Цифровое хранилище документов 1С:Архив
Крупнооптовое торговое предприятие, дилер промышленной продукции: более 30 фабрик-производителей, более 300 покупателей. Ежемесячно происходит больше 1000 отгрузок, каждая из которых сопровождается документами, накладными, спецификациями, договорами.
Раньше документы хранились в файловых папках. Подготовить выборку из такого хранилища очень сложно. Проверить, все ли документы на месте - невозможно.
Чтобы структурировать хранение документов, внедрили "1С:Архив". Разработали номенклатуру дел, на старте получилось 38 видов документов.
Реализовали интеграцию с основной учётной системой "1С:Управление торговлей" - с помощью этой интеграции первичные документы передаются в архив из 1С:УТ.
Реализовали размещение документов вручную, чтобы размещать произвольные документы (эта функция появилась в "1С:Архив" позднее).
Синхронизировали справочник контрагентов между учётной системой и "1С:Архив".
Теперь хранение документов стало упорядоченным: легко подготовить выборку документов по контрагенту, периоду, виду документа. Легко найти нужный документ. Время на поиск нужных документов сократилось в 3-7 раз. Высвободившееся время сотрудники теперь могут посвятить основной деятельности и выручке компании.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Учет договоров
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Описание
Внедрение в цифрах:
Дел в номенклатуре 38 на момент начала работы.
В день в архиве размещается 60-100 документов.
Размещается более 1000 документов в месяц.
Всего 12 пользователей.
Основные виды документов, размещаемые в архиве:
- документы реализации и поступления, полученные через ЭДО
- подписанные с клиентами заказы и спецификации
- договоры с покупателями и поставщиками
- транспортные сопроводительные документы (транспортные накладные)
- кадровые документы
До внедрения хранение документов было слабо структурированным, осуществлялось в файловых папках.
После внедрения появилась среда для упорядоченного хранения документов, позволяющая отбирать нужные документы по контрагентам, сотрудникам и т.д.
Рассматривалось внедрение 1С:Документооборот, но был выбран 1С:Архив как менее обременительное решение.
Доработки:
1) Интеграция с 1С:Управление Торговлей, для размещения документов из УТ
2) Реализовали размещение файлов в архиве вручную через библиотеку интеграции, поскольку на момент запуска не было этого функционала в 1С:Архив. Функционал появился позднее.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика