Внедрение ПП "1С:Документооборот 8 ПРОФ", КРАСНОЯРСКАЯ ЯРМАРКА АО ВК
АО ВК «Красноярская ярмарка»
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
- Учет рабочего времени
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
- Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
- Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
Описание
Цель проекта:
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот для согласования договоров.
Задачи проекта:
- Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
- Оптимизация сроков согласования договоров;
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации - снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, почтовые услуги, транспорт и т.п. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
- Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.), использование мобильного приложения к СЭД, и, как следствие, ускорение всех бизнес-процессов Общества;
- Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;
Этапы проекта:
1. Интервью с ключевыми пользователями и подготовка к внедрению. Решение согласовано Заказчиком.
2. Общая настройка системы. Настроены виды документов, права доступа, папки внутренних документов, пользователи и роли.
3. Настройка интеграции учетных систем и Документооборота.
4. Подготовка и к опытной эксплуатации. Проведено обучение пользователей.
5. Опытная эксплуатация.
Функциональная архитектура:
1) КЛАССИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация работы с организационно-распорядительным, информационно справочным, различными внутренними документами.
2) ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Автоматизация судебного делопроизводства, формирование электронного архива юридических документов, учет доверенностей
Итоги проекта для бизнеса:
1) Переход компании на ЭДО.
2) Был произведен перенос справочников сотрудников, контрагентов и контактных лиц из 1С Бухгалтерия 3.0
3) Интеграция была произведена с 1С Бухгалтерия 3.0, для выгрузки туда договоров и обмена контрагентами + контактными лицами
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Установка и настройка сервера СУБД
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Отзыв клиента
Отзыв о внедрении программного продукта
"1С:Документооборот 8 ПРОФ", АО ВК "КРАСНОЯРСКАЯ ЯРМАРКА".
Выставочная компания «Красноярская ярмарка» была основана в 1992 году и быстро завоевала статус одной из самых крупных в Сибири и на Дальнем Востоке выставочных организаций. Она осуществляет вклад в развитие и популяризацию выставочного дела.
За 32 года успешной работы в выставочном бизнесе компания «Красноярская ярмарка» при поддержке администрации края и города, Союза промышленников и предпринимателей края провела многочисленное количество конгрессно-выставочных мероприятий, в которых приняли участие более тысячи компаний России, ближнего и дальнего зарубежья. Количество сотрудников АО ВК "КРАСНОЯРСКАЯ ЯРМАРКА – 80 человек, работающие в корпоративной информационной системе, характеризующейся большой нагрузкой на систему.
Мы обратились в компанию Центр решений (ИП Труфанова Анастасия Алексеевна) с потребностью в автоматизации процесса согласования документов с участием назначенных ответственных лиц, а также контроля действия сотрудников и получения доступ к истории каждого вывода документа. Для этой задачи нашей компанией было приобретено программное обеспечение «1С:Документооборот 8 ПРОФ». В этой программе находятся шаблоны типовых процессов, а также есть возможность создания своих собственных процессов, соответствующих требованиям нашей компании. Это позволило ускорить работу, повысить эффективность и качество работы, а также улучшить контроль и управление деловыми документами компании.
Основные возможности программы:
- Организация совместной работы сотрудников с поступающей информацией;
- Организация системы учета входящих, исходящих и внутренних документов;
- Обеспечение контроля исполнения;
- Моментальный поиск документов;
- Структурированное хранение данных с настроенными правами доступа;
- Ведение учета по номенклатуре дел;
- Распределение зоны ответственности в рамках процедур подготовки, прохождения и хранения документов.
Мы выбрали компанию «Центр решений» как имеющую огромный положительный опыт внедрений, положительные рекомендации по работе, работающую линию консультаций с профессиональными консультантами, штат сертифицированных программистов. Выражаем благодарность сотрудникам компании «Центр решений» за работу, выполненную на хорошем профессиональном уровне, высокое качество обслуживания, внимательное отношение к пользователям программы и оперативность реагирования на возникающие вопросы.
В результате внедрения все файлы хранятся в едином информационном пространстве, где любой документ можно найти при помощи встроенного поиска. Каждый сотрудник может получить к ним доступ в соответствии с настройками доступа. Система запоминает, кто и когда вносил правки в документ, а при необходимости помогает восстановить предыдущую версию файла. Сформирована схема движения документов: с момента их создания до исполнения, отправки и передачи документа в дело.
Происходит эффективное управление процессами по бизнес-событиям. Оценивается эффективность работы сотрудников по различным показателям. Работа с электронной почтой идет прямо в системе без переключения на другие программы и интерфейсы. Удобный учет затрат времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Загрузка рабочими задачами планируется при помощи встроенного календаря в различных режимах. Выполняется документационное обеспечение проектной деятельности и отслеживается переписка по проекту, контроль с другими участниками в течение всего цикла проекта.
Дата промышленной эксплуатации программного продукта 30.08.2023 г.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-ти бальной шкале:
- Соответствие потребностям - 5 баллов (где «5» - «в информационной системе реализованы все возможности»),
- Удобство работы с программой -5 баллов (где «5» - «работать с программой легко и комфортно»),
- Оцените качество работы партнера - 5 баллов (где «5» - «работой партнера очень доволен»),
Рекомендовали бы вы коллегам использовать данное решение для
автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- ДА
- Скорее ДА
- Скорее НЕТ
- HET
Отзыв клиента
