Автоматизация документооборота на базе 1С:Документооборот ДГУ Корп в ФГБУ ФНЦ ВНИИФК

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Цели внедрения "1С:Документооборот".
Основная задача проекта – повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях.

Основные цели внедрения СЭД: обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта.
"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем.

Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана Модульная технология внедрения, предполагающая внедрение типовой системы с последующей адаптацией.
Всего в ходе работ были внедрены модули: Автоматизация Входящих документов, автоматизация Исходящих документов, автоматизация договоров

Описание внедрения.
1) Произведена начальная настройка системы: загружены данные о пользователях, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты и другие справочники;
2) Настроены виды документов:
- входящих: Входящие письма
- исходящих: Исходящие письма
- внутренних: договоры
3) Настроены шаблоны видов документов;
4) Используются процессы, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение, регистрация, подписание и исполнение внутренних документов;
5) Разграничены права доступа;
6) Настроены отчеты;
7) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
8) Проведено обучение пользователей.
Результаты.
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей