Автоматизация торговли изделиями из тонколистовой стали. Опыт компании ООО «Руф Технолоджи»

Автоматизация торговли изделиями из тонколистовой стали. Опыт компании ООО «Руф Технолоджи»

Дата начала проекта:

09.08.2023

Дата окончания проекта с вводом в промышленную эксплуатацию:

14.09.2023г.

Регион внедрения:

Республика Беларусь, Витебская обл., г.Полоцк

Цели проекта:

• Ускорение и упрощение работы менеджеров отдела продаж
• Совершенствование планирования производства
• Контроль себестоимости продукции собственного производства
• Контроль своевременных отгрузок (статусы заказов)
• Синхронизация ЛК основных поставщиков с 1С
• Предотвращение двойного ввода информации ("1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси" / "1С:Управление торговлей 8 для Беларуси" / «Кровля Профи» / ЛК на портале поставщиков)
• Контроль максимальной торговой надбавки
• Печатные формы (договор, счет, коммерческое предложение)

Ситуация до внедрения:

Компания ООО «Руф Технолоджи» уже более 8 лет занимается оптовой и розничной торговлей изделиями из тонколистовой стали ведущих производителей России и Беларуси, есть собственное производство доборных элементов для кровли, фасада и ограждений. Основными клиентами компании являются физические лица, строительные и торговые организации. Офис, склад и производство находится в г.Полоцк Витебской области (Республика Беларусь). Деятельность осуществляется по всей территории Республики Беларусь. В штате компании 5 специалистов отдела продаж, 2 сотрудника производства/склада, бухгалтер и руководитель (выполняющий функции отдела снабжения).

Наши конкурентные преимущества:

• Высокий уровень профессионализма сотрудников с опытом работы не только в торговле, но и в монтаже поставляемой продукции.
• Широкий ассортимент поставляемой продукции (в т.ч. собственного производства) как в наличии, так и под заказ.
• Слаженная и выстроенная работа с проверенными монтажными бригадами по всей области. Четкое соблюдение сроков поставки материалов и сдачи объектов строительства.

О бизнес-процессе (кратко):

1. Получаем от клиента проект, но основании которого в специализированной программе «Кровля Профи» производим расчет необходимого комплекта материалов. Если необходимо, специалист компании выезжает на объекты для замеров. Предлагаем варианты сырья для производства. Готовим и отправляем клиенту коммерческое предложение.
2. Согласовываем КП. Подтверждаем наличие сырья и товаров у поставщика для производства. Готовим документы (договор, счет, раскладка). Принимаем предоплату.
3. Оформляем заказ поставщику. В основном заказы оформляются через WEB-сервис или личный кабинет на дилерском портале.
4. По факту готовности заказов у поставщиков, через WEB-сервис и/или ЛК формируем заявки на отгрузку и производим оплаты поставщикам.
5. Получаем от поставщиков ТТН в формате excel, оформляем приход. Часть сырья используется для собственного производства, после чего заказ готов к отгрузке конечному покупателю.
6. По телефону информируем клиента, готовим документы и принимаем остаток оплаты.

Что имели:

Cотрудники компании работали в "1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси", которую мы арендовали у 1С-франчайзи в облаке. База договоров, предоплаты клиентов и ссылки на проекты/раскладки велись в excel. Клиентская база велась в бесплатной версии Битрикс 24. В ходе работы системно возникали ошибки в планировании собственного производства, не было возможности контролировать «остатки» сырья («обрезки»), не корректно считалась себестоимость продукции собственного производства, возникали сложности с планирование закупок сырья и оплат. Возникали ошибки, связанные с контролем максимальной торговой надбавки и ее отражением в печатных формах в (713 постановление президента). При подготовке договоров, счетов покупателям приходилось делать в отдельном документе Word, затем подписывать и сканировать, только после этого отправлять на оплату.

Периодически возникала проблема с актуализацией номенклатуры, т.к. ассортимент составляет более 100 000 SKU.

Уникальность и инновационность проекта:

После консультации с сотрудниками компании "Первый Бит.Минск" было принято решение приобрести программный продукт «1С:Управление торговлей 8 для Беларуси» и клиентскую лицензию на 5 рабочих мест. Сотрудники компании активировали льготный ИТС на 3 месяца. Нами был куплен сервер, который сотрудники компании помогли настроить и ввести в эксплуатацию.

Первым делом были настроены обмены между "1С:Бухгалтерия" и "1С:Управление торговлей", что существенно ускорило работу бухгалтерии и отдела продаж. Ликвидировали риск ошибки.

Было настроено автоматическое создание резервных копий по расписанию (раз в неделю + каждый день). Теперь мы спокойны за сохранность данных.

Затем, был настроен обмен по API с порталами (личными кабинетами) двух основных поставщиков (номенклатура, состав папок, древо, складские остатки по точкам отгрузки, розничные цены и скидки). В результате существенно ускорилась работа отдела продаж, т.к. отпала необходимость искать розничные цены в достаточно объемных прайс-листах поставщиков. Сократился риск нарушения рекомендованных заводами розничных цен. Отпала необходимость вводить новую номенклатуру.

Был сделан ряд настроек для контроля максимальной торговой надбавки в соответствии с постановлением президента РБ №713. Доработали печатные формы ТН и ТТН. Ликвидировали ошибки и вероятность штрафа со стороны надзорных органов.

Были разработаны печатные формы договора, счета и коммерческого предложения, что помогло консолидировать все документы в одном месте и существенно ускорило обслуживание клиентов компании.

Был настроен обмен с клиент-банком, что позволило своевременно получать информацию о приходе денежных средств на расчетный счет.

Были настроены статусы заказов, позволяющие своевременно планировать транспорт, производство, оплаты и т.д.

Сотрудниками компании "Первый Бит" сделана большая работа для автоматизации нашего производства доборных элементов для кровли, фасада и ограждений. Настроена автоматическая разукомплектация в соответствии с технологической картой. Производится автоматический расчет упаковки и контроль остатков сырья. В результате, доходность собственного производства выросла на 10-15%, сократился риск воровства и расточительного отношения к сырью.  

Настроены склады, что позволило своевременно контролировать залежалые заказы и обеспечивать минимальный складской запас.

Впереди еще много планов, т.к. компания нацелена на непрерывный рост, увеличение штата сотрудников и открытие офисов в других регионах. Планируется приобретение программного продукта 1С:СRM (или расширение функционала Битрикс 24) для повышения качества контроля взаимоотношений с клиентами, переход на клиент-серверный режим работы и подключение телефонии. Планируется существенно расширить кол-во обменов с порталами поставщиков и синхронизировать собственный сайт с учетной системой.

Отдельную благодарность хочу выразить специалисту компании "Первый Бит" Александру Лубневскому. Специалист всегда был на связи, консультировал по всем возникающим вопросам, рекомендовал наиболее оптимальные решения, помогал оптимизировать бюджет и повысить производительность работы системы.

Сроки и качество:

• отклонение по срокам: нет отклонения по срокам. Продолжается работа над новыми задачами.
• отклонение по бюджету: отклонений по бюджету не было. В ходе работ появлялись корректировки и новые задачи, по которым был своевременно сделан пересчет. 

Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение трудозатрат в отделе продаж: 30-50%
• сокращение трудозатрат в бухгалтерии: 15%
• ускорение получения управленческой отчетности: 40%
• ускорение получения регламентированной отчетности: 15%
• ускорение обработки заказов: 50%
• снижение объемов материальных запасов: 25%
• сокращение расходов на материальные ресурсы: 20%
• сокращение производственных издержек: 10-15%
• сокращение операционных и административных расходов: 10-15%
• рост оборачиваемости складских запасов: 30%
• рост производительности труда в производстве: 30%
• сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 10%
• снижение себестоимости продукции / услуг: 10-15%
• сокращение дебиторской задолженности: 20%
• увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 20%
• рост прибыли: 15%