Внедрение системы электронного документооборота с помощью ПП 1С:Документооборот государственного учреждения. Редакция 3.0» в ФГАОУ ВО Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова
ФГАОУ ВО Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Планирование закупок
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Внедрение комплексной системы электронного документооборота и управления закупочной деятельностью «1С:Документооборот государственного учреждения. Редакция 3.0» и «1С:Государственные и муниципальные закупки» в ФГАОУ ВО Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова
Предпосылки проекта
•Отсутствие в Университете единой системы электронного документооборота - работы выполнялись в программных продуктах разных разработчиков, что приводило к дублированию информации в системы
•Необходимость более современного инструмента для управления документооборотом, делопроизводством и исполнительной дисциплины Университета
•Отсутствие готовых механизмов для интеграций с другими системами Университета, реализованных на платформе 1С.
•Необходимость в снижении стоимости развития, сопровождения и поддержки информационных систем Университета в будущем.
•Отсутствие единой информационной системы в части делопроизводства
•Необходимость планирования и управления государственными закупками и контрактами в автоматизированном виде.
Цели и задачи проекта
•Переход от существующих различных систем электронного документооборота на единую систему «1С:Документооборот государственного учреждения. Редакция 3.0»;
•Сокращение затрат на дальнейшее развитие, сопровождение и поддержку информационных систем Университета;
•Создание единого информационного поля посредством интеграции с учетными системами Университета, реализованными на платформе 1С;
•Организация принципа однократного ввода данных за счет автоматизации обменов между системами на платформе «1С:Предприятие»;
•Повышение эффективности взаимодействия подразделений Университета.
Этапы проекта
•Обследование и моделирование процессов
•Формализация Частного технического задания
•Настройка и модернизация СЭД и ГМЗ
•Проведение приемо-сдаточных испытаний
•Проведение обучения пользователей
•Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию
•Перевод в промышленную эксплуатацию
Результаты проекта
•Создана комплексная система управления Университетом;
•Создано готовое решение, максимально отвечающее функциональным требованиям Университета;
•Организован принцип однократного ввода данных в комплексную систему управления Университетом;
•Организовано ведение закупочной деятельности в системе электронного документооборота, с помощью которого введётся реестр заявок, договоров, дополнительных;
•Повысилась оперативность передаваемой информации, за счет автоматизации процессов;
•Снижены временные затраты на обработку документов;
•Обеспечен контроль над своевременным выполнением задач, улучшены взаимодействия между подразделениями;
•Настроен доступ к необходимым видам документов и процессов, никто не видит информации, не относящейся к их зоне ответственности;
•По результатам проекта было автоматизировано порядка 1 900 рабочих мест.
Результаты проекта в цифрах
•Автоматизированных рабочих мест 1900
•Более 120 подразделений в одной СЭД
•Автоматизировано более 50 бизнес-процессов Университета
•Более 8000 тысяч задач проходят через блок контроля исполнительской дисциплины
•Комплексная система внедрена менее, чем за год!
Выполнены следующие работы:
- Доставка программных продуктов в офис заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова (САФУ) – высшее учебное заведение в Архангельске, один из федеральных университетов России. Создан в 2010 году путём объединения Архангельского государственного технического университета, Поморского государственного университета имени М. В. Ломоносова, Архангельского лесотехнического колледжа Императора Петра I и Северодвинского технического колледжа.
В 2022 году руководством университета было принято решение о модернизации комплексной системы электронного документооборота и управления закупочной деятельностью САФУ. В качестве программного обеспечения для реализации проекта были выбраны программные продукты «1С:Документооборот государственного учреждения» и «1С:Государственные и муниципальные закупки». В качестве исполнителя были привлечены специалисты компании «АУДИТ-ЦЕНТР ГРУПП», которые обладают богатым опытом по комплексной автоматизации высших учебных заведений.
Первым этапом реализации проекта было проведено обследование процессов внутреннего документооборота и закупочной деятельности Университета для анализа существующих процессов с дальнейшей адаптацией их в системе КСУ. В результате обследования было составлено Частное техническое задание, в котором были учтены все требования к КСУ.
Вторым этапом реализации проекта были выполнены настройки СЭД и ГМЗ, а именно:
• Настроен блок управления входящей и исходящей корреспонденции,
• Настроен блок управления организационно-распорядительной документацией;
• Настроен блок управления закупочной деятельности;
• Настроен блок управления договорного учета;
• Настроены приказы по личному составу обучающихся;
• Настроены приказы о командировании;
• Разработана комиссия по закупкам в части управления мероприятиями;
• Разработан и реализован механизм для проверки лимита сумм по договорам;
• Настроена синхронизация ГМЗ с сайтом ЕИС по 223-ФЗ.
Также исходя из индивидуальных пожеланий со стороны САФУ были выполнены требования по модернизации конфигурации СЭД и ГМЗ.
Третьим этапом проекта было проведено обучение сотрудников САФУ работе в СЭД и ГМЗ по группам, а также индивидуальное обучение на рабочих местах. Для осуществления дальнейшей поддержки сотрудников Университета работе в СЭД и ГМЗ собственными силами было проведено обучение администраторов системы.
По каждому из настроенных блоков системы КСУ были разработаны ролевые инструкции пользователей.
Четвертым и заключительным этапом проекта была проведена опытно-промышленная эксплуатация. Для ускорения адаптации сотрудников САФУ был создан канал Help Desk, куда пользователи обращались по вопросам работы с системой. Аналитики компании «АУДИТ-ЦЕНТР ГРУПП» в течении трех месяцев оказывали ежедневную поддержку САФУ, оперативно отвечая на поставленные вопросы и задачи.
Комплексная система управления была принята в эксплуатацию в январе 2023 года. В результате проекта было автоматизировано более 1700 рабочих мест. В рамках следующего проекта по модернизации и развитию комплексной системы управления САФУ запланированы работы по внедрению интеграционных потоков систем ГМЗ - СЭД и обследование интеграционных потоков между внедренными в рамках проекта и существующими Университета.
ФГАОУ ВО «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» положительно оценивает работу сотрудников ООО «АУДИТ-ЦЕНТР ГРУПП», отмечая их высокую квалификацию и профессионализм.
Отзыв клиента
