Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в ГАУ ТО "МФЦ"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

ГАУ ТО "МФЦ" (далее - Учреждение) является уполномоченным многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг Тюменской области. Услуги Учреждения доступны жителям всех районов области, численность сотрудников Учреждения превышает 1 000 человек. Географическая распределенность филиалов Учреждения и большое количество ежедневно обрабатываемых документов, связанных с деловой перепиской, кадровым документооборотом, бухгалтерским учетом, административно-хозяйственной деятельностью, требует использования полнофункционального и эффективного инструмента для организации электронного документооборота и качественной адаптации этого инструмента под потребности Учреждения.
До 2023 года все процессы электронного документооборота осуществлялись в системе электронного документооборота, работающей на базе операционной системы Windows. В связи с необходимостью перехода на отечественные операционные системы был проведен анализ отечественных систем электронного документооборота в котором учитывали стоимость, функциональные возможности, гибкость настройки, наличие возможности по выбору подрядчиков и обучению собственных специалистов. В результате был выбран программный продукт "1С: Документооборот государственного учреждения" (Далее - Система).
В настоящее время активно ведется работа по переводу в Систему всех процессов документооборота. Полностью переведены в Систему следующие процессы:
- Работы с закупками, договорами и актами выполненных работ;
- Создание и обработка кадровых документов;
- Создание и обработка табелей учета рабочего времени;
- Работа с документами о премировании;
- Создание и обработка заявок в административных - хозяйственный отдел.
Система принята в промышленную эксплуатацию, активно используется и положительно воспринимается сотрудникам Учреждения.

Параметры проекта
Вариант работы системы: клиент-серверный.
Тип организации: бюджетная.
Количество сотрудников 1270.
Число автоматизированных рабочих мест 100
Количество документов, обрабатываемых в год 4 000.
Наличие территориально-распределенной СЭД -нет
Обучение. Проводилось ли обучение сотрудников? на рабочих местах для сотрудников, удаленно для системных администраторов
Осуществляется ли сопровождение - да

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика