Внедрение "1С:Комплексная автоматизация 8" для ООО "Федаст Импорт"

Компания «Федаст Импорт» специализируется на поставке техники прямого монтажа и является эксклюзивным дистрибьютором завода HYBEST («Хай Бэст»). Завод основан в 1993 году и является одним из крупнейших производителей в Китае.

Ранее мы работали в программе в системе, где вели учет контрагентов, учет склада (остатки, отгрузки, списание, оприходование товара), а вот финансовый учет практически не вели, иногда делались сводки в Excel. Из программы выгружались данные в "1С:Бухгалтерия". Отдел продаж работал в CRM на отдельном модуле 1С (на аренде) где вели все взаимодействия с клиентами (учет заказов, продаж).

В связи с ростом объемов продаж и заказов у нас возникла потребность перейти на ПП 1С с целью упорядочить всю работу в компании. Вести управленческий, финансовый учет, учет склада, заказов и продаж в единой системе.

При переходе нам было важно: 

1. Перенести из текущей базы данные и синхронизировать 1С с нашим интернет-магазином. 
2. Настроить обмен с "1С:Бухгалтерия".

В выборе подрядчика остановились на компании-франчайзи «Один Сервис. Внедренческий центр».

Компания работает по собственной разработанной системе внедрения 1С с использованием стека продуктов Atlassian. Это гарантирует независимость от конкретного программиста: любой сотрудник компании-подрядчика сможет в дальнейшем решать наши задачи, даже если сотрудник, закреплённый за нашим предприятием, уйдёт в отпуск или заболеет.

Сквозное протоколирование внедрения от получения требований пользователя до привязки исходного кода к задачам по реализации требований. В результате разработчики всегда могут ответить на вопрос заказчика: кто внёс изменения в систему и для чего.

Внедрение ведётся по технологии Scrum, что позволяет гибко адаптироваться к изменениям требований заказчика (что в принципе нормально) по ходу внедрения.

Составление и выполнение сценарных тестов по формализованным требованиям заказчика. Проведение регрессионного тестирования. Это позволяет минимизировать появление ошибок в рабочей базе.

Составление пользовательской документации. Поэтому увольнение и приём на работу новых сотрудников не будут для нас головной болью

Организация Service-Desk для решения пользовательских запросов. Это гарантирует то, что проблемы заказчика не будут забыты. Ключевым пользователям предоставляется доступ к «Доске задач», в которой мы будем видеть прогресс по решению запросов.

Автоматизацию работы в нашей компании мы предварительно рассматривали при помощи программы «1С:Комплексная автоматизация», в итоге на ней и остановились.

Сначала нам провели предпроектное обследование, в рамках которого были выделены типовые процессы и операции (User Story Mapping, Impact Mapping, Specification by Example) и смоделировали их на конфигурации "1С:Комплексная автоматизация". Был выделен минимальный функционал, после которого можно уже было работать в 1С:КА.

Далее составили поэтапный план внедрения и дальнейшей разработки с оценкой каждого этапа. Первоначальная оценка предпроектного обследования составила 300 000 рублей и была выполнена за 15 рабочих дней.

После предпроектного обследования перешли на этапы внедрения:

Этап 1: Автоматизация отдела продаж и склада.

На этом этапе были реализованы следующие задачи:

• обмен с сайтом
• внесение начальных остатков
• ведение НСИ
• планировать закупки
• приемка товара
• сборка заказы
• отгрузка товаров
• итнеркампани (продавать чужой товар)
• коммуникации с клиентами
• оформление заказа:
• оформление заказа опт
• оформление заказа розница
• оформление заказа дилер
• обмен через EDI c сетями
• оформление заказа с сайта
• создание коммерческого предложения в оптовом отделе
• оформление заказа для иностранного покупателя
• продажи через маркетплейсы

Этап 2: Закупки. Финансы. Отчетность.

На этом этапе были реализованы следующие задачи:

• Планирование закупок;
• Заказывать товар в России нал/безнал;
• Видеть товар в невыполненных заказах покупателей;
• Заказывать импорт свой контракт;
• Заказывать импорт карго;
• Доставка каталогов;
• Принимать оплату заказов интернет-магазина;
• Вести платежный календарь;
• Вести заявки на оплату;
• Ведомость по денежным средствам;
• Принимать платежи розница Юкасса;
• Загружать банк-клиент;
• Вести кассы;
• Делать гарантийный ремонт;
• Делать негарантийный ремонт;
• Видеть серийные номера по ремонту;
• Использовать обработку закрытие месяца;
• выгружать данные в "1С:Бухгалтерия";
• Упр. баланс;
• Доходы/расходы;
• валовая прибыль;
• Финансовый рез;
• Движение ДС;
• Ценообразование;
• Ручной выбор даты отгрузки по умолчанию без автоматики;
• Добавить территорию ответственности;
• Мультидоставка;
• Для разных стран разная ставка НДС;
• Настройка отправки смс из 1С, в том числе отправка смс текстовых и по статусам АПИШИП;
• Перенести все текущие договоры в 1С:КА;
• Добавить в печатную форму в заказ поставщика столбец с артикулами товаров поставщика;
• В инвентаризации нет возможности сканировать товары при подсчете и только вручную можно забить кол-во. Сделали кнопку "проверить"
• Сделана обработка, чтобы юр. адреса по ИНН проставились через 1С: Контрагент;
• Настроить нетиповую нумерацию договоров;
• Настроить права доступа на проверку товаров по штрихкодам без сканера;
• Отчеты по наложенным платежам (СДЭК, ДПД);
• Оформление треков для отправки от клиентов на сервис;
• Настройка управленческой отчетности организации;
• Настроить возможности печатать ШК для товаров из закупок;
• Отчет по эквайрингу.

Общее количество трудозатрат составило 90 рабочих дней и 1 475 000 рублей.

У каждой компании, как правило, свои индивидуальные бизнес-цели и свои "важно" для автоматизации, к сожалению, не бывает кнопки просто "сделать хорошо", в данном деле важна синергия в работе Заказчика и Подрядчика, а успех всегда зависит от активности и вовлеченности в первую очередь руководителя проекта (РП) с нашей стороны. В результате мы достигли наших целей и смогли построить слаженную систему для ведения бизнеса и продолжаем совершенствовать ее.

Генеральный директор и руководитель проекта внедрения компании «Федаст Импорт» Астахов Алексей.