Автоматизация процессов согласования документов казначейства и бюджетирования в «1С: Документооборот» редакция 3.0

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Ситуация до внедрения
AD RUSSIA — Российская группа дистрибьюторов автомобильных компонентов, запасных частей, моторных масел, технических жидкостей и смазочных материалов, входящая в состав крупнейшей европейской организации дистрибьюторов автозапчастей — AD International.
Все согласования документов в компании по казначейству и бюджетированию велось на бумаге. Документы требовали согласования и подписания у ответственных и руководителей различных уровней. Документы могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за больших сроков согласования. После согласования казначейских документов результат отражался вручную в системе «1С: Управление торговлей». Требовалось сделать процесс согласования гибким и более прозрачным и сократить сроки на согласование и утверждение документов.
Цели проекта:
Внедрение системы электронного документооборота «1С: Документооборот КОРП» для согласования документов казначейства и бюджетирования с настройкой интеграции с учетной системой «1С: Комплексная автоматизация» и возможностью масштабирования на другие компании группы в будущем;
Повысить уровень контроля исполнительской дисциплины;
Задачи проекта:
• Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности;
• Унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на «1С: Документооборот КОРП», автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• Обеспечение роста конкурентных преимуществ за счет повышения скорости и качества обслуживания контрагентов;
• Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности – доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
• Обеспечение протоколирования деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности ЦФО, выявление «горячих точек» в деятельности);
• Настройка интеграции «1С: Документооборот КОРП» с «1С: Комплексная автоматизация», синхронизация НСИ;
• Обеспечение гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей истории его деятельности;
• Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
• Создание условий, способствующих развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников.
Бизнес-единицы для подключения к «1С: Документооборот КОРП»:
ТОВАРИЩЕСТВО НА ВЕРЕ "АВТОДИСТРИБЬЮШИН РУСС" И КОМПАНИЯ" г. Москва.
Этапы проекта:
• Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Функциональные требования". ФТ согласовано Заказчиком.
• Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, пользователи и роли.
Функциональная архитектура:
КАЗНАЧЕЙСТВО и БЮДЖЕТИРОВАНИЕ
Автоматизация работы с документацией по казначейству и бюджетированию (заявки на расходование денежных средств, экземпляры бюджетов БДДС и БДР для ввода плановых значений) в электронном виде
Доработки 1С: Документооборот, реализованные в рамках проекта:
• Разработана интеграция между «1С: Документооборот» и «1С: Комплексная автоматизация» в части согласования документов казначейства и бюджетирования;
• Обогащение письма данными документа при использовании функционала выполнение задач по почте;
• Доработка отображения образа внутреннего документа «1С: Документооборот КОРП» в интегрированной системе «1С: Комплексная автоматизация».
Целями выполнения работ по внедрению интеграции являются:
• Создание единого информационного пространства в части НСИ информационных систем;
• Обеспечение возможности работы с документами, процессами и задачами из других информационных систем («1С: Комплексная автоматизация»);
• Обеспечение возможности автоматического обмена данными между информационными системами.
Для выполнения поставленных целей решены следующие задачи:
• Проведены интервью с владельцами системы, согласованы требования к автоматизации по видам документов;
• Для каждого документа, прописаны маршруты, по которым должны двигаться эти документы. Прописали кто должен согласовывать, утверждать, ознакомиться с каждым видом документов;
• Перенесена НСИ из «1С: Управление торговлей»;
• Выполнена настройка рассылки уведомлений пользователям;
• Выполнена настройка исполнения задач по почте, с обогащением информацией задачи данными документа;
• Реализован механизм учета срока исполнения задач;
• Реализован механизм разграничения прав доступа для осуществления поддержки пользователей в разрезе ЦФО;
• Проведена настройка системы в соответствии с требованиями;
• Проведено обучение пользователей.
Итоги проекта для бизнеса:
• Система электронного документооборота на базе решения «1С: Документооборот КОРП» позволила повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Руководство получило инструмент контроля за оперативной деятельностью компании;
• Сокращены сроки на согласование и утверждение документов, надежное хранение документов.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента