Автоматизация документооборота на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" в компании "КНС ГРУПП"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Компания КНС ГРУПП входит в группу YADRO – группу российских технологических компаний, объединяющую направления разработки и производства вычислительных платформ, систем обработки и хранения данных, телекоммуникационного и сетевого оборудования, персональных и «умных» устройств, микропроцессорных ядер и fabless-разработку микропроцессоров.

Что послужило причинами для внедрения системы автоматизации: несистемные согласования в электронной почте; необходимость централизованно определять условия и содержание согласований; необходимость хранить и анализировать исторические данные о процессинге входящих, исходящих и внутренних документов; потребность в «движке» исполнения бизнес-процессов на «привычном» технологическом стеке.

Какие цели были поставлены: систематизировать, запустить и поддерживать в актуальном состоянии СЭД.

Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации «1С:Предприятие»:
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
Партнером по внедрению программного продукта и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт» – официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции по документообороту. «Аксиома-Софт» имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе «1С:Предприятие».

При внедрении продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» учитывались потребности компании в автоматизации бизнес-процессов по состоянию «на сейчас» и на перспективу нескольких лет, в том числе централизованное управление НСИ бизнес-процессов и отказ от согласований в электронной почте в пользу специализированной системы.

В чем заключается специфика работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия/отрасли, наиболее значимые для автоматизации моменты: инкрементально-итерационное развитие функциональности системы в связи с существенной бизнес-гибкостью компании.

Какие блоки системы были запущены, что было доработано: внутренние, входящие и исходящие документы с использованием примерно 70-80 шаблонов процессов.
Также, для внедрения в компании стандарта менеджмента качества ISO 9001 потребовалось создать в «1С:Документооборот 8 КОРП» механизм учета регламентных документов с особым набором реквизитов, процессами согласования, утверждения и возможностью автоматической публикации на веб-портале – систему управления электронной документацией (СУЭД). В результате внедрения, реализовано прохождение документов СМК по 17 процессам и 50 подпроцессам. Разработана возможность указания владельцев, согласующих, утверждающих и наблюдателей, как в виде конкретных сотрудников, так и подразделений. Создан механизм корректировки списка участников перед стартом процесса для обычных пользователей из документа СМК. Реализовано уведомление новых участников маршрутов и новых сотрудников, переведенных в подразделение с уже опубликованными на веб-портале документами. Разработан механизм пересмотра документов и учета ревизий документов СМК, а так же связи с прошлыми ревизиями. Реализованы дополнительные обработчики и сообщения в формате JSON публикующие документы на веб-портале. Сделано множество контрольных проверок и уведомлений для того чтобы работать с системой могли работать обычные пользователи. На текущий момент, механизм учета, согласования, утверждения и публикации на веб-портале успешно работает в продуктовом контуре.

«1С:Документооборот 8 КОРП» успешно интегрирован с другими системами ИТ-ландшафта компании:
- с системой «1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2» в части согласования заказов, заявок на расходование денежных средств, кастомных документов и договоров;
- с системой «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» для согласования заявок на отпуска;
- с корпоративным Порталом и ЛК сотрудников для отображения статусов согласования заявок на отпуска и делегирование полномочий.

Дальнейшие планы развития системы: активное развитие механизмов адресации (роли, автоподстановки, делегирование; полномочия); нормализация прав доступа; дальнейшее развитие СУЭД; подготовка к переходу на редакцию 3.0.
Производится поддержка в рамках информационно-технологического сопровождения.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей