Внедрение программного продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» + «БИТ,Управление финансами госучреждения» в ФГБОУ ВО «Воронежский государственный технический университет»

Воронежский государственный технический университет (ВГТУ) - один из ведущих университетов инженерно-технического профиля России. С 2016 года имеет статус регионального опорного университет Воронежской области.

Цели и задачи

1. Сбор данных в единой базе учета в разрезе обязательных аналитик, предусмотренных в решении «БИТ,Управление финансами госучреждения» (статья оборотов, статья доходов и расходов, контрагент, договор, источник финансирования и пр.)
2. Планирование с привязкой к ЦФО;
3. Автоматическое заполнение плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) на основе внесенных в систему бюджетов;
4. Ведение регистрации договоров и резервирования денежных средств по ним;
5. Ведение кассового исполнения в соответствии с аналитиками планирования финансово-хозяйственной деятельности.

Администрации университета необходимо было упростить сбор плана финансово-хозяйственной деятельности, формирование отчетности и контроль лимитов денежных средств.

Была проблема ручного сбора планов отделом финансового планирования ВГТУ и их свода в Excel. Процесс мог занимать недели - планы предоставлялись в разрозненном виде (отличались по детализации, содержанию, форме предоставления и т.д.). Такая же ситуация была со сбором факта, формирование отчетов в различных разрезах (в том числе плана финансово-хозяйственной деятельности).

Контроль лимитов денежных средств также осуществлялся в Excel и был трудозатратным: для согласования каждой заявки отдел планирования должен был проверить в файлах, заложена ли нужная сумма, и не превышает ли ее сумма из заявки.

Для решения этих задач клиенту было предложена связка решений «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», которая уже используется в университете - это упрощает получение фактических данных, и исключает проблемы в интеграции двух программ.

Планирование финансово-хозяйственной деятельности

Заявки, поступающие в плановый отдел ВГТУ, собирались в единый план в Excel. Сбор данных мог растягиваться на недели: данные поступали в разрозненном виде, с некорректными аналитиками. Например, статью затрат на связь каждый отдел мог называть по-своему: добавляя название, ответственного от отдела, добавляя кавычки, скобки и тд. Если плановый отдел не корректировал заявки вручную перед занесением в общий план, то корректный итоговый отчет по затратам в различных разрезах свести было невозможно.

Чтобы исключить ошибки в новой системе «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» создали справочник центров финансовой ответственности. За каждым центром закрепили справочник статей доходов и расходов, каждую статью структурировали. Загрузили план на 2022 год из Excel в новую систему и фактическое исполнение за январь-май 2022 г., устранили ошибки, которые были в файлах.

Такие настройки сводят к нулю ошибки, связанные с некорректным отражением статей. Стало возможным проанализировать прошлые периоды, оперативно получать отчеты в различных направлениях бюджетирования: по видам деятельности, по статьям доходов и расходов, в разрезе центров финансовой ответственности (подразделения, филиалы), источников финансирования, проектов (мероприятий), контрагентам и т.д. Раньше приходилось эти данные собирать вручную. По итогу в 2 раза сократилось время сведения плана.

Контроль лимитов и резервирование денежных средств

В начале года по каждой статье расходов закладывается сумма, которую планируется потратить в течении года. Прежде чем согласовать заявку расходование, экономист планового отдела проверял свободный остаток денежных средств: сверял сумму, заложенную в начале года и траты по данной статье, которые проходили ранее. Учитывая, что всю информацию собирали в Excel, оперативное получить данные о фактическом исполнении плана было невозможно и занимало много времени.

«БИТ.Управление финансами государственного учреждения» реализован как встроенный блок в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и информация о фактически потраченных средствах сразу отображается. При контроле лимита денежных средств, экономисту не надо вручную искать потраченные сумму в Excel, достаточно сформировать отчет о свободном остатке одной кнопкой в программе. Если заявка не превышает лимит, денежные средства резервируют под предстоящие расходы (например, конкурсные процедуры), а когда проходит оплата, деньги автоматически списываются из свободного остатка, раньше приходилось вручную резервировать и списывать потраченные суммы.

Доступно ведение учета отданных на оплату счетов (учет реально затраченных средств, которые в данный момент времени могут различаться с суммами, проведенными через кассу/банк-казначейство). На 30% экономится рабочее время планового отдела и сводится к нулю вероятность перерасходования денежных средств.

Упростилась процедура формирования документов. В процессе резервирования денежных средств аналитики, указанные в заявке, сверялись вручную с теми, что отражены в плане (которые тянутся в договор и в оплату). Сейчас процесс полностью автоматизарован.

Работа с договорами

Когда учет договоров велся в Excel, было сложно оценить сколько бюджетных и небюджетных договоров, а графики платежей и начислений по ним велись вручную.

Все существующие договоры были перенесены в новую систему, с 1 мая 2022 года сотрудники ВГТУ начали регистрировать новые договора в «БИТ.Управление финансами государственного учреждения». Теперь можно оперативно получить информацию о источниках финансирования по договорам, вести платежный календарь, контролировать исполнение договоров в разрезе аналитик.

Чтобы сотрудники максимально быстро перешли на работу в новой системе, специалисты Первого Бита настроили базовые отчеты на уровне пользователя и записали обучающие ролики.

Результаты проекта:

1. ВГТУ автоматизировали заполнение плана финансово-хозяйственной деятельности, что позволило на 20% сократить трудозатраты на формирование и контроль исполнения плана ответственных подразделений.
2. Отдел финансового планирования начал отражать планируемые расходы, бухгалтерия стала проставлять ключевые аналитики (ЦФО, Статья оборотов) по расходным документам.
3. В 2 раза сократилось время на ежегодное сведение плана сведения плана.
4. Все договора ведутся в новой системе. Теперь можно оперативно получить информацию о источниках финансирования по договорам, вести платежный календарь, контролировать исполнение договоров в разрезе аналитик
5. Контроль лимитов и резервирование денежных средств в «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» на 30% экономится рабочее время планового отдела и сводится к нулю вероятность перерасходования денежных средств.
6. Для сотрудников были записаны обучающие ролики и настроены необходимые отчеты, это позволило сразу после завершения проекта быстро адаптироваться к ведению планирования и контролю движения финансовых средств в новой системе.