Агрегатор задач согласования и подписания в мобильном приложении СЭД на платформе «1С» в медиахолдинге Rambler&Co

Rambler&Co занимает первое место среди медиахолдингов России по объему аудитории цифровых ресурсов — свыше 45,2 млн человек ежемесячно (по данным Mediascope, Cross Web, 2023). В него входят «Лента.ру», «Газета.Ru», «Чемпионат», портал «Рамблер», «Секрет фирмы» и ряд других медиаактивов. Благодаря различной тематической принадлежности площадок холдинг покрывает почти весь спектр интересов и потребностей различных аудиторий.

40% пользователей Рунета читают медиа Rambler&Co. Огромная экспертиза на медиарынке позволяет Rambler&Co выступать в качестве трендсеттера и определять перспективы развития отрасли, а также состоять в ключевых ассоциациях, участвовать в общественно-политических инициативах и крупнейших мероприятиях в качестве одного из основных игроков рынка.

Цели проекта:

• Объединить процессы согласования и подписания документов из разных систем в одном мобильном приложении. Реализовать простой и понятный интерфейс.
• Сократить общий срок согласования и подписания документов.
• Обеспечить работу без использования промежуточных серверов для передачи информации, надежно зашифровать данные.

Ситуация до внедрения

Бизнес-процессы компании достаточно обширны и разнообразны, бо́льшая их часть реализована с помощью разноплановых информационных систем, каждая из которых выполняет свою функцию. Многие процессы требовали согласование задач и подписания документов, что создавало ряд проблем:

• Долгое согласование документов.

• Необходимость использовать несколько информационных систем, для согласования одного документа.
• Невозможность согласования документов в любое время.
• Периодические зависания документов на согласовании по причине отсутствия интуитивно понятных и удобных уведомлений.
• Неудобство интерфейса некоторых информационных систем.
• Невозможность персональной настройки функционала.

Уникальность и инновационность проекта

Мобильное приложение СЭД (Система Электронного Документооборота) представляет собой интегрированное решение для внутренних информационных систем, которое позволяет собирать и отображать все задачи, связанные с работой сотрудника, в одном окне. Мобильное приложение СЭД помогает повысить производительность и эффективность работы, упрощает процессы управления задачами и снижает риски пропуска сроков или невыполнения задач в разных системах.

При работе с приложением СЭД уровень безопасности повышается благодаря отсутствию промежуточных серверов. Мобильная база данных, разработанная на платформе 1С, позволяет обеспечить легкое подключение к любой системе, пока это 1С и корпоративный портал, что в свою очередь дает большие возможности по развитию приложения.

Внедренные программные продукты

Мобильное приложение создано на базе мобильной платформы 1С и интегрировано с «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», БИТ.ФИНАНС 3.1 и «1С Документооборот».

Архитектура решения

В целях обеспечения безопасности, согласно внутренним требованиям, приложение работает без использования промежуточных серверов для передачи информации. СЭД также включает специально разработанное положение об использовании простой электронной подписи (ПЭП), которое утверждено в компании. Архитектурный подход и разработанное приложение имеют много преимуществ.

Преимущества архитектуры:

• прямое и безопасное подключение приложения СЭД к серверу компании без промежуточных серверов;
• приложение СЭД имеет простой интерфейс и легкую установку, что делает его удобным для использования сотрудниками;
• интеграция с различными системами становится проще благодаря встроенному API внутри архитектуры компании. Это позволяет легко передавать задачи для согласования из разных систем в «Мобильный СЭД» и дальше обрабатывать их в едином мобильном окне;
• возможность совмещения процесса согласования и подписания в одном окне упрощает и ускоряет рабочий процесс сотрудников. Они могут одновременно просматривать и согласовывать документы, а также подписывать их без необходимости переключаться между разными системами;
• обеспечивает масштабирование и интеграцию с любыми системами.

Аутентификация:

• первичная аутентификация подтверждается проверочным кодом, направленным на почту или по смс на телефон сотрудника компании;
• при каждом последующем входе доступ к приложению может осуществляться с использованием функции Face ID/ Touch ID или с применением кода-пароля;
• реализованы принудительные разлогирование пользователя с сервера и очистка базы данных при утере устройства;
• при аутентификация используются Access Token (можно установить «время жизни» на 5 мин.) и Refresh Token (можно установить «время жизни» на 30 дней или обновление вместе с Access Token). При обновлении Refresh Token старый становится невалидным. Если Refresh Token просрочен, и он не обновился, то приложение очищается, и далее нужно заново авторизоваться. Token-ы в приложении зашифрованы.

Механизмы защиты от перебора паролей:

• реализована защита от взлома приложения путем блокирования попыток, а также через применение механизмов обратной связи с разработчиками для оперативного реагирования на угрозы. Через устройство нельзя запросить или ввести более 5 кодов авторизации.

Шифрование данных:

• реализовано шифрование данных алгоритмом RSA и перестановочное шифрование. Токены и пароли хранятся в приложении в зашифрованном виде;
• используется шифрование по протоколу HTTPS при сетевом взаимодействии.

Защита сервера:

• используется клиентский сертификат PFX при соединении с сервером. Сертификат в приложении хранится в зашифрованном виде, и его нельзя выгрузить из приложения отдельным объектом. Сервер будет отклонять все соединения, не подписанные клиентским сертификатом PFX, таким образом, будет настроена защита от DDOS-атак;
• настройки сервера при первичной установке не хранятся в приложении, а добавляются путем сканирования зашифрованного QR-кода.

Логирование и мониторинг:

• разработаны механизмы контроля за целостностью данных. Любые изменения в пользовательской информации фиксируются и могут быть проверены в случае необходимости.

Обновление:

• в приложении реализовано принудительное обновление. При выявлении уязвимости и её устранении в новом релизе пользователи не смогут использовать старую версию без обновления приложения до критичной версии.

Защита от случайных нажатий:

• реализовано подтверждение согласования/ подписания документов от случайных нажатий (настройка включается в профиле).

Местоположение:

• при получении токенов фиксируется местоположение устройства.

Обработка ошибок:

• приложение проходит регулярную проверку на уязвимости, и при их наличии немедленно вводятся меры по их предотвращению или устранению.

Информация особой важности в задачах доступна только при активации корпоративного VPN соединения на телефоне. Для каждой задачи настройку можно регулировать индивидуально.

Мобильный СЭД уже используют: Rambler&Co, СберСеллер, «Газета.Ru», портал «Рамблер», «Лента.ру», «Афиша», «Секрет Фирмы», «Чемпионат», «Мослента», Ferra.ru, Motor, Quto.ru, Livejournal.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Технологический стек: html, css, javascript, VueJS. Обмены выполнены посредством REST AP.

Результаты проекта

Любому сотруднику компании, в том числе и руководителям не нужно выбирать систему для согласования и выполнения задач, все – в одном интерфейсе мобильного устройства.

Мобильное приложение позволяет согласовывать задачи из «1С:Документооборота» (договоры, регламенты, приказы, заявки HR и т.п.) и «1С БИТ.Финанс» (заявки на оплату и затраты, финансовые условия по договорам – ДУД, реестр платежей, заявка на командировку и т.п.). Присутствует функция напоминания о задачах с рush-уведомлениями. С приложением интегрирован корпоративный портал, и можно также согласовывать задачи (парковка, вынос техники, заявка на обучение и пр.). Реализована функция переноса отпуска и подписание приказа на отпуск с выгрузкой данных в систему «1С:Зарплата и управление персоналом».

Разработано расширение для интеграции с «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», БИТ.ФИНАНС 3.1 и 1С Документооборот. В планах через приложение настроить подписание документов с помощью УНЭП и УКЭП.

Мобильное приложение СЭД делает процесс согласования задач максимально простым и удобным. Всё это повышает эффективность их выполнения и в целом положительно сказывается на командной работе всех сотрудников в компании.

Всего было автоматизировано 1000 рабочих мест.

Выражаем признательность специалистам компании «Рациональ-Софт» за оказанную помощь и проявленный профессионализм.