Оптимизация процессов обмена данными с ГИИС ДМДК для ломбарда на базе "1С:Ломбард КОРП"
Совсем недавно наша компания завершила проект для одного из престижнейших московских ломбардов премиум-сегмента. Данный ломбард является признанным лидером рынка Москвы и задает высокие стандарты в своей сфере. Он специализируется на предоставлении максимально выгодных условий для залога предметов исключительной ценности.
В связи с введением обязательного применения универсального транспортного модуля ГИИС ДМДК (далее – УТМ) при розничных реализациях залоговых изделий с 01.03.2025 руководство ломбарда обратились в ООО «Аксиома-Софт» с задачей по настройке интеграции системы 1С:Ломбард с ГИИС ДМДК, в том числе в части обмена данными по УТМ.
Интеграция с ГИИС ДМДК, реализованная в отраслевом решении 1С:Ломбард, позволяет оперативно обмениваться данными с ГИИС ДМДК по оформленным и выбывшим залоговым изделиям, как по одному изделию, так и в «пакетном режиме», то есть сразу по нескольким изделиям. Таким образом, позволяя сократить затрачиваемое время на обработку данных, а также минимизировать количество вероятных ошибок. Передача и получение данных по УТМ в процессе проведения розничной реализации залоговых изделий также входит в состав интеграции с ГИИС ДМДК. Особенностью работы УТМ, заложенной законодательными органами, является то, что обмен данными должен происходить непосредственно перед печатью чека о продаже. В связи с чем предполагается наличие в базе данных ломбарда информации о уникальных идентификаторах каждого залогового изделия, выбывающего в процессе розничной реализации.
В результате коммуникации с Заказчиком и предварительного анализа его базы данных, было выявлено, что ранее Заказчик не применял заложенный функционал системы 1С:Ломбард в части интеграции с ГИИС ДМДК и вносил данные вручную в личном кабинете информационной системы. Как следствие в базе данных ломбарда по залоговым изделиям отсутствовали уникальные идентификаторы, отличались наименования залоговых изделий, их характеристики, количество, и присутствовали иные ошибки, связанные с регламентом по заполнению карточек залоговых изделий, в том числе отражение в одной карточке залогового изделия нескольких позиций в виде перечисления. Указанные условия препятствовали возможности работы с УТМ, а следовательно, не позволяло проводить розничные реализации залоговых изделий, при этом не нарушая действующего законодательства.
С учетом указанного ранее, были выявлены и согласованы с Заказчиком следующие задачи:
1.1. выполнить настройку интеграции с ГИИС ДМДК;
1.2. выполнить настройку интеграции по УТМ ГИИС ДМДК;
1.3. выполнить разбивку номенклатур по залоговым изделиям, ранее некорректно заведенных в системе в виде перечисления в одной карточке залогового изделия, с корректным заполнением наименований и характеристик изделий;
1.4. внести изменения в карточки номенклатур в части заполнения наименований и характеристик залоговых изделий, содержащих ошибки в базе данных ломбарда, а также внести соответствующие изменения в ряд регистров, необходимых для корректного обмена данными с ГИИС ДМДК;
1.5. заполнить регистры, участвующие при обмене данными с ГИИС ДМДК, в части уникальных идентификаторов по залоговым изделиям и залоговым билетам.
По задачам 1.1 и 1.2 было выполнено подключение специалистов к рабочим местам Заказчика для заведения настроек интеграции.
Для решения задач 1.3 – 1.5 были созданы несколько многоэтапных обработок, которые позволили:
2.1. получить необходимые данные из ГИИС ДМДК по залоговым билетам и изделиям;
2.2. выявить соответствие залоговых билетов и изделий между двумя системами (1С:Ломбард и ГИИС ДМДК) для последующего заполнения данных в системе Заказчика в части характеристик залоговых изделий и уникальных идентификаторов залоговых билетов и изделий;
2.3. выполнить загрузку данных из ГИИС ДМДК в части характеристик залоговых изделий, уникальных идентификаторов залоговых билетов и изделий;
2.4. выполнить сторнирование номенклатур, ранее некорректно заведенных в системе в виде перечисления в одной карточке залогового изделия, с последующим созданием корректных карточек залоговых изделий, а также заполнением по ним данных по пункту 2.3;
2.5. заполнить регистры «Учет предоставленных займов», «Свойства номенклатуры», «Ювелирные изделия ГИИС ДМДК», «Вставки в ювелирные изделия», «Квитанции (залоговые билеты) ГИИС ДМДК»
В результате проведенных работ были получены следующие результаты:
- За счет настройки интеграции с ГИИС ДМДК сократилось затрачиваемое время на обработку данных по залоговым билетам и изделиям для передачи данных в ГИИС ДМДК с сопутствующей минимизацией количества ошибок при передаче данных;
- Реализована возможность печати штриховых кодов, содержащих информацию о уникальных идентификаторах залоговых изделий, что позволяет автоматизировать часть процессов по подбору залоговых изделий путем применения оборудования для чтения штриховых кодов.
- За счет настроенной интеграции с ГИИС ДМДК и внесения недостающих данных в систему Заказчика оптимизирован процесс отражения и фиксирования результата маркировки залоговых изделий, предназначенных для розничной реализации;
- Реализована возможность автоматического заполнения характеристик залоговых изделий, в случае, если это изделие ранее было заложено в ломбард Заказчика, на него была нанесена физическая маркировка, до его продажи заемщик погасил заем, в качестве обеспечения которого выступало это залоговое изделие, и повторно предоставил это изделие в качестве обеспечения нового займа.
- Выполняется автоматический контроль наличия маркировки залоговых изделий перед их розничной реализацией;
- Реализована возможность проведения розничной реализации с применением УТМ ГИИС ДМДК, тем самым позволяя соблюдать требования законодательства.
Автоматизированы следующие функции:
- Банк и касса
- Завершение периода
- Налоговый учет
- Основные средства
- Производственные операции
- Расчет зарплаты
- Расчет зарплаты и кадровый учет
- Расчеты с контрагентами
- Регламентированная отчетность
- Товарно-материальные ценности
- Торговые операции
- Учет в обособленных подразделениях
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
Описание
Внедрение осуществлялось в два больших этапа:
1.Разработка информационной системы на базе «1С:Ломбард КОРП»
2.Развитие функциональных и интеграционных возможностей.
До внедрения программного продукта «1С: Ломбард КОРП» ведение учёта осуществлялось в системе, не подходящей под требования законодательства, в том числе отражение учёта по неактуальному плану счетов. Использовался устаревший продукт, недостаточный функционал которого компенсировался внешними доработками, ухудшающими производительность системы, требующие регулярной поддержки и адаптации.
Целью первого этапа проекта явилась:
-необходимость оптимизации производительности процессов и их автоматизация,
-необходимость соответствия учётной системы действующему законодательству, в том числе перевод учётной системы на Единый план счетов
В процессе реализации первого этапа были осуществлены следующие работы:
-перенос данных по регистрам, необходимых для последующей корректной работы системы в части операционной деятельности;
-перенос остатков по бухгалтерскому учёту;
-выполнение настроек учёта под клиента, в том числе настройка соответствия счетов учёта между планами счетов РСБУ и ОСБУ;
-подготовка системы, а также её перевод на Единый план счетов;
-подготовка, тестирование и выполнение обработок по запросу клиента на внесение исправлений в учёте;
-поиск, анализ и частичное исправление ошибок, допущенных сторонним исполнителем при переносе части данных по операционной деятельности из предшествующей системы в «1С:Ломбард КОРП»;
-выполнение общих настроек системы под клиента;
-методологические рекомендации и консультации клиента.
В рамках первого этапа были внедрены и настроена работа следующих подсистем:
-Предоставление займов
-Оформление и учёт залоговых билетов
-Оценка и учёт залогового имущества
-Начисление процентов
-Перезалог имущества (изменение условий)
-Досрочный выкуп
-Реализация невостребованного имущества
-Проверка контрагентов по спискам Росфинмониторинг
-Организация рабочего плана счетов и ведение учета в соответствии с учетной политикой
-Учет по ОСБУ общехозяйственных и специализированных операций
-Расчет налоговых обязательств
-Формирование управленческой, отраслевой и специализированной отчетности
Основной причиной второго этапа внедрения и развития информационной системы на базе «1С:Ломбард КОРП» явилось отсутствие интеграции с ГИИС ДМДК.
Детальное изучение ситуации показало, что:
-для интеграции с ГИИС ДМДК не применялся встроенный функционал 1С:Ломбард, данные вносились вручную в личном кабинете ГИИС ДМДК;
-в базе данных ломбарда отсутствовали уникальные идентификаторы по залоговым изделиям;
-наименование, характеристики и количество залоговых изделий в базе ломбарда и не соответствовало данным в ГИИС ДМДК;
-некорректно заполнялись карточки залоговых изделий;
-отсутствовала возможность работы с УТМ и, как результат, проведение розничных реализаций залоговых изделий не соответствовало требованиям законодательства.
Таким образом, целями второго этапа явились:
-настройка интеграции системы на базе «1С:Ломбард КОРП» с ГИИС ДМДК;
-настройка обмена данными по УТМ;
-обеспечение возможности проведения розничных реализаций залоговых изделий в соответствии с актуальным законодательным требованием об обязательном применении УТМ с 01.03.2025.
В ходе реализации второго этапа внедрения и развития информационной системы на базе «1С:Ломбард КОРП» была полностью обеспечена интеграция с ГИИС ДМДК, что позволило ломбарду оперативно обмениваться данными с ГИИС ДМДК по оформленным и выбывшим залоговым изделиям (по одному и пакетно), передавать и получать данные по УТМ в процессе розничной реализации залоговых изделий.
В рамках второго этапа была обеспечена интеграция с ГИИС ДМДК, в результате чего:
-сократилось время обработки данных по залоговым билетам и изделиям;
-минимизировано количество ошибок при передаче данных;
-автоматизированы процессы по подбору залоговых изделий с помощью штрихкодирования;
-оптимизирован процесс маркировки залоговых изделий из драгоценных металлов и камней, предназначенных для розничной реализации;
-реализована возможность автоматического заполнения характеристик ранее заложенных и выкупленных залоговых изделий из драгоценных металлов и камней;
-обеспечен автоматический контроль наличия маркировки залоговых изделий из драгоценных металлов и камней перед их розничной реализацией;
-реализована возможность проведения розничной реализации с применением УТМ ГИИС ДМДК.
Результатом комплексного проекта по разработке, внедрению и развитию информационной системы ломбарда явилось повышение производительности выполнения ключевых бизнес-процессов, обеспечение соответствия актуальным требованиям законодательства, включая ведение учёта не Едином плане счетов, интеграцию с ГИИС ДМДК.
Реализацией всех этапов разработки и внедрения информационной системы была привлечена компания «Аксиома-Софт», которая была выбрана благодаря опыту и наличию профильной экспертизы в автоматизации ломбардов и доказанному опыту успешной интеграции с государственными системами.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Дистанционное обучение пользователей
- Интеграция со сторонними системами автоматизации
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе