Автоматизация процессов внутреннего документооборота в ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ "ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА на базе продукта "1С:Документооборот государственного учреждения" редакция 3.0

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

1. Государственное Казенное Учреждение Архангельской Области
Сфера деятельности: государственное и муниципальное управление
Является действующей организацией, ведущей основную деятельность в сфере - консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления.
Осуществляет реализацию и сопровождение инвестиционных проектов от имени Архангельской области. Ведет инвестиционные проекты, направленные на развитие социальной и инженерной инфраструктуры на территории Архангельской области.
Также осуществляет контроль проведения работ на объектах с капитальным строительством и объектах реставрации. Производит мониторинг состояние государственной собственности.

В учреждение длинный цикл работы с документами, проходящий длинный цепочки согласований и требующий учета.

2. ГКУ АО ГУКС для учета входящей и исходящей корреспонденции использовал программу “Регистрация документов организации 3.3”. Процесс передачи, согласования и обработки документов занимал продолжительное время. Служебная переписка велась в электронной почте.

3. Для осуществления контроля деятельности и оптимизации процессов структурных подразделений, а также ускорения поиска и оформления входящих и исходящих документов, автоматизации процессов согласования, ознакомления решили внедрить современную систему электронного документооборота. «1С:Документооборот государственного учреждения 3.0», что позволило создать единую систему управления входящими и исходящими документами Учреждения.

4. В ходе выполнения работ по внедрению 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 были рассмотрены бизнес-процессы компании, проведен анализ требований к автоматизированной системе, выявлены бизнес-процессы для согласования разных видов документов. После чего совместно с представителями Заказчика была проведена оптимизация данных процессов с учетом того, что они будут автоматизированы на базе 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0. Все описанные процессы были реализованы в системе, выполнен перенос отдельных справочников из других программных продуктов. Подготовлена документация по работе с системой. Проведено обучение пользователей на рабочих местах. Разработаны аналитические отчеты для контроля исполнения процессов.

5. Заказчик получил решение на базе 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 со всеми необходимыми видами документов, настроенными бизнес-процессами для согласования, подписания, ознакомления с документами и бизнес-процессы на постановку и контроль задач по подготовке входящих и исходящих документов.

6. Система передана в промышленную эксплуатацию. Выполняется сопровождение системы в рамках договора ИТС. Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой.

7. Параметры работы
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: некоммерческая.
Количество сотрудников - примерно 60 сотрудников всего.
Число автоматизированных рабочих мест - 50 автоматизированных мест

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)