Создание корпоративной системы учета и согласования документов с использованием решения 1С: Документооборот 3.0 в ООО "ИнноТехМаш"
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "ИННОВАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В МАШИНОСТРОЕНИИ"
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Учет договоров
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Описание
Оптимизированы процессы согласования договоров и коммерческих предложений, обеспечена оперативность согласования данных документов. Поставленная руководством компании задача по созданию корпоративной системы учета и согласования документов с использованием решения 1С: Документооборот 3.0 успешно выполнена.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
«ИнноТехМаш» представляет собой полноценный многопрофильный холдинг, занимающийся металлообработкой, термическим производством, производством электродвигателей и запорной арматуры. Холдинг имеет большой опыт в создании конструкторской и проектной документации, и во многом другом.
В целях оптимизации процессов согласования договоров и коммерческих предложений, обеспечения оперативности согласования данных документов, руководство компании поставило задачи по созданию корпоративной системы учета и согласования документов с использованием решения 1С: Документооборот 3.0.
Оптимизацией решения занимались специалисты компании Общество с ограниченной ответственностью «Информационные Розничные Интегрированные Системы» (ООО «ИРИС»).
В функциональные рамки проекта входила следующая функциональность:
- Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- Учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
- Поддержка сложных процедур согласования: параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
- Поддержка нескольких резолюций в документах;
- Автоматизация совместной работы пользователей с использованием процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, поручение, ознакомление, приглашение, а также составных процессов обработки документов;
- Гибкая настройка маршрутизации процессов с использованием условий;
- Автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- Автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
- Просмотр и редактирование файлов, сохранение версий изменения файлов;
- Полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- Использование настраиваемых связей между документами, как односторонних, так и двухсторонних;
- Возможность добавлять реквизиты документов в пользовательском режиме;
- Присвоение документам и файлам различных тематических категорий, основанное на анализе их содержания;
Реализуемая отчетность:
Типовая отчетность, предусмотренная в 1С: ERP
Интеграционный контур
Интеграции 1С: Документоборот c 1C: ERP после реализации вендором типового решения для 1С: Документооборот 3.0.
Миграция НСИ и начальных данных
Миграция НСИ и начальных данных из исторической системы – 1С: ERP.
Подход к реализации выполнения комплексного проекта автоматизации.
-
- В связи с необходимостью внедрения программного продукта 1С:Документооборот в короткие сроки и отсутствии отлаженных формализованных процессов, так как компания находится в начальной стадии запуска деятельности, ИРИС предложил подход к автоматизации по гибкой модели реализации проекта, в которой отсутствуют стадии моделирования процессов в программном продукте, проектирование и разработка нового/нетипового функционала.
- Основными стадиями подготовки ко вводу в эксплуатацию программного продукта 1С: Документооборот были:
- Сбор детальных требований /экспресс-обследование
- Первичная настройка системы
- Обучение пользователей
- Заполнение НСИ справочников и номенклатур сотрудниками Заказчика (после соответствующего обучения)
- Подготовка инструкций
-
- Далее, после подготовки осуществлялась Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ). На этой стадии сотрудники Заказчика начали ежедневно работать в программном продукте. Со стороны ИРИСа была выделена Линия поддержки, т.е. консультант 1С компании ИРИС, осуществляющий активное сопровождение, поддержку пользователей Заказчика, а также выполнял «донастройку» системы, решение технических проблем доступа.
- Для начальной стадии старта деятельности компании ИнноТехМаш программный продукт 1С: Документооборот имел избыточный функционал, и по этой причине ввод в эксплуатацию производился по тем функциональным блокам, которые имели свое отражения в реальной деятельности компании.
- Управление ходом работ и сдача работ производилось еженедельно путем подготовки со стороны Исполнителя ИРИС еженедельного «Рабочего отчета», ознакомления и подписания данного отчета выделенным представителем Заказчика.
- В последующем, после введения в Промышленную эксплуатацию программный продукт 1С: Документооборот, компанией ИРИС был составлен план развития системы ПП 1С:ДО с поэтапным введением в эксплуатацию последующих участков учета в соответствии с стадиями развития деятельности компании.
- Общая продолжительность работ первого этапа составила 1,5 (полтора) месяца, По окончании каждого этапа подводился итог, анализировались результаты, осуществлялась приемка работ и актирование. Выявленные дополнительные потребности во внедрении другой функциональности 1С: Документооборота, кроме согласования договоров и КП планировалось на следующий этап. Количество сотрудников Исполнителя, осуществляющих поддержку пользователей на этапе, являлось фиксированным. Дополнительные работы, не описанные в перечне функциональных границ и блоков спринта, выполнялись с учетом почасовой ставки необходимого специалиста.
- Применяемый подход не подразумевал модификацию функционала 1С: Документооборот под особенности бизнеса, осуществлялось внедрение типового функционала. В процессе внедрения требования по модификации собирались в реестр доработок. Доработки оценивались, по согласованию с Заказчиком были реализованы в рамках дополнительных работ или откладывались на дальнейшее развитие.
Все задачи, поставленные перед проектом, были решены. Автоматизированы 53 рабочих места. Система передана в промышленную эксплуатацию 01.08.2022 года.
На данный момент, мы можем оценить результаты автоматизации и внедренную систему следующим образом:
- Соответствие потребностям организации: 5
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
- Удобство работы с программой: 5
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
- Оцените качество работы партнера "1С": 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")
Публикацию внедренного решения на сайте 1С разрешаем.
Мы готовы рекомендовать коллегам данное решение для автоматизации их деятельности.
Благодарим компанию ИРИС за сотрудничество и рекомендуем ее как надежного партнера в вопросах автоматизации деятельности компаний.
Отзыв клиента
