Цифровизация деятельности Научно-исследовательской части Самарского университета в части управления проектами НИОКР и регистрации результатов труда интеллектуальной деятельности Заказчика

Автоматизированы следующие функции:

• Управление научной деятельностью и инновациями
• Автоматизация бизнес-процессов
• Анализ деятельности и план-фактный анализ проекта
• Делопроизводство
• Другое
• Интеграция с отраслевыми продуктами сторонних разработчиков
• Планирование содержания и сроков проекта
• Управление финансами проектов
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет хозяйственных операций и регистрация фактических данных проекта

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Основной целью проекта было создание цифровой информационной среды, обеспечивающей прозрачность проведения работ по управлению проектами НИОКР и сокращение сроков исполнения сопутствующих процедур бизнес процессов управления проектами НИОКР на разных фазах проектов.
Заказчиком были поставлены следующие ключевые задачи:
1. Выявить, оптимизировать и интегрировать процессы проектной деятельности в рамках НИОКР в информационную среду вуза.
2. Сформировать единый процесс управления проектом НИОКР в рамках действующих информационных систем Заказчика, обеспечив тем самым единство ввода информации и много разовость ее использования.

Уникальность проекта заключалась в быстром переобучении сотрудников Заказчика работать в рамках узкоспециализированного электронного документооборота управления проектами НИОКР. Стоит отметить, что часть подобных проектов идет в рамках контрактов, соблюдение по которым сроков и качества конечного результата является крайне необходимым условием. А риски по таким проектам сопряжены с серьезными последствиями, в том числе персональными. Однако, хотя, проектная деятельность изначально была построена у Заказчика и велась не один год, пришлось пересмотреть в том числе подходы к организации этой деятельности и внести корректировки в устоявшиеся за долгие десятилетия подходы к ее ведению. При этом удалось вовлечь в модернизацию деятельности сотрудников Заказчика и за счет предложения более удобных инструментов работы минимизировать эффект отторжения изменений у конечных пользователей.

Реализация функциональных требований к решению поставленных задач проекта и достижения результатов проводилась на базе существующих информационных систем, являющих частью единой информационной среды Заказчика. Большая часть работ была проведена в рамках системы электронного документооборота, построенной на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП». Также. В рамках решения задачи обеспечения единства ввода информации и много разовости ее использования, адаптационные доработки в рамках проекта коснулись и других систем: АИС «Парус Бюджет», АИС «ИМЦ: Управление университетом», включая модуль автоматизированного управления пользователями «AD: единая авторизация» (собственная разработка на базе платформы 1С:Предприятие).

За счет хорошей проработки предлагаемого решения, включающего в себя технические, интеграционные и организационные вопросы, удалось провести внедрение готового решения в промышленное использование в установленные сроки. Техническая реализация и его интеграция в единую информационную среду Заказчика не вызвала затруднений за счет глубокой методической проработки и хорошего опыта проектной команды разработчиков с обеих сторон. На текущий момент команда Заказчика заинтересована в развитии решения с большим уклоном в специфику именно управления проектами, разработки контрольных меток процесса реализации проектов и подключения систем визуальной аналитики для оставления дашбордов мониторинговых показателей для управленческого звена Заказчика.

Все цели и задачи, поставленные Заказчиком в рамках проекта полностью решены. Созданная информационная среда управления проектами НИОКР позволила сократить время на реализацию процедур процессов управления проектами и создать электронное хранилище истории проработки проекта, состоящее из документов проекта и истории взаимодействия сотрудников в рамках проектов НИОКР. В рамках проекта также удалось пересмотреть текущие процессы управления проектами и провести их оптимизацию, сократив количество ненужных ответвлений и итераций обработки данных. Дополнительным эффектом от внедрения проекта в промышленную эксплуатацию стало появление электронной базы свидетельств и патентов, выданных на интеллектуальные результаты проектов НИОКР, принадлежащие Заказчику.

Выполнены следующие работы:

• Аудит и оптимизация настроек системы
• Дистанционное обучение пользователей
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика