Внедрение ПП "1С:Розница 8" для автоматизации магазина строительных материалов и хозяйственных товаров

В сказочном месте на берегу реки Волга, окруженный лесами расположился наукоград Дубна. Наш магазин «Стройер» (ИП Болтинская Елена Валерьевна) находится на окраине города, огромные сосны и ели заглядывают к нам в окна и на нашу площадку строительных материалов. Я, Полевик Ирина Андреевна, работаю главным бухгалтером с самого основания нашего магазина (мы открылись в январе 2005 года). С тех пор жители нашего города и гости (особенно в летнее время) регулярно посещают наш магазин. Не забывают о нас и предприятия города. Мы поддерживаем большой ассортимент строительных материалов и хозяйственных товаров.

Самой первой и единственной программой, которую мы использовали все это время бала программа "1С:Предприятие 7.7 Торговля и склад (сетевая версия)", "Конфигурация Штрих-М: Торговое предприятие" и "Штрих-М:Кассир". Надо отдать должное этим программам – мы эти годы отработали на них отлично, постепенно адаптировав под свои нужны, внеся немалую долю доработок. К сожалению (конечно же к счастью) технологии не стоят на месте, открывая нам новые возможности. Наши клиенты стали часто использовать мобильные телефоны, различные сервисы для оплаты за товары, в том числе систему быстрых платежей. Именно это стало переломным моментом, который заставил нас принять решение о переходе на новую программу. Адаптировать новые технологии на программу, которая много лет не поддерживается, стало невозможным. Всему приходит конец, и мы решили, что от хорошего пора переходить к лучшему, и выбрали для работы магазина "1С:Розница, редакция 2.3".

У нас четыре рабочих места кассира, находящиеся в разных зданиях, и рабочее место по реализации товаров по безналичному расчету с предприятиями. Раньше на базе платформы "1С:Предприятие 7.7" все наши рабочие места кассиров были автономны. Делалось это специально на случай отключения электричества. Было удобно в ситуации, когда вся территория магазина обесточена, возможность обслужить клиента и выполнить продажу оставалась. Но, увы, на короткое время. Чтобы все кассы содержали актуальную информацию об остатках товаров дополнительно работала специальная программа - синхронизатор. Бесспорно, отличный механизм, но до тех пор пока не произойдет какой-либо сбой. Не важно в железе сбой, в ПО сервера, скачок напряжение или еще что-то...Если синхронизатор выходил из строя, без специалиста его не оживить. Мы долгое время сотрудничаем с ИП Шинкаренко И.А., до сих пор в этой организации присутствуют сотрудники, которые выручали нас в подобных ситуациях. Взвесив все за и против автономности, мы пришли к выводу, что будем работать в единой базе, а на случай отключения электричества приобрели мощный генератор, который должен будет обеспечить электричеством все жизненно важные узлы системы.

Единой базой мы решили целый ряд проблем, связанных с синхронизацией данных. В том числе ситуацию, когда клиент использовав накопленные бонусы на одной кассе тут же бежал на вторую и еще раз их списывал, т.к. система не успевала синхронизировать информацию по бонусам.

В своей работе мы применяем бонусные карты. Клиенты очень активно используют бонусные баллы в расчетах и поэтому одной из ключевых задач было корректно перенести все накопления клиентов в новую программу. Для нас это был вопрос жизни и смерти, как минимум имиджа. Если бы что-то нехорошее случилось с накоплениями клиентов, то вероятно мы могли бы потерять значимую часть клиентской базы.  Хорошо, что "1С:Розница" позволяет работать с бонусами не хуже, чем в старой программе. С переносом бонусной системы из старой 7-ки в новую Розницу не возникло никаких проблем. Сотрудники организации, которые выполняли нам комплексный переход с "1С:Предприятие 7.7" на "1С:Предприятие 8", смогли перенести полностью информацию по всем бонусным картам - характеристики карты (вид, номер, штрихкод), контактную информацию, сумму накоплений в бонусах, количество и суммы продаж по карте. Приятным сюрпризом для нас оказалась функция возврата бонусов. В старой программе бонусы не возвращались в случае возврата товара, который был частично или полностью оплачен бонусами. Вообще очень приятно удивил огромный набор механизмов для настройки программ лояльности в новой программе. Нас давно покупатели просили сделать подарочные сертификаты, так как у нас большой выбор электроинструментов. Теперь пожелания клиентов будут осуществлены – программа это позволяет.

Отдельно хочу сказать про работу с торговым оборудованием.

- Эквайринговые терминалы

Конечно мы очень переживали, принимая решение о переходе на новую программу. Несмотря на то, что мы заблаговременно начали тестировать новую систему и уделили этому вопросу весь последний квартал года, нас особенно настораживало то, как произойдет взаимодействие новой системы с нашим оборудованием. В первую очередь нас сильно волновал вопрос подключения терминалов эквайринга к программе. Большая часть оплат за товары в нашем магазине проходит банковскими картами клиента. Если терминал не работает - это большая проблема, клиенты уходят. С ужасом вспоминаю как мы подключали эквайринги к старой программе. Основная проблема состояла в том, чтобы найти специалиста банка, который смог бы подключить терминалы к нашей сильно устаревшей, снятой с поддержки, доработанной программе. Вспоминаю, как сама сидела у компьютера и выполняла указания специалиста по телефону. Из-за сложности настроек, мы напрямую подключили лишь два терминала к старой программе 1С. Два других работали автономно. Очень не хотела пройти этот ужас заново и я была приятно удивлена как сотрудники фирмы 1С:Франчайзи легко и быстро без привлечения специалистов со стороны банка, используя исключительно возможности программы "1С:Розница", выполнили подключение наших эквайринговых терминалов. Просто гора с плеч.

- Контрольно-кассовые терминалы

Контрольно кассовые терминалы к новой программе также подключились легко, приятным моментом стало то, что настройка форма чека, который выдается клиенту, выполняется через готовые шаблоны в программе "1С:Розница". Достаточно обладать навыками работы с Excel и провести немного экспериментов с шаблоном, чтобы самостоятельно настроить вид чека. Нам не хватало кода товаров и информации по бонусам. Сотрудник нашего магазина самостоятельно выполнил настройку макета. Раньше в старой программе для изменения состава чека нам приходилось обращаться к программистам 1С. Также удобно, что в "1С:Розница" есть возможность отправлять чеки на почту клиенту или через смс. Обязательно будем эту возможность использовать. На старой программе это было сделать невозможно.

- Весы

В работе мы используем весы с функцией печати этикеток. Подключить весы к программе "1С:Розница" удалось так же просто, используя стандартные драйвера, входящие в состав программы. Здесь тоже есть приятные изменения - загрузка товаров в весы стала происходить за 5 секунд. Раньше эта процедура занимала 10-ки минут. Не знаю с чем было это связанно, не разбирались, т.к. нечасто обновляли весы ассортиментом - работало и ладно.

Правильный выбор

На момент написания этой статьи мы работаем всего 15 полных дней, нам еще предстоит столкнуться с непредвиденными сложностями, пережить высокий летний сезон, но все те дни, которые мы проработали на новой программе, я испытываю удовольствие и какое-то внутреннее спокойствие, а главное уверенность в том, что мы сделали правильный выбор и сможем решить все вопросы в будущем. Основанием для всего этого послужило пока еще не до конца осознанная огромная функциональность, я бы даже сказала мощь программы "1С:Розница" в совокупности с простотой ее использования. И, конечно, мы не ошиблись в компании, которая помогала нам выполнить переход на новую программу. 30 декабря мы передали ребятам старую базу, а 4 января мы уже открыли магазин и в полном функционале обслуживали клиентов в программе "1С:Розница". Потребовался всего один день - 3 января, чтобы выполнить все подготовительные работы.

Отмечу, что все задачи, которые стояли перед нами, мы смогли решить без доработок. Для нас это очень важно, потому что старую программу мы изменили настолько сильно, что было очень сложно ее поддерживать и обновлять. Сейчас мы можем самостоятельно выполнять обновления тогда, когда посчитаем нужным. Все отчеты, которые нам были необходимы, мы настроили, используя стандартные возможности системы. Да, нам сначала помогли сотрудники фирмы 1С:Франчайзи, но сейчас мы уже можем делать это самостоятельно. За это недолгое время мы успели пообщаться с сотрудниками технической поддержки 1С по направлению "1С:Розница". Хочется отдельно сказать им спасибо - достаточно оперативно решают вопросы с пожеланиями. Мы обращались к ним по вопросам улучшения функций бонусных программ.

Для работы бухгалтерии и менеджеров по закупке товаров приобрели программу "1С:Управление торговлей". В первые дни нам было важно запустить продажи, поэтому основное внимание уделяли "1С:Рознице", нам еще предстоит освоить возможности программы "1С:Управление торговлей" (1С:УТ). На данный момент мы связали две программы в один программный комплекс благодаря механизмам синхронизации и уже получаем в 1С:УТ результаты продаж. Мы четко разделили задачи магазина между программами. Если в "1С:Рознице" главное быстро и удобно выполнить продажу клиенту благодаря богатым возможностям рабочего места кассира (РМК), то 1С:УТ используем для управления остатками, решая задачи обеспечения (например, формируем заказы поставщикам по нескольким алгоритмам, включая минимальные остатки), управляем ценами (особенно интересны ситуации, когда цены поставщика меняются по сравнению с предыдущими поставками - важно отловить такие ситуации, чтобы правильно рассчитать розничную цену), назначаем скидки и бонусные программы, анализируем продажи. Что очень важно для нас, благодаря партионному учету в 1С:УТ и возможности вести учет партий по методу ФИФО мы уже рассчитываем себестоимость товаров и анализируем прибыль магазина.

Полезные сервисы

Приятно, что на протяжении 3-х месяцев с момента покупки программы у нас действует бесплатная подписка на информационно-технологическое сопровождение, в рамках которого мы можем пользоваться дополнительными сервисами. В 1С:УТ мы уже успели оценить сервис 1С:Контрагент, быстро создавая новых контрагентов, а в ближайшем будущем планируем перевести обмен документами с контрагентами на электронный вид.

По всем вопросам нам оказывают большую помощь сотрудники компании ИП Шинкаренко И.А. и лично Илья Анатольевич. Выражаю им огромную благодарность за проделанную работу (особенно в праздничные дни нового года) и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

"Лучшее - враг хорошего", 100 раз подумаешь, а стоит ли...

Но мы рискнули, и не просто оправдали ожидания от программы, но и сформировали хороший задел на будущее, благодаря возможностям "1С:Розницы" и "1С:Управление торговлей", отвечающим всем реалиям современности

• Самое главное - мы расширили для клиента возможности оплат за товары благодаря наличию в "1С:Рознице" всех необходимых видов оплат, в числе которых СБП, QR-коды и сертификаты. Решение этой задачи положительно скажется на прибыли и имидже организации.
• Мы сохранили традиционную систему бонусной программы со всеми именными картами и накоплениями клиентов, чем избежали массового недовольства из-за возможного обнуления бонусов или потери именных карт.
• Благодаря универсальным настройкам отчетов мы самостоятельно смогли настроить все необходимые управленческие отчеты, в первую очередь отчеты по себестоимости и прибыли.
• Перестали бояться за работу с торговым оборудованием - настройка интуитивно понятна, появилась возможность настраивать ТО без привлечение профильных специалистов. Увеличилась скорость работы с ТО.
• Появилась возможность работать с клиентами через электронные документы - для розничных покупателей это электронный чек, для корпоративных клиентов - электронные версии печатных форм Счет, ТОРГ-12, УПД.
• Благодаря возможностям обмена данными между 1С:УТ и "1С:Розница" и правильным настройкам синхронизации между этими программами, мы получили единый программный комплекс для нашего бизнеса, где обмен информацией происходит настолько оперативно, что создается ощущение, что программ не две, а одна. Никаких дополнительных  ручных операций по обмену делать не надо - это очень удобно. В общей сложности экономия времени в день составила до 30 минут.
• Одновременно с переходом на новую программу мы обновили компьютеры рабочих мест кассиров и сервер, выбрали клиент-серверный вариант работы программ, в результате получаем удовольствие от скорости работы с "1С:Розница" и 1С:УТ.