Автоматизация внутреннего документооборота в АО «НЭО Центр» с помощью "1С:Документооборот КОРП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС

Описание

О компании:

АО "НЭО Центр" - это ведущая российская консалтинговая компания с богатой историей, насчитывающей 25 лет успешной деятельности. Компания отличается обширным опытом, высоким уровнем экспертизы и глубокими знаниями в различных отраслях.

Компания специализируется на помощи своим клиентам в решении разнообразных задач на всех этапах проектов, начиная с создания концепции и заканчивая выходом из бизнеса. Их способность предоставлять высококачественные консультации и поддержку на разных этапах бизнес-цикла делает их востребованными и надежными партнерами для предпринимателей и компаний.

Предпосылки проекта:

Компания АО "НЭО Центр" ранее осуществляла управление проектными документами с использованием другой системы. Однако появилась необходимость перейти на отечественную систему документооборота. Этот переход был обусловлен необходимостью модернизации процессов управления проектными документами. В результате проведенного анализа было принято решение о внедрении программного продукта "1С:Документооборот КОРП".

Задачи проекта:

В рамках проекта по внедрению системы "1С:Документооборот КОРП" для АО "НЭО Центр" были поставлены следующие цели и задачи.

Основная цель проекта заключалась в внедрении "1С:Документооборот КОРП", чтобы сделать процесс управления проектными документами более эффективным и автоматизированным. Система должна была обеспечивать единое место для создания, редактирования, утверждения, отправки и хранения проектных документов организации.

Одной из задач было улучшение и автоматизация процессов, связанных с обработкой и передачей документов, в том числе процедур согласования и утверждения. Важным аспектом проекта было обеспечение высокого уровня безопасности и конфиденциальности документов, а также контроль за доступом к ним и отслеживание истории их изменений.

Для обеспечения единого информационного пространства необходимо было интегрировать "1С:Документооборот КОРП" с системой "1С:PM Управление проектами КОРП". Чтобы обеспечить эффективное использование новой системы, было необходимо провести обучение сотрудников Заказчика, обучив их необходимым знаниям и навыкам для работы с "1С:Документооборот КОРП".

Таким образом, реализация этих задач позволила бы компании "НЭО Центр" повысить эффективность управления документами, улучшить внутренние рабочие процессы и обеспечить высокий уровень безопасности корпоративной информации.


Выбор решения и партнера:

Для реализации проекта требовался надежный партнер, и после тщательного отбора компания "1С-Рарус" была выбрана благодаря своей экспертизе и успешной истории внедрений.
Заказчик АО "НЭО Центр" в сотрудничестве со специалистами “1С-Рарус” провели глубокий анализ потребностей в управлении проектными документами. В ходе анализа были выявлены ключевые требования к системе. После изучения рынка и анализа различных решений, выбор был сделан в пользу "1С:Документооборот КОРП" из-за его функциональности.

Ход проекта и выполненные работы:

В начальной фазе проекта команда 1С-Рарус в тесном сотрудничестве с заказчиком АО "НЭО Центр" провела детальный анализ и сбор требований к функциональности и интеграционным возможностям системы "1С:Документооборот КОРП".

После четкого определения требований, команда "1С-Рарус" начала процесс внедрения системы "1С:Документооборот КОРП". Этот этап включал в себя настройку и адаптацию системы с учетом уникальных особенностей и потребностей организации, а также интеграцию с существующими системами автоматизации Заказчика.

Завершающим этапом стало обучение сотрудников заказчика. Были организованы обучающие мероприятия, на которых сотрудники изучили основы работы с новой системой, ее функциональные возможности и лучшие практики использования. Это позволило команде заказчика быстро и безболезненно адаптироваться к новому инструменту, что в свою очередь способствовало повышению общей производительности и эффективности работы организации.

После внедрения системы, была организована опытно-промышленная эксплуатация и последующая передача системы в сопровождение. Команда 1С-Рарус оказывала поддержку заказчику, решала возникающие проблемы и обеспечивала стабильную работу системы "1С:Документооборот КОРП".

Автоматизированные участки:

Учет документов: договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, NDA, калькуляции проектов, заявки на расходы, отчеты по результатам проектной деятельности и предложения по актам.

Организован учет входящей и исходящей корреспонденции, что позволило улучшить коммуникацию и контроль за документооборотом.

Введена система согласования документов, что обеспечивает контроль за их качеством и соответствием стандартам компании.

Реализована бесшовная интеграция с 1С:РМ Управление проектами КОРП, что позволило объединить управление проектами и документооборот в одной системе.

Настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерия, что обеспечило актуальность справочной информации и автоматическую выгрузку документов.

Настроена возможность выполнения задач через электронную почту.

Разграничение прав доступа пользователей обеспечила безопасность информации и контроль за доступом к конфиденциальным данным.

Таким образом, внедрение 1С:Документооборот КОРП стало важным шагом в развитии информационной инфраструктуры Заказчика, повысив эффективность управления проектами и качество документооборота.


Результаты внедрения:

В ходе успешного завершения проекта, Заказчик внедрил и начал активное использование программного продукта 1С:Документооборот КОРП. Это стало ключевым моментом в автоматизации управления проектными документами и значительно оптимизировало рабочие процессы.



Ключевые адаптации проекта:

Основные адаптации были направлены на интеграцию и автоматизацию обмена данными между системами 1С:Документооборот КОРП и 1С:Бухгалтерия:

Был разработан механизм одностороннего обмена для согласованных и зарегистрированных документов. Это позволило автоматизировать процесс передачи данных и уменьшить вероятность ошибок при ручном вводе.

Реализовано автоматическое создание документов “Счет на оплату” и “Реализация услуг” при утверждении в “1С:Документооборот КОРП” определенных проектных документов.

Для документа "Договор" в 1С:Документооборот КОРП была реализована автоматическая передача данных в справочник "Договоры" системы 1С:Бухгалтерия. Это позволяет централизованно управлять всеми договорами компании и обеспечивает актуальность данных в обеих системах.

Данные адаптации значительно упростили и ускорили процессы учета и управления документами, обеспечив их консистентность и актуальность в разных системах учета.

Число автоматизированных рабочих мест: 100

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)