Автоматизация системы электронного документооборота в интеграции с системой межведомственного документооборота в Коммунальное унитарное производственное предприятие по эксплуатации и ремонту коммунальных тепловых сетей и котельных "МИНСККОММУНТЕПЛОСЕТЬ"
Государственное предприятие "Минсккоммунтеплосеть"
Государственное предприятие "Минсккоммунтеплосеть" является одним из ведущих теплоснабжающих предприятий по ремонту и эксплуатации тепловых сетей и котельных.
Одна из главнейших задач – надлежащее состояние производственных объектов, расположенных во всех районах белорусской столицы. Предприятие располагает необходимым оборудованием и, что особо важно, высококвалифицированными специалистами.
Для автоматизации системы электронного документооборота, интегрированной с системой межведомственного документооборота, организации учета входящей и исходящей корреспонденции, автоматизации учета внутренних документов Государственным предприятием "Минсккоммунтеплосеть" было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
При выборе программного продукта учитывались следующие факторы:
- удобство хранения и поиска информации различного типа;
- возможность самостоятельной поддержки системы;
- дружественный интерфейс;
- возможность подключения к СМДО.
В качестве основы для построения системы автоматизации документооборота компании была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП», отвечающая всем поставленным задачам. В качестве партнера по автоматизации была выбрана организация ЗАО МиСофт НВП, имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» позволило Минсккоммунтеплосети решить такие задачи, как:
- учет входящих и исходящих документов;
- автоматизация делопроизводства;
- подписание документов ЭЦП.
В результате внедрения программы «1С:Документооборот 8 КОРП» в Государственное предприятие "Минсккоммунтеплосеть" появилась возможность ведения учета, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, подписания документов ЭЦП.
Результатами внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» организация полностью удовлетворена и считает поставленные цели достигнутыми.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
Сопровождение:
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Описание
История Коммунального унитарного производственного предприятия по эксплуатации и ремонту коммунальных тепловых сетей и котельных «Минсккомунтеплосеть», началась 1 февраля 1978 г., когда для упорядочения эксплуатации и ремонта отопительных котельных, дальнейшего развития централизованного комплексного решения вопросов теплоснабжения городов, рационального и эффективного использования источников тепла и топливно- энергетических ресурсов, развития ремонтной базы теплоэнергетических предприятий, исполком Минского городского Совета народных депутатов было принято решение о создании при жилищном управлении Мингорисполкома Минского производственного объединения (МПО) котельных и тепловых сетей. B решении Мингорисполкома № 160 от 6 апреля 1978 года была предусмотрена передача на баланс МПО котельных и тепловых сетей от них, которые обеспечивали теплоснабжение жилых домов (кроме котельных и тепловых сетей Белглавэнерго).
Обслуживание котельных и тепловых сетей от них осуществлялось двумя ремонтно-эксплуатационными участками, объединяющими 8 мастерских участков. Ha начало 1979 года среднесписочная численность всех работающих составила 209 человек, на конец года – 519 человек.
По состоянию на 01.01.1995 г. предприятие обслуживало 40 котельных, 132 ЦТП и 305,5 километров тепловых сетей в двухтрубном измерении.
В настоящее время на предприятии трудится свыше 1000 человек, включая головное предприятие и территориально-удаленные структурные подразделения.
Основными факторами, которые определили необходимость запуска проекта, стала фактическая невозможность дальнейшего развития используемой на тот момент системы учета документов, сложность в использовании различных подсистем и способов для работы с документами (например, пересылка документов по внутренней электронной почте, учет документов с использованием таблиц Excel или бумажных журналов и т.п.), высокие временные затраты при классическом «бумажном» обмене документами при их согласовании, а также отсутствие возможности использования современных технологий работы с электронными документами, которые являются обязательными с точки зрения законодательства Республики Беларусь – использование электронной цифровой подписи, возможность обмена с другими организациями электронными документами с использованием АИС МВ («модернизированной» СМДО).
Результатом выбора базового программного продукта стал «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», так как предприятие обладало квалифицированными специалистами в области других систем на базе «1С», а открытый код позволял уйти от зависимости от поставщика решения.
В результате выполненных работ была создана СЭД, полностью отвечающая требованиям нашего предприятия, автоматизирована обработка входящих, исходящих и внутренних документов, договорная работа, контроль исполнения, обработка обращений граждан и юридических лиц путем взаимодействия с системой «Обращения.бел», реализован обмен электронными документами с использование модернизированной СМДО.
В настоящее время в системе работает свыше 300 пользователей в головном предприятии и 7 территориально-удаленных участках – РТС (районных тепловых сетях). Хотим отметить, что большинство требований предприятия было реализовано путем настройки базового продукта – «1С:Документооборот КОРП для Беларуси», а небольшие доработки, связанные со спецификой деятельности предприятия, были реализованы исполнителем в рабочем порядке и заняли небольшое количество времени.
Ведение проекта было реализовано в полном соответствии с требованиями предприятия – обследование и разработка технического задания, стадия технического проекта с разработкой необходимой документации, обучением работников предприятия, проведением всех необходимых испытаний. Работа по проекту была завершена в конце апреля 2023 года, а сама СЭД находится на гарантии.
Дальнейшее сопровождение СЭД будет осуществляться в гибридном режиме с привлечением ЗАО «МиСофт НВП» за решением действительно сложных и трудоемких задач, консультирования в части реализации норм законодательства и специфическим аспектам использования прикладного решения. Опыт и знания, полученные администраторами предприятия в процессе обучения, взаимодействия со специалистами ЗАО «МиСофт НВП» при внедрении СЭД, позволяют в настоящее время осуществлять решение задач по эксплуатации системы собственными силами.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей