-процессов, связанных с бюджетным контролем за расходами компании (OPEX/CAPEX), согласованием и учетом документов в рамках единого информационного пространства.

Задачи проекта:

• Автоматизировать процессы загрузки из Excel утвержденных годовых бюджетов OPEX/CAPEX, прогнозов, драйверов и нормативов, прогнозных и бюджетных курсов валют).
• Автоматизировать контроль за соответствием планируемых расходов бюджетным лимитам.
• Автоматизировать согласование, маршрутизацию документов, связанных с осуществлением расходов (Заявки на расход, Заявки на актуализацию бюджета, Служебные записки, Договоры и связанных с их исполнением документы, прочие документы, обеспечивающие процессы бюджетного контроля.).
• Автоматизировать загрузку информации о фактических расходах компании из первичной учетной системы и сопоставление этой информации с бюджетной аналитикой.
• Автоматизировать обмен данными о планируемых расходах компании в МБ8 (1С: Закупки) для осуществления операций по закупке.
• Разработать отчеты по шаблонам.

Для решения поставленных задач руководство СООО «Мобильные ТелеСистемы» обратилось в ООО «Хьюмен Систем».

Описание проекта

Первоначально оперативный учет по финансовому контролю велся частично в нескольких базах данных: Excel, МСФО: Управление 2.0, Моя бухгалтерия 8.

Предметом автоматизации выделены следующие укрупнённые подсистемы:

1. Управление бюджетами: планирование и регистрация;
2. Управление прогнозами: регистрация;
3. Договоры: регистрация, согласование;
4. Расходы: отражение аналитики, бюджетный контроль, согласование;
5. Закупки: отражение аналитики, бюджетный контроль, согласование;
6. Отражение факта: отражение аналитики, бюджетный контроль, согласование;
7. Обмен данными со сторонними системами;
8. Оперативная отчетность.

В рамках проекта были реализованы следующие этапы:

1. проведено предпроектное обследование;
2. разработано техническое задание;
3. разработаны протоколы тестирования;
4. проведены работы по разработке, тестированию, испытаниям;
5. реализован перенос данных из ранее используемых информационных систем;
6. обучение ключевых пользователей Заказчика в рамках разработанной системы;
7. подготовлены видеоролики и инструкции по основному функционалу системы;
8. проведен этап опытной эксплуатации с дальнейшим вводом системы в промышленную эксплуатацию.

В процессе внедрения и эксплуатации системы Исполнителем была сформирована проектная команда в составе:

1. Колесников Сергей, руководитель проекта;
2. Горнов Роман, бизнес-аналитик проекта;
3. Гранин Александр, ведущий специалист по разработке;
4. Хомицкий Игорь, ведущий специалист по разработке;
5. Кулинок Вера, аналитик по документообороту и специалист по внедрению;
6. Шарапова Елена, технический писатель и специалист по внедрению;
7. Бобров Павел, специалист по разработке;
8. Курлович Павел, специалист по разработке;
9. Дорогун Михаил, специалист по разработке.

Под индивидуальные потребности Заказчика, согласно техническому заданию, была разработана с «0-ля» полностью оригинальная подсистема «Система автоматизации функций контроллинга» на базе конфигурации «1С: Документооборот 8. КОРП для Беларуси». В прикладном решении полностью реализованы функции учета и отчетности предприятия в соответствии с основными предметами автоматизации, описанными выше.

Предложенное архитектурное решение отвечает следующим требованиям: является современным (гибкий и настраиваемый интерфейс, ничего лишнего), интуитивно понятным и обеспечивает эффективную работу пользователя с системой. Конфигурация динамично развивается согласно новым требованиям Заказчика – расширяется функционал.

Особенности проекта

1. Требования по доработке могли меняться в процессе, следовательно, система должна быть гибкой и масштабируемой.
2. Большая структура предприятия: пиковая расчетная нагрузка на систему 500 пользователей.
3. Взаимодействие со сторонними системами.

Результаты проекта

Создано прикладное решение «Система автоматизации функций контроллинга», обеспечен обмен данными со следующими сторонними системами: Моя бухгалтерия 8, МСФО: Управление 2.0.

Система была принята в промышленную эксплуатацию 28.12.2023 года.

Срок реализации проекта составил 28 месяцев.

Общая численность работников предприятия 1500 человек.

Было автоматизировано 500 рабочих мест.

Введение системы позволило:

1. Упростить процесс бюджетного контроля, связанный с согласованием и учетом документов за счет программного контроля основных реквизитов и использования механизма ввода информации с требуемыми реквизитами при формировании документов.
2. Значительно повысить прозрачность, качество, достоверность и скорость получения управленческой отчетности за счет автоматической интеграции между Системой и базами 1С: Моя бухгалтерия 8, МСФО: Управление 0.
3. Повысить детализацию аналитического учета: прослеживаемость в связанных документах.
4. Оптимизировать согласование и учет документов за счет основного функционала по документообороту Системы, усилить контрольные функции.
5. Повысить комфорт для работы пользователей, а также скорость обучения новых пользователей за счет упрощения интерфейса программы.
6. Снизить количество текущих операционных ошибок пользователей за счет автоматических контролей при оформлении всех операций в режиме on-line.
7. Значительно повысить прозрачность системы и управляемость за счет внедрения целой подсистемы новых механизмов администрирования.
8. Оперативно формировать отчетность.

Инновации проекта

1. Произведено объединение механизмов типовой системы 1С:Документооборот и разработанных модулей финансового учета подсистем CAPEX и OPEX.
2. Создан уникальный механизм по бесшовной интеграции между Системой и сторонними базами данных:

• выполнено объедение и синхронизация данных четырех баз в единую систему.
• документы, в зависимости от статуса и их данных, мигрируют из одной базы в другую.

3. Создан универсальный механизм по настройке правил обработки документов с привязкой к виду документа, что позволяет:

• четко использовать матрицу согласования документов предприятия;
• учитывать все значимые реквизиты (данные) документа для определения состава обязательных согласующих лиц;
• автоматически определять и формировать этапы согласования документа;
• заранее задать сроки для каждого этапа согласования.

Данный механизм регламентирует процессы согласования документов в системе.

Разработанная конфигурация полностью отвечает нашим требованиям. Результатами проекта мы полностью удовлетворены и можем считать поставленные цели достигнутыми.

В ходе проекта на возникающие вопросы мы получали не только квалифицированные ответы, но и полезные советы по модернизации. Было приятно работать с командой компетентных специалистов, которые не ограничивались временными рамками и болели за результат не меньше нашего. Хочется отметить, что ООО «Хьюмен систем» оперативно дорабатывает программный продукт по мере возникновения новых требований.

Мы довольны сотрудничеством с ООО «Хьюмен систем» и готовы рекомендовать их нашим компаньонам и знакомым.