Автоматизация документооборота на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП. Электронная поставка" редакции 3.0 в Казенном предприятии города Москвы "ВДНХ"

Генеральному директору
АО «Корп Софт» - Рензяеву К.В.

отзыв
по автоматизации Казенного предприятия «ВДНХ»
на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»

Выставка достижений народного хозяйства — крупнейший экспозиционный, музейный и рекреационный комплекс в мире. С момента открытия 1 августа 1939 года название менялось несколько раз — ВСХВ, ВДНХ СССР, ВВЦ. Сегодня ВДНХ — уникальное пространство музейно-выставочных проектов, международных деловых выставок и конгрессов, фестивалей и праздников.
Перед ВДНХ стоит задача цифровой трансформации системы управления выставкой. Одной из инициатив стала автоматизация электронного документооборота на базе современной платформы.
В результате конкурса на создание автоматизированной системы электронного документооборота на базе платформы «1С:Предприятие» для ВДНХ исполнителем была выбрана CorpSoft24.
Историческая система документооборота ВДНХ к моменту старта проекта устарела: ее функциональные возможности были ограниченными и разрозненными. Кроме того, у старой системы был ряд других существенных недостатков: закрытый код, невозможность обновления, плохая поддержка. Историческая система не соответствовала задачам ускорения движения и упорядочивания обмена документами между подразделениями.
Работы по контракту были выполнены в период с февраля 2022 года по май 2023 года, после чего система была передана в промышленную эксплуатацию.
В процессе внедрения были выполнены следующие работы:
• Выполнены настройки договорных, закрывающих документов, входящей и исходящей корреспонденции;
• Унифицированы и автоматизированы процессы обработки всех видов документов;
• Реализован функционал поддержки закупок;
• Осуществлены различные доработки документов и печатных форм;
• Осуществлена миграция всех договорных документов из исторической системы документооборота;
• Выполнена доработка функционала для поддержки модулей «Централизованное Казначейство» и «Бюджетирование» в ПП «1С:Управление холдингом 8»;
• Реализован функционал по контролю исполнения резолюций и поручений;
• Настроена бесшовная интеграция с ПП «1С:Управление холдингом 8», а также реализовали специфическую интеграцию с ПП «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП»;
• Выполнена поддержка в опытно-промышленной эксплуатации.
Специалистам компании CorpSoft24 удалось решить важные для компании задачи, такие как:
• Сокращение сроков и увеличение прозрачности процессов согласования документов;
• Повышение эффективности работы структурных подразделений ВДНХ за счет контроля исполнительской дисциплины;
• Сокращение трудозатрат сотрудников и ошибок, за счет автоматического определения списка согласующих и подписантов по матрице согласования договорных документов;
• Сокращение времени на создание типовых документов, за счет настройки автозаполнения шаблонов;
• Контроль исполнения договорных обязательств (контроль наличия всех закрывающих документов по договору);
• Сокращение времени и количества пользовательских ошибок за счет исключения дублирования информации в смежных системах (в части договоров, поступлений товаров и услуг и множеством интегрируемых справочников);
• Получение разрешенной информации из учетной системы по блоку «Аренда» для определенных пользователей СЭД (отчеты, договоры, закрывающие документы, объекты недвижимости и т.п.);
• Автоматизация деятельности правового департамента в части претензионной работы, банковских гарантий, исковой деятельности, расчета неустоек и т.п.;
• Обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации, уменьшение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов.
По итогам проекта данные о деятельности всех подразделений ВДНХ консолидируются в одной системе. Всего в рамках новой СЭД разработано 55 видов документов, 159 шаблонов документов для 40 подразделений, созданы 82 правила бесшовной интеграции. Внедрение проходило в комплексе с внедрением «1С:Управление холдингом 8».
СЭД является частью обновленной ИТ-инфраструктуры ВДНХ, которая позволит управлять предприятием более эффективно с опорой на актуальные данные.
Всего в обновленной системе электронного документооборота работают более 900 пользователей ВДНХ.
Оценивая по 5-балльной шкале, ставим следующие оценки:
Соответствие программы потребностям организации — 5.
Удобство работы с типовой системой — 5.
Качество работы специалистов АО «Корп Софт» — 5.
Мы рекомендуем использование решения на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" для автоматизации, а компанию «Корп Софт» в качестве партнера по внедрению программных продуктов 1С. За время нашего сотрудничества компания «Корп Софт» проявила себя как надежный и ответственный партнер в области автоматизации бизнеса на базе решений «1С:Предприятие 8.3». Выражаем благодарность специалистам АО «Корп Софт» за профессиональный подход и своевременность в решении сложных задач.