Автоматизация документооборота в ООО "ПАРУС ЭЛЕКТРО" с помощью 1С:Документооборот КОРП

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Планирование содержания и сроков проекта
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Цели внедрения "1С:Документооборот".
Основная задача проекта – повысить эффективность работы с документами и обеспечить контроль за поручениями по документам. Для этого в ходе проекта внедрена система электронного документооборота (СЭД) с установкой рабочих мест у руководителей, секретарей, ответственных за документооборот в подразделениях – всего порядка 60 пользователей.
Основные цели внедрения СЭД: обеспечение контроля документов и поручений, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта.
"1С:Документооборот" – популярная платформа, которая обладает открытым кодом и хорошо зарекомендовала себя на российском рынке ИТ-систем.

Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана Модульная технология внедрения, предполагающая внедрение типовой системы с последующей адаптацией.
Всего в ходе работ внедрено 12 модулей: Автоматизация Входящих документов, автоматизация Исходящих документов, автоматизация Расходных договоров, автоматизация Доходных договоров, автоматизация ЭДО (1С-ЭДО), автоматизация Служебных записок, автоматизация Заказов к договорам, автоматизация Служебных записок о командировке, интеграции с 1С:ERP и 1С:ЗУП, автоматизация Авансовых отчётов в связке с 1C:ERP, автоматизация заявлений на отпуск/отгул в связке с 1C:ERP, настройка Проектного блока.

Описание внедрения.
1) Произведена начальная настройка системы: загружены данные о пользователях, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты и другие справочники;
2) Настроены виды документов:
- входящих: Входящие письма
- исходящих: Исходящие письма
- внутренних: Расходные договоры, Доходные договоры, Служебные записки, Заказы, Служебные записки о командировке, Авансовые отчёты в связке с 1C:ERP, Заявления на отпуск/отгул в связке с 1C:ERP.
3) Настроены шаблоны видов документов;
4) Используются процессы, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение, регистрация, подписание и исполнение внутренних документов;
5) Разграничены права доступа;
6) Настроены отчеты;
7) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
8) Проведено обучение пользователей.
Результаты.
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)