Построение системы электронного документооборота в ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова Минздрава РФ на базе решения «1С:Документооборот государственного учреждения 8»

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Доработка форматов ЭД
• Интеграция (встраивание) БЭД
• Маршрутизация ЭД
• Планирование закупок
• Работа с обращениями граждан
• Реализация ролевой модели
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Информация о компании и исходная ситуация
ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова – ведущий научно-образовательный медицинский центр, обеспечивающий подготовку врачей, фармацевтов, клинических психологов, социальных работников, а также уникальных медицинских научных кадров (специальности – медицинская биохимия, медицинская кибернетика, медицинская биофизика). По программам высшего профессионального образования в Университете ежегодно обучается более 12 000 человек и более 10 000 человек – по программам дополнительного профессионального образования.
ФГАОУ ВО РНИМУ имени Н.И. Пирогова – единственный медицинский вуз России, имеющий действующие международные программы двойного диплома (Россия + страна Европейского союза), а также единственный медицинский вуз России, которому присвоена категория «Национальный исследовательский университет».
ФГАОУ ВО РНИМУ имени Н.И. Пирогова – единственный медицинский вуз России, имеющий действующие международные программы двойного диплома (Россия + страна Европейского союза), а также единственный медицинский вуз России, которому присвоена категория «Национальный исследовательский университет».
Ввиду специфики деятельности, а также большого количество сотрудников ФГАОУ ВО РНИМУ имени Н.И. Пирогова, в рамках работ по цифровой трансформации РНИМУ была определена потребность в построении единой автоматизированной системы документооборота. Перед совместной командой заказчика и подрядчика были поставлены следующие цели:
• Повышение качества и оперативности работы с документами за счет унификации и автоматизации процессов документационного обеспечения управления
• Повышение качества документов за счет использования единых шаблонов документов и процедур подготовки и согласования
• Внедрение единой Системы автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами
• Создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда при работе с содержательной частью документов за счет снижения трудозатрат на рутинные операции по учету и контролю исполнения
• Исключение потерь документов
• Сокращение времени поиска документов и состояния их исполнения
• Обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения
• Предоставление инструментов для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи
• Обеспечение своевременного информирования сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах
• Обеспечение возможности оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа
• Обеспечение централизованного хранения документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.)
• Создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной (безбумажной) технологии работы с документами.
Выбор продукта
Для достижения поставленных целей было принято решение о создании единой базы учета, согласования, хранения документов, для чего выбрано решение "1С:Документооборот государственного учреждения 8" (далее - 1С:ДГУ). Данное решение хорошо встраивалось в ИТ-контур РНИМУ, включающий другие решения на базе 1С, с которыми также была запланирована настройка интеграции.
Решение
Для удовлетворения потребностей заказчика в рамках проекта по адаптации и расширению функциональных возможностей решения "1С:ДГУ" специалистами подрядчика ООО "АйТи-Линк" были проведены следующие работы:
1. Собраны и описаны бизнес-процессы заказчика, вошедшие в объем проекта, а также произведен реинжениринг части данных бизнесов-процессов;
2. Были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
1) Учет и обработка входящей корреспонденции (включая обращения граждан);
2) Учет и обработка исходящей корреспонденции;
3) Учет и обработка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения);
4) Организация закупочной деятельности;
5) Учет командировочной документации;
6) Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды;
7) Учет и обработка служебных записок;
8) Разработка кадровой документации;
9) Электронная приемка документов.
3. Спроектированы и настроены права доступа в соответствии с матрицей прав доступа;
4. Подготовлены текстовые и видео- инструкции по всем внедренным блокам, а также были проведены поэтапные инструктажи персонала работе с 1С:ДГУ, как очные, так и онлайн, а также была выделена линия консультаций пользователей, что позволило оказать всестороннюю помощь пользователям системы в освоении нового для них инструмента для выполнения их ежедневных задач;
5. В рамках реализации блока Служебных записок была разработана интеграция со СКУД через отправку JSON-запроса по API для формирования пропусков для доступа на территорию;
6. Настроена и доработана интеграция со смежными системами:
1) 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения
Реализована синхронизация нормативно-справочной информации в части справочников «Сотрудники», «Физические лица», «Должности», «Подразделения» с использованием веб-сервисов, а в последствии – через планы обмена в формате XML. Также разработана интеграция в рамках «Решения о командировании» посредством бесшовной интеграции.
2) 1С:Бухгалтерия государственного учреждения
Разработана интеграция в рамках «Решения о командировании» посредством веб-сервиса. Также настроена бесшовная интеграция для передачи «Отчета о расходах» подотчетных лиц из 1С:БГУ
3) 1С:Государственные и муниципальные закупки
При помощи типовой библиотеки бесшовной интеграции реализована интеграция следующих документов:
• Заявка на закупку – Заявка на резервирование денежных средств;
• Банковская гарантия – Движение банковских гарантий;
• Договор – Договоры;
• Конкурсная документация – Аукцион.
Результаты и состояние проекта
Адаптация решения 1С:ДГУ под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ позволила пользователям иметь возможность оперативно отслеживать перемещение и статус исполнения документов, и, как следствие, принимать оперативные меры при необходимости, в том числе благодаря автоматическим уведомлениям по индивидуальным настройкам пользователей. Наличие истории документа теперь позволяет проводить необходимый анализ и корректирующие мероприятия, а также избегать конфликтных и спорных ситуаций среди сотрудников. Внедренная схема замещения отсутствующих сотрудников позволяет избежать путаницы и ошибок при выборе согласующих, отдел кадров теперь заносит в 1С:ДГУ информацию по отсутствиям, что снижает количество прямых обращений по данным вопросам от сотрудников в отдел кадров. Благодаря настроенным интеграциям со смежными учетными системами удалось добиться минимального изменения привычного рабочего процесса пользователей.
Система передана в промышленную эксплуатацию, запланирована автоматизация в обособленных подразделениях РНИМУ.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова – ведущий научно-образовательный медицинский центр, обеспечивающий подготовку врачей, фармацевтов, клинических психологов, социальных работников, а также уникальных медицинских научных кадров (специальности – медицинская биохимия, медицинская кибернетика, медицинская биофизика). По программам высшего профессионального образования в Университете ежегодно обучается более 12 000 человек и более 10 000 человек – по программам дополнительного профессионального образования.

ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова – единственный медицинский вуз России, имеющий действующие международные программы двойного диплома (Россия + страна Европейского союза), а также единственный медицинский вуз России, которому присвоена категория «Национальный исследовательский университет».

Миссия Университета заключается в непрерывном повышении вклада Университета в научно-технологическое развитие России, посредством подготовки высококвалифицированных кадров с высоким уровнем исследовательской и цифровой готовности; развитии, внедрении и распространении передовых научных, медицинских, образовательных, цифровых и управленческих технологий; выполнении фундаментальных и прикладных исследований на передовом международном уровне.

Ввиду специфики деятельности, а также большого количество сотрудников ФГАОУ ВО РНИМУ имени Н.И. Пирогова, в рамках работ по цифровой трансформации РНИМУ была определена потребность в построении единой автоматизированной системы документооборота. Перед совместной командой заказчика и подрядчика были поставлены следующие цели:

• Повышение качества и оперативности работы с документами за счет унификации и автоматизации процессов документационного обеспечения управления
• Повышение качества документов за счет использования единых шаблонов документов и процедур подготовки и согласования
• Внедрение единой Системы автоматизации процессов по работе с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами
• Создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда при работе с содержательной частью документов за счет снижения трудозатрат на рутинные операции по учету и контролю исполнения
• Исключение потерь документов
• Сокращение времени поиска документов и состояния их исполнения
• Обеспечение автоматизированного контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения
• Предоставление инструментов для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи
• Обеспечение своевременного информирования сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах
• Обеспечение возможности оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа
• Обеспечение централизованного хранения документов, а также всех связанных материалов (сопроводительных писем, резолюций, отчетов, результатов согласования и ознакомления и т.п.)
• Создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной (безбумажной) технологии работы с документами.

Достичь поставленных целей помогло внедрение решения "1С: Документооборот государственного учреждения 8" (далее - 1С: ДГУ). Партнером для внедрения была выбрана компания ООО «АйТи-Линк».

В результате внедрения программного продукта были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

1. Учет и обработка входящей корреспонденции (включая обращения граждан)
2. Учет и обработка исходящей корреспонденции
3. Учет и обработка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения)
4. Организация закупочной деятельности
5. Учет командировочной документации
6. Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды
7. Учет и обработка служебных записок
8. Разработка кадровой документации
9. Электронная приемка документов

Специалистами подрядчика были подготовлены текстовые и видео- инструкции по всем внедренным блокам, а также были проведены поэтапные инструктажи персонала работе с 1С: ДГУ, как очные, так и онлайн, а также была выделена линия консультаций пользователей, что позволило оказать всестороннюю помощь пользователям системы в освоении нового для них инструмента для выполнения их ежедневных задач.

Внедрение решения 1С: ДГУ под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ позволила пользователям иметь возможность оперативно отслеживать перемещение и статус исполнения документов, и, как следствие, принимать оперативные меры при необходимости, в том числе благодаря автоматическим уведомлениям по индивидуальным настройкам пользователей. Наличие истории документа теперь позволяет проводить необходимый анализ и корректирующие мероприятия, а также избегать конфликтных и спорных ситуаций среди сотрудников. Внедренная схема замещения отсутствующих сотрудников позволяет избежать путаницы и ошибок при выборе согласующих, отдел кадров теперь заносит в 1С: ДГУ информацию по отсутствиям, что снижает количество прямых обращений по данным вопросам от сотрудников в отдел кадров. Благодаря настроенным интеграциям со смежными учетными системами удалось добиться минимального изменения привычного рабочего процесса пользователей.

Считаю, что специалисты ООО «АйТи-Линк» успешно оказали услуги по адаптации и расширению функциональных возможностей программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения 8» под нужды ФГАОУ ВО РНИМУ им. Н.И. Пирогова.

Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию: 25.12.2023 г.