Внедрение "1С:Комплексная автоматизация 8" в ООО "НДГС"

Компания «НДГС» работает уже более 15 лет и является официальным дистрибьютором Allison Transmission, Doosan Infracore, Navistar International, Curtiss-Wright на рынке России и стран СНГ.

Allison Transmission – это мировой лидер по производству АКПП для коммерческого транспорта, специальной техники и нефтяного оборудования. Doosan Infracore – это направление корпорации Hyundai, отвечающее за производство дизельных и газовых двигателей различного назначения. Navistar International – мультибрендовая корпорация, производящая автобусы, грузовики и двигатели MaxxForce, MWM-International.

ООО «НДГС» как дистрибьютор, ведёт свою деятельность по двум основным направлениям:

• поставки агрегатов и компонентов на конвейер российских, белорусских, узбекских производителей;
• обеспечение квалифицированного сервиса и ремонта в течение всего периода эксплуатации оборудования.

Особенности ведения учета у клиента и предложенные решения:

• Основная Информационная система - "1С:Комплексная автоматизация 8, ред.1".
• Основный вид работ — это ремонт коробок АКПП.

В рамках выполнения работ по сервисному обслуживанию требуется учитывать выполненные работы, материалы и трудозатраты. Кроме этого, в процессе сервисного обслуживания выполняется ряд операций, которые необходимо фиксировать в программе. За отражение этих операций обычно отвечает несколько подразделений. За продажу и реализацию отвечает отдел продаж, за закупку отдел закупок, за перемещение материалов в производство отвечают сотрудники склада и доставки, либо логистики, за производство уже отвечают производственные рабочие.

В случае же НДГС за отражение всех операций отвечал один человек, который также был занят руководством отделом сервисного обслуживания и ему было крайне затратно по времени вводить все документы в программу. В связи с этим требовалось предусмотреть какой-то отдельный документ, где можно было бы удобно отразить и трудозатраты, которые были потрачены на ремонт, и материалы, и работы и который являлся бы шаблоном для создания всей массы этих документов.

Вводить новые штатные единицы для выпуска документации не планировалось, однако большой объем документооборота необходимо было автоматизировать и требовалось найти универсальное решение, чтобы 1 человек мог удобно работать с документами и массово их выпускать.

Кроме того, ввиду особенностей структуры компании, а именно иностранных собственников, требовалось настроить и упростить процесс отражения бухгалтерии в рамках IFRS (МСФО) для международной отчетности.

Компания ООО «НДГС» обратилась к нам, официальным 1С:Франчайзи ВЦ «АСТРА». Мы являемся партером Фирмы «1С», имеем статус 1С:Франчайзи и специализируемся на реализации сложных проектов по созданию и внедрению информационных систем на базе программных продуктов Фирмы «1С». Компетенции ведущих разработчиков подтверждены сертификатом наивысшего уровня «1С:Эксперт по технологическим вопросам».

В рамках предложенного решения мы разработали следующий алгоритм:

Создали документ «заказ-наряд», упрощающий процесс документооборота. Для «заказ-наряда» было реализовано несколько статусов

1. Статус «заявка». Статус является «черновиком» - никакие документы в системе не создаются. Пользователи заполняют какие материалы потребуются для ремонта коробки передачи, какие трудозатраты планируются, какие работы будут выполняться в процессе ремонта. Далее документ «заказ-наряд» проводится в статусе в «в работе».
2. Статус «в работе». Когда документ проводится в этом статусе создается документ «заказ клиента», на основании той работы, которая планировалась к выполнению. Кроме этого, создаётся документ «заказ на передачу материалов в производство», в который переносится весь список материалов, которые потребуются для ремонта коробки передач.
3. Статус «Закрыт». Создается документ «передача материалов в производство», т.е. материалы передаются в производство. Далее создается документ «производство без заказа», который заполняется переданными в производство материалами и заполняется работа, которая была ранее заполнена в «заказ-наряде», т.е. работа выпускается.

Также, по требованию заказчика был реализован специальный алгоритм пометки на удаление документов и затем их перезаполнение. Механизм «отката» статуса, в случае если пользователю необходимо произвести корректировку или изменение данных на предыдущих этапах создания пакета документов (в предыдущем статусе). Например, при переводе статуса «закрыт», где создался документ «производство без заказа», документ «передача материалов в производство», на статус «в работе», только эти два документа будут помечены на удаление автоматически. Если необходимо перевести статус «закрыт» в статус «заявка», то на удаление будут помечены так же только документы, созданные в процессе создания «заказ-наряда» ранее.

Если же пользователь внес необходимые изменения и возвращается в последовательный перевод статуса документа от «заявка» до «закрыт», то новые документы создаваться не будут, а будут перезаполняться помеченные на удаление.

Кроме того, в рамках задачи по отражению отчетности в международном формате, для НДГС был реализован отдельный блок «МСФО».

Также в рамках проекта внедрения клиенту был предложен наш собственный программный продукт «ASTRA:Рабочее место менеджера». Программный продукт «ASTRA:Рабочее место менеджера» реализован в виде расширения основной конфигурации с назначением Дополнение, предназначен для консолидации имеющихся в информационной базе сведений о товарах в простом и удобном виде. Тем самым экономит время менеджеров на получение нужной информации при оформлении документов товародвижения, при общении с клиентами и при анализе данных о товарах. Является оригинальным, но не самостоятельным продуктом, для его работы необходимо наличие установленной типовой конфигурации. Поставляется в электронном виде, как готовый продукт, не требующий внедрения.

Результаты автоматизации:

• Информационная система "1С:Комплексная автоматизация 8, ред.1" была обновлена до ред.2.
• «ASTRA:Рабочее место менеджера» интегрирован в систему, чуть позволило значительно упростить процесс продаж в рамках дистрибьютерской активности компании.
• В шаблоне-документе «заказ-наряд» всего один пользователь теперь может поочередно заполнять все вкладки: все трудозатраты, которые потребовались, все материалы, которые нужны были и заполняет те работы, которые были выполнены и на основании этих данных формируется пакет документов.
• Алгоритм отката статусов с последующим помечанием на удаление документов и перезаписью позволил значительно сократить количество создаваемых документов и дублей.
• Были настроены установка по соответствию счетов отчетности счетов БУ и IFRS и перенос проводок по стандарту МСФО.

Автоматизировано 10 рабочих мест.