Внедрение программного продукта "1С: Документооборот КОРП для Беларуси" в ОАО "Солигорская птицефабрика"
ОАО "СОЛИГОРСКАЯ ПТИЦЕФАБРИКА"
Заказчик
ОАО "СОЛИГОРСКАЯ ПТИЦЕФАБРИКА" занимает лидирующие позиции в Беларуси по производству куриных яиц. На предприятии работает более 500 сотрудников. Основные виды продукции - это куриные яйца диетические и столовые (белые и цветные), а также сырые и готовые куриные изделия. Предприятие постоянно совершенствует свою продукцию, предлагая потребителям такие уникальные продукты, как "Чистое яйцо" - мытые и дезинфицированные яйца, "Молодецкие" - яйца с разноцветной скорлупой от кур-несушек со свободным выгулом, "ЛАЙТ" с пониженным содержанием холестерина. Продукция реализуется как внутри Республики Беларусь, так и за ее пределами.
Цели проекта:
- Внедрить систему электронного документооборота на предприятии;
- Повысить исполнительскую дисциплину;
- Обеспечить прозрачность процессов работы с входящими и исходящими документами, распорядительной документацией, закупочной деятельностью, договорной деятельностью, технической документацией, кадровыми документами;
- Многократно ускорить прохождение процессов согласования документов (от 2х до 10 раз) за счет реализации автоматизированных комплексных процессов и оптимизации маршрутизации;
- Минимизировать показатель отклонения исполнения поставленных задач по срокам (с 40% до 10% или менее);
- Реализовать сопряжение с Системой межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь и организовать сквозные процессы.
Бизнес-окружение до старта проекта:
На предприятии отсутствует система электронного документооборота. Вертикальная организационная структура ОАО “Солигорская птицефабрика” включает производственные и сопроводительные отделы. Внедрены системы "1С:Бухгалтерия для Беларуси", "1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси".
Выбор решения:
- Система электронного документооборота внедрена на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП для Беларуси", ред. 2.1.
Особенности и уникальность проекта:
- Реализация СЭД "с нуля";
- Разработан блок "Закупочная деятельность" полного цикла (от возникновения потребности у сотрудников в товарах до поступления товаров на склад);
- Разработан функционал в мобильном клиенте (планшет) для работы с документом "Чек-лист птичника";
- Интеграция с другими системами позволила увеличить взаимодействие сотрудников между подразделениями;
- Настройка процессов вычисляемых маршрутов движения и автозаполнения шаблонов документов;
- Обеспечение контроля сотрудников и удаленное согласование документов;
- Настройка ролей пользователей под специализированные потребности предприятия.
Результаты проекта:
- СЭД запущена в промышленную эксплуатацию 01.02.2024 г.
- Автоматизировано более 100 рабочих мест.
- Проведен реинжиниринг бизнес-процессов.
- Налажена комфортная работа в рамках 45 видов документов Системы, в том числе с полным циклом контроля согласования и заключения.
- Реализована закупочная деятельность с упрощенными методами обработки.
- Мастер-данных и последующей обработкой процедур закупок.
- Сокращена логистика бумажных носителей информации.
- Настроены обмены "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" с "1С:ЗУП".
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Доработка форматов ЭД
- Другие возможности
- Интеграция (встраивание) БЭД
- Кадровый учет
- Маршрутизация ЭД
- Обучение персонала
- Оформление заказов поставщикам
- Планирование закупок
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
- Подбор кадров
- Реализация ролевой модели
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Решение ОАО "Солигорская птицефабрика" о внедрении системы электронного документооборота на базе решений платформы «1С:Документооборот КОРП» было принято с целью контроля исполнительской дисциплины, снижения времени доведения документов до руководителей и исполнителей, унификации маршрутов движения документов, систематизации процессов, а также повышения общей производительности предприятия.
В качестве партнера по автоматизации была выбрана группа компаний «Электронная экономика», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».
В рамках проекта по автоматизации специалистами группы компаний «Электронная экономика» были выполнены следующие работы:
- Проведены консультации по выбору программного обеспечения;
- Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Смоделированы процессы в новой системе;
- Налажена работа с документами в рамках следующих блоков:
• Входящие и исходящие документы;
• Обработка внутренних документов (организационно-распорядительная документация, заявки, заявления, служебные и докладные записки);
• Техническая и специализированная документация;
• Договора реализации, договора закупок, матрица более 15-ти видов договоров с полным циклом контроля согласования и заключения;
• Разработан блок "Закупочная деятельность", позволяющий работать с закупками полным циклом, от появления потребности у сотрудников в товарах до поступления товаров на склад;
• Кадровая документация, заявки на командировки, заявки на обучение, заявления на отпуск, заявка на подбор персонала;
- Внедрен ряд доработок, упрощающих понимание программы, упрощающая запуск комплексных процессов для сотрудников предприятия;
- Произведены доработки в системе по требованию Заказчика для работы в мобильном клиенте (планшет) для работы с документом "Чек-лист птичника" (собственная разработка);
- По всем видам документов настроены процессы маршрутов движения и автозаполнения шаблонов документов;
- Успешно осуществлена интеграция (настроены обмены) «1С:Документооборот КОРП» с 1С: ЗУП;
- Настроены роли и профили доступа пользователей;
- Проведено обучение пользователей;
- Подготовлены подробные Инструкции.
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» позволило решить такие задачи, как:
- сокращение времени прохождения документами полного цикла обработки;
- сокращение материальных затрат на ведение делопроизводства;
- обеспечение оперативного доступа к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
- обеспечение селективности предоставляемой информации, когда каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области в базе данных;
- сокращение времени создания отчетных документов;
- обеспечение прозрачности процессов работы с входящими и исходящими документами, распорядительной документацией, закупочной деятельностью, договорной деятельностью, технической документацией, кадровыми документами;
- увеличение скорости прохождения документов;
- исключение случаев потери документов;
- увеличение скорости доступа к документам;
- повышение исполнительской дисциплины сотрудников организации за счет автоматизации процессов контроля исполнения и согласования документов;
- сокращение бумажного документооборота.
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Открытое акционерное общество «СОЛИГОРСКАЯ ПТИЦЕФАБРИКА» — одно из крупнейших предприятий в сфере производства куриных яиц в Республике Беларусь. Основная продукция - яйцо куриное диетическое и столовое (белое и цветное), а также сырая и готовая продукция из курицы. Предприятие постоянно совершенствует свою технологию, внедряет новые линейки продуктов, такие как "Чистое яйцо" - мытые и дезинфицированные яйца, и "Молодецкие" - яйца с разноцветной скорлупой от кур-несушек со свободным выгулом.
Решение о внедрении системы электронного документооборота на базе решений платформы «1С:Документооборот КОРП» было принято с целью контроля исполнительской дисциплины, снижения времени доведения документов до руководителей и исполнителей, унификации маршрутов движения документов, систематизации процессов, а также повышения общей производительности предприятия.
В качестве партнера по автоматизации была выбрана группа компаний «Электронная экономика», имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».
В рамках проекта по автоматизации специалистами группы компаний «Электронная экономика» были выполнены следующие работы:
- Проведены консультации по выбору программного обеспечения;
- Проведен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Смоделированы процессы в новой системе;
- Налажена работа с документами в рамках следующих блоков:
- Входящие и исходящие документы;
- Обработка внутренних документов (организационно-распорядительная документация, заявки, заявления служебные и докладные записки);
- Техническая и специализированная документация;
- Договора реализации, договора закупок, матрица более 15-ти видов договоров, с полным циклом контроля согласования и заключения;
- Разработан блок «Закупочная деятельность», позволяющий работать с закупками полным циклом, от появления потребности у сотрудников в товарах до поступления товаров на склад;
- Кадровая документация, заявки на командировки, заявки на обучение, заявления на отпуск, заявка на подбор персонала;
- Внедрен ряд доработок, упрощающих понимание программы, упрощающая запуск комплексных процессов для сотрудников предприятия;
- Произведены доработки в системе по требованию Заказчика для работы в мобильном клиенте (планшет) для работы с документом «Чек-лист птичника» (собственная разработка);
- По всем видам документов настроены комплексные процессы маршрутов движения и автозаполнения шаблонов документов;
- Успешно осуществлена интеграция (настроены обмены) «1С:Документооборот КОРП» с «1С:ЗУП»;
- Настроены роли и профили доступа пользователей;
- Проведено обучение пользователей;
- Подготовлены подробные Инструкции.
Дата начала промышленной эксплуатации: 01.02.2024
Автоматизировано более 100 рабочих мест.
Оформлен платный договор 1С:ИТС.
В процессе обучения мы получали квалифицированный и полный ответ на все возникающие вопросы. Было приятно работать с компетентными и вежливыми специалистами по внедрению. В настоящее время при необходимости проводятся консультации по возникающим вопросам.
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» позволило решить такие задачи, как:
- сокращение времени прохождения документами полного цикла обработки;
- сокращение материальных затрат на ведение делопроизводства;
- обеспечение оперативного доступа к базе данных документов всех заинтересованных служб и руководителей структурных подразделений;
- обеспечение селективности предоставляемой информации, когда каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области в базе данных;
- сокращение времени создания отчетных документов;
- обеспечение прозрачности процессов работы с входящими и исходящими документами, распорядительной документацией, закупочной деятельностью, договорной деятельностью, технической документацией, кадровыми документами;
- увеличение скорости прохождения документов;
- исключение случаев потери документов;
- увеличение скорости доступа к документам;
- повышение исполнительской дисциплины сотрудников организации за счет автоматизации процессов контроля исполнения и согласования документов;
- сокращение бумажного документооборота.
Работа в веб-режиме позволила руководству Компании контролировать работу сотрудников и согласовывать документы удаленно.
Результатами внедрения программного продукта «1С:Документооборот» наша организация полностью удовлетворена и считает поставленные цели достигнутыми.
Ниже приведены наши оценки внедренной информационной системы по 5-балльной шкале:
Оценка соответствия программного обеспечения потребностям организации:5
Комментарий: в информационной системе реализованы все необходимые возможности.
Оценка удобства работы с программой: 4+
Комментарий: работать с программой легко и комфортно, ряд предложенных улучшений позволяют большинству сотрудников запускать документы по процессам без обучения, для специализированных сотрудников и ролей требуется обучение.
Оценка качества работы партнера «1С»: 5
Комментарий: работой партнера очень довольны.
Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.
Отзыв клиента
