Внедрение программного продукта «Бит.Финанс» для «1С:ERP Управление предприятием 2.5» в ООО «Автотранс-сибирь»

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Управленческий учет
• Финансовый анализ

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Информация о компании:
Общество с ограниченной ответственностью «АвтоТранс-Сибирь» — ведущий поставщик услуг в области ветроэнергетики. Компания занимается монтажом ветроэнергетических установок, перевозкой компонентов ВЭУ, оказывает услуги мобильных кранов и выполняет электромонтажные и пусконаладочные работы. Обладает собственными ресурсами: бригадами квалифицированных монтажников и электромонтажников, парком перевозящей спецтехники и квалифицированным управленческим персоналом для оперативного управления проектами.

Цели проекта
1. Автоматизировать план-факт в разрезе БДР, БДДС по направлениям деятельности, проектам, подразделениям, статьям оборотов, контрагентам, договорам и дополнительным аналитикам
2. Распределить дополнительные аналитики затрат по различным подразделениям
3. Сформировать автоматизированный платежный календарь с контролем лимитов и процедурой согласования по нескольким аналитикам
4. Настроить и автоматизировать оперативный (предварительный и прогнозный) учет доходов и расходов
5. Увеличить количество аналитик и разнести документы по нескольким аналитикам на основе БДДС с распределением по подразделениям (проектам)
Ситуация до внедрения
Управленческая отчётность в ООО «АТС» формировалась в Excel, а заявки на оплату — в системе документооборота стороннего разработчика. Контроля заявок по лимитам не было. План-факт по БДДС, а также БДР собирались вручную, при этом факт БДР формировался на основании бухгалтерской оборотно-сальдовой ведомости.
Процесс был выстроен следующим образом: бухгалтерия выгружала данные, а экономисты разносили, группировали и разбивали их вручную для анализа и расчетов в Excel. В случаях, если статьи не совпадали, бухгалтерия дробила материалы на несколько статей, а плановый отдел складывал их, чтобы сравнить со статьями в плане. Сопоставлялись и разносились статьи также вручную.
Такой формат работы отнимал много рабочего времени и требовал существенных трудозатрат, поэтому руководство клиента приняло решение его упростить.
Описание проекта
ООО «АТС» уже внедрял в компании систему «1С:ERP Управление предприятием». Чтобы расширить возможности программы в части финансового и управленческого учета, специалисты Первого Бита порекомендовали клиенту установить решение «Бит.Финанс», совместимое с используемой версией 1С.

Решение позволяет клиенту:
? Расширить возможности бюджетирования, управления казначейством и затратами;
? Иметь в распоряжении полный набор аналитических данных;
? Вносить любые изменения в фактические данные по БДДС;
? Легко отображать перемещения денежных средств между банковскими счетами и кассами организации;
? Фиксировать как плановый расход, так и плановый приход денежных средств.

С помощью «Бит.Финанс» специалисты компании «Первый Бит» создали у Заказчика справочник статей оборотов с детализацией, необходимой для анализа БДДС и БДР, настроили механизм трансляций и привели в соответствие бухгалтерские проводки и управленческие движения по отражению в необходимом разрезе. В результате проекта:
1. Сотрудники ответственных подразделений сами формируют бюджеты и могут выводить информацию в отчеты в требуемых разрезах.
2. Специалисты планового отдела вносят в программу данные по БДР через форму ввода бюджета в разрезе контролируемых аналитик.
3. Плановые данные после обновления системы выводятся в привычном для пользователей виде. Для этого настроены формы ввода БДР и БДДС.
4. Благодаря вводу дополнительной аналитики «Вид операции» пользователи могут исключать внутригрупповые обороты при формировании Сводного БДР.
5. Сводный БДР настроен в разрезе направлений деятельности и выводит на экран расчетные показатели прибыли и всю необходимую справочную информацию. По заданным статьям можно вызвать разворот по выручке по контрагентам и материальным расходам по номенклатуре.
6. Для расчета рентабельности по каждому направлению деятельности настроен Сводный отчет БДР с расчетами.
7. Механизм трансляций «Бит.Финанс» позволяет удобно формировать факт по БДР. 
8. Настройки отчета план-факт по сводному БДР дают возможность делать выгрузку без внутригрупповых оборотов.
9. Общехозяйственные расходы, ранее распределяемые вручную в Excel, теперь распределяются в системе «Бит.Финанс» по базе «Доходы от предоставления услуг».

Упрощение организации отдельных процессов

? Контроль лимитов оплат в заявках на расходование ДС в ООО «АТС» не был реализован в «1С:ERP Управление предприятием» и велся в Excel. Внедрение «Бит.Финанс» позволило оставить на бухгалтерии только формирование заявок на оплату, которые автоматически привязываются к конкретной статье и объекту. Программа сама сообщает, выходит платеж за рамки бюджета или нет. Также специалисты «Первого Бита» настроили отчеты для контроля лимитов и оплаты заявок, благодаря чему трудозатраты бухгалтерии на этом участке сократились в 2 раза.

? Работа с договорами также существенно упростилась. Теперь их можно согласовывать в электронном виде в разделе «Договора и закупки» в «Бит.Финанс». Под каждый тип договора (подряда, поставки, лизинг и т.д.) настроен свой маршрут согласования. Ранее согласование всех договоров велось в бумажном виде, а оригиналы хранились в юридическом отделе. На основании этой информации бухгалтерия вручную в Excel составляла реестр договоров. Теперь работать с договорами, а также контролировать их исполнение помогает удобный отчет с возможностью отбора по объектам, контрагентам и договорам. 

Количество уникальных пользователей 25
Уникальность, инновационность проекта
В ходе проекта была реализована трансляция данных управленческого учета как с плана счетов РСБУ, так и с регистров оперативного учета «1С:ERP Управление предприятием», что позволило получить управленческую отчетность с большим количеством аналитик: направление деятельности, проект, ЦФО. Настройка функционала «Бит.Финанс» в части: форм ввода бюджета, распределения бюджетов, алгоритмов согласования договоров и заявок на расходование денежных средств - позволили реализовать проект без доработок, что сократило стоимость и бюджет внедрения.

Результаты проекта
1. Автоматизировано заполнение плана финансово хозяйственной деятельности.
2. На 20% сокращены трудозатраты бухгалтерии, финансового и планового отдела на формирование и контроль исполнения плана.
3. «Бит.Финанс» позволил оперативно начать фактирование БДР: в декабре 2022 план был загружен в систему, а с января 2023 гола уже собирался факт БДР. А в конце первого квартала стартовало формирование заявок на оплату
4. Минимум в 1,5 раза сократились трудозатраты планового отдела на отражение план-факта.
5. На 5% снижены операционные и административные расходы, а также материальные затраты.
6. В 2 раза сократились трудозатраты бухгалтерии на контроль лимитов.
7. На 10% ускорено согласование договоров.

Выполнены следующие работы:

• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов

Отзыв клиента