Внедрение и адаптация ECM/СЭД "1С:Документооборот государственного учреждения" редакция 3.0 в Тюменском Государственном Медицинском Университете.

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Руководящий состав ВУЗа был заинтересован в улучшении процессов документооборота, увеличения производительности специалистов, работающих с документами и повышения исполнительской дисциплины. Очень важным моментом была отмечена необходимость в интеграции системы документооборота (СЭД) с существующими системами оперативного учета учреждения.

Для обсуждения и поиска решений поставленных задач специалисты дирекции информатизации и цифровой трансформации ВУЗа обратились к специалистам 1С:Франчайзи ИТЭС-Консалтинг.
Специалисты ИТЭС-Консалтинг предложили решение поставленных задач осуществлять на базе программного продукта 1С:Документооборот государственного учреждения, редакция 3.0.

В результате внедрения сотрудники учреждения получили современную систему документооборота с гибким настраиваемым пользовательским интерфейсом. Смогли расширить видовой состав документов и вовлечь дополнительные подразделения ВУЗа в работу с электронными документами и регламентировать бизнес-процессы. Внедрение ECM/СЭД 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 в Тюменском Государственном Медицинском Университете позволило обеспечить бесшовную интеграцию с существующей системой 1С:Университет в части движения распорядительных документов по студенческому составу ВУЗа.

Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0 для подготовки, хранения и управления входящими, исходящими, информационно-справочными и распорядительными документами. Подготовка служебных записок и согласование документов по договорной работе. Подготовка служебных записок и распорядительных документов по оплате труда. За счет интеграции внедряемой системы с системами учета и управления университетом обеспечить сокращение трудозатрат по подготовке распорядительных документов.

Задачи проекта:
СЭД должна обеспечивать поддержку «сквозных» бизнес-процессов (бизнес-процессы, проходящие через все уровни иерархии организационной структуры вуза на разных стадиях жизненного цикла документа) и реализовываться на единой технологической платформе.
СЭД должна обеспечивать возможность совместной работы работников вуза. Реализация процессов доведения, согласования и подписания документов в СЭД должна подразумевать:

• возможность доведения документов до пользователей СЭД, являющихся исполнителями, согласующими лицами и/или подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;
• осуществление контроля исполнения поручений по документам, автоматическое уведомление пользователей СЭД о состоянии выполнения задач по обработке документов;
• возможность подписания электронных документов с использованием электронной подписи. Подписание электронной подписью возможно, как карточки документа в СЭД в целом, включая все вложения, так и каждого вложенного в карточку документа, файла в отдельности c возможностью настройки места визуализации ЭП для каждого вида документа;
• возможность печати регистрационного штампа и штрихкода и визуализации их во входящих и внутренних документах в форматах Microsoft Word, Open Office Writer, pdf;
• версионирование документов с возможностью автоматизированного сравнения версий между собой и возвратом к работе с любой ранее сохраненной версией;
• возможность прохождения документов с использованием механизма управления процессами, состоящих из простых процессов «Рассмотрение», «Исполнение», «Согласование», «Утверждение», «Регистрация», «Ознакомление», «Поручение» или их комбинации в составе составных процессов;
• возможность настройки шаблонов процессов и условий маршрутизации;
• возможность проведения обсуждений документов пользователями в ходе совместной работы.
Для достижения целей проекта должны быть решены следующие основные задачи:
• Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации;
• Определение функционального дефицита типовых ПП;
• Модификации (модернизации) типового функционала ПП;
• Обеспечение корректного ввода НСИ и исходных данных на дату запуска ПП в эксплуатацию;
• Обучение персонала для обеспечения корректной эксплуатации ПП.

Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и Подготовка документа "Техническое задание". Проектное решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и 1С:Документооборота государственного учреждения 3.0. Внедрены интеграционные механизмы в учетные системы; настроены параметры интеграции в учетных системах и 1С:Документообороте; проведены испытания интеграционных механизмов.
4. Подготовка к опытной эксплуатации. Разработаны программы и методики испытаний; проведены испытания Системы; сделана доработка Системы по результатам испытаний; проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация. Сопровождение опытной эксплуатации; подписаны листы учета рабочего времени.

Функциональный объем проекта:
1. Работа с входящими документами (Рассмотрение, регистрация, исполнение, постановка на контроль, текущий контроль, снятие с контроля)
2. Работа с внутренними организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями) (Согласование, доработка, подписание, регистрация, ознакомление, исполнение, постановка на контроль, текущий контроль, снятие с контроля)
3. Работа с информационно-справочными документами (служебными, докладными и объяснительными записками) (Согласование, доработка, регистрация, исполнение, снятие с контроля)
4. Работа с исходящими документами (Согласование, подписание, доработка, регистрация, отправка в почтовый сервис Outlook)
5. Работа со служебными записками (СЗ) по оплате труда (ОТ) (Согласование, рассмотрение, регистрация, исполнение, снятие с контроля)
6. Работа с распорядительными документами по обучающимся (Согласование, доработка, утверждение, подписание, регистрация, ознакомление)
7. Договорная работа. Согласование служебной записки по договору и договор (Согласование, утверждение, ознакомление)

Итоги проекта для бизнеса:
- Переход компаний, входящих в границы Проекта, на работу в СЭД 1С:Документооборот государственного учреждения 3.0.
- Использование возможностей СЭД при работе в учетных системах 1С:Университет, имеющих интеграцию с СЭД.
- Ввод в действие методологических и регламентных документов, связанных с функционалом СЭД.

Выполнены следующие работы:

• Аудит и оптимизация настроек системы
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Повышение стабильности работы и устойчивости системы
• Проведение нагрузочного тестирования
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента