Внедрение "1С:Документооборот государственного учреждения" в КОГКУ "Дорожный комитет Кировской области"

Бизнес-задачи:

• экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

• сократить временные затраты на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), как следствие, ускорить все бизнес-процессы;

• обеспечить эффективное накопление, управление и доступ к информации. Обеспечить кадровую гибкость за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

• обеспечить контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;

• создать условия, способствующие развитию корпоративной культуры путем оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей с учетом роста ответственности каждого за качественное выполнение выданного ему задания;

• свести к минимуму риск потери документов благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий;

• ускорить работу с документами: обработку, регистрацию, согласование;

• оптимизировать процессы выдачи и контроля исполнения заданий;

• ускорить поиск документов;

• упорядочить хранение электронных и бумажных документов;

• настроить права доступа и отслеживать историю работы с документом;

• быстро находить документы по заданным критериям или содержимому;

• отслеживать жизненный цикл документов;

• сделать согласование документов проще и быстрее: использовать задачи и шаблоны процессов, адаптировать регламент согласования под требования компании;

• снять часть нагрузки с сотрудников: они смогут быстро стартовать любую задачу и легко отслеживать этапы её исполнения;

 • настраивать делегирование прав на период отсутствия сотрудника;

• сократить время на утверждение документов, используя шаблоны процессов;

• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

• настройка электронной почты пользователей;

• настройка использования ЭЦП при работе с исходящей корреспонденции.

Для выполнения решения выполнены следующие задачи:

• проведены интервью с владельцами подсистем, согласованы требования к автоматизации по видам документов;

• спроектирована архитектура системы;

• поведена настройка системы в соответствии с требованиями к подсистемам;

• проведено обучение пользователей.

Результаты выполенных работ:

• на поиск документов тратится минимальное время;

• ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;

• процесс согласования и утверждения документов стал прозрачен и происходит в онлайновом режиме;

• время на передачу документов между подразделениями не тратится – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа;

• введены в действие методологические и регламентные документы, связанные с функционалом системы.