Автоматизация бизнес-процессов с помощью "1С:Документооборот государственного учреждения 8." в ОмГУПС (ОМИИТ)

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Охрана труда
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени
• Экологическая безопасность

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Проведена интеграция 1С:Документооборот с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 (клиентом самостоятельно)
Настроена интеграция 1С:Документооборот и 1С:Битрикс (портал ВУЗа)

До внедрения "1С:Документооборот государственного учреждения 8 " в ОмГУПС электронный документооборот производился  с помощью программного продукта "1С:Документооборот 8 ПРОФ", который походит для малых и средних коммерческих организаций,с несложной организационной структурой. Но в дальнейшем, функциоанала этой программы стало недостаточно, в связи с усложнением структуры.   Руководством  учреждения  было принято решение перейти на использование программного продукта  "1С:Документооборот государственного учреждения 8 ".  При этом требовалось реализовать в "1С:Документооборот государственного учреждения 8 " все специфические настройки, произведённые ранее в "Битрикс24", а затем в "1С:Документооборот 8.ПРОФ".  В качестве партнера была выбрана компания ООО "Автоматизация", предложившая лучшие условия в конкурентной процедуре и имеющая необходимые компетенции и опыт.

Задачи, которые стояли перед ВУЗОМ:

1. создание единого архива данных, при этом необходимо было упростить создание,поиск ранее созданных документов, их хранение, и исключение утери, то есть оптимизировать документообоброт по учреждению в целом. 

Внедрение осуществлялось по согласованному сторонами Техническому заданию:

1. Выполнен  сбор требований по созданию и поиску документов в "1С:Документооборот государственного учреждения";

2. Загрузка пользователей в "1С:Документооборот государственного учреждения" и настройка разграничения прав доступа;

3. Настройка отчёта для осуществления поиска по папкам файлов

4. Выполнен перенос НСИ и специфических настроек из "Битрикс24" и "1С:Университет ПРОФ", 

5. Проведено обучение сотрудников заказчика на рабочих местах

6.  Настроена интеграция бизнес-процессов с "1С:Университет  ПРОФ".

7. Автоматизированы бизнес-процессы закупки канцелярии, делопроизводства (кадровые документы, приказы, протоколы, служебные записки, распоряжения, доверенности, внесение изменений во внутренние нормативные документы), заявок на согласование расходования денежных средств, приказов по охране труда и окружающей среды).

8. Автоматизировано управление жизненным циклом кадровых документов, упростилась процедура согласования и подписания приказов и прочих документов, в т.ч. при помощи электронной почты (рассылка уведомлений и процесс выполнение задач).

Проведена интеграция 1С:Документооборот с 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 (клиентом самостоятельно)
Настроена интеграция 1С:Документооборот и 1С:Битрикс (портал ВУЗа)

В результате внедрения "1С:Документооборот государственного учреждения 8 " значительно упростилось администрирование и обновление конфигурации и базы данных, расширился функционал, снизились затраты на сопровождение системы, организован контроль сроков обработки документов, обеспечено структурированное хранение внутренних документов, настроены процедуры согласования документов, ускорилось выполнение бизнес-процессов документооборота. 
Автоматизировано 200 рабочих мест.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика