Автоматизация электронного документооборота на основе типового решения 1С:Документооборот КОРП редакции 3.0

Рекомендательное письмо-отзыв

Акционерное Общество «Газпром шельфпроект» — сервисная компания с полным комплексом услуг для реализации морских нефтегазовых проектов. Среди наших компетенций - работы по поиску, разведке и разработке морских месторождений углеводородов, а также управление проектными и изыскательскими работами, включая интегрированное управление проектами и обширный спектр смежных и сопутствующих услуг.

Увеличение оперативности принятия решений – ключевой фактор автоматизации процессов на базе системы электронного документооборота. В то же время требовалось перевести хранилище документов на единую программную платформу «1C:Предприятие 8.3», на которой работают другие системы предприятия, сократить бумажный документооборот на предприятии, уменьшить сроки согласования внутренних документов и автоматизировать бизнес-процессы по работе с документами, такие как согласование, поручение, ознакомление и другие.

В рамках проекта автоматизации был выбран программный продукт «1С:Документообор 8 КОРП». Решение поставленных задач предполагало достижение следующих целей:

1. Обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности Общества;
2. Оптимизация сроков формирования, согласования и подписания управленческой, статистической и иной документации;
3. Повышение безопасности информации и документов, обеспечение конфиденциальности - доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей;
4. Сокращение временных затрат на рутинные операции с документами (создание, поиск и т.д.);
5. Обеспечение эффективного накопления, управления и доступа к информации;
6. Обеспечение контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников;

Проект стартовал в мае 2022 года. Передача продукта в опытную эксплуатацию произошла уже через 3 месяца, в августе 2022 года.

За это время проведены следующие работы:

1. Проведена оценка существующей системы документооборота;
2. Настроены процессы (исполнение, согласование, контроль) для контроля за поставленными задачами сотрудникам;
3. Настроена работа с внутренними документами, процессами по работе с договорами;
4. Настроена интеграции между «1С: Зарплата и управление персоналом КОРП», «1С: Бухгалтерия» и 1С: Документооборот КОРП;
5. Настроена связь между договорами, которые хранятся в «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП». Это упростило создание новых договоров, позволило исключить дублирование информации и повысило удобство работы;
6. Настроена автоматическая рассылка действующих ОРД новым сотрудникам для ознакомления;
7. Сформированы инструкции для пользователей;
8. Проведены обучения сотрудников по работе с системой.

Автоматизированы следующие функциональные модули:

1. Делопроизводство;
2. Работа с договорными документами (в т.ч. дополнительными соглашениями, соглашениями о конфиденциальности и прочими);
3. Работа с входящей корреспонденцией;
4. Формирование, согласование, подписание и отправка исходящей корреспонденции;
5. Работа со служебными записками;
6. Формирование, согласование и отработка заявлений;
7. Работа с организационно-распорядительной документацией;
8. Формирование и согласование протоколов совещаний;
9. Постановка и контроль поручений;
10. Работа с доверенностями;
11. Отражение первичных учетных документов;
12. Формирование отчетности.

Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» являются:

1. Сокращение времени регистрации документов;
2. Сокращение времени согласований документов;
3. Оперативный доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
4. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
5. Ознакомление новых сотрудниками с полным перечнем необходимых ОРД организации;
6. Образован электронный архив документов;
7. Сократилось время на поиск необходимого документа.

На сегодняшний день в системе работает 311 пользователей.

От лица АО «Газпром шельфпроект» выражаю благодарность компании ООО «ВОЛГАРД» за успешную реализацию Проекта по разработке и внедрению Системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП», за профессиональный подход к решению поставленных задач и рекомендуем, как компетентного и надежного партнера в вопросах автоматизации деятельности предприятий.

Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:

Соответствие потребностям организации 5
(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")
Удобство работы с программой 5
(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")
Оцените качество работы партнера "1С" 5
(где "5" - "работой партнера очень доволен")

Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности (ответ из числа перечисленных ниже):
- Да
- Скорее да
- Скорее нет
- Нет

С уважением,

Довнарович Андрей Юрьевич,

Заместитель генерального директора по ИТ и автоматизации

_____________________ / «01» марта 2023 года