Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП" в ООО "ПРОФИЛАБТЕСТ"

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Компания «Профилабтест» является ведущим производителем и поставщиком иммунохроматографических экспресс-тестов и лабораторно-диагностического оборудования в Российской Федерации.
Портфель продуктов компании включает качественные и недорогие ИХА экспресс-тесты для клинических лабораторий любого уровня – от небольших поликлиник до федеральных медицинских центров.
До старта проекта документооборот в компании велся вручную, что существенно замедляло процесс перемещения документов между отделами. Кроме того, ведение бумажного документооборота являлось затратным процессом. В связи с этим, руководство компании принято решение об автоматизации документооборота.
На стадии предпроекта перед компанией стоял выбор между редакциями 1С:Документооборот 2.1 или 3.0 для автоматизации процессов документооборота компании. По итогам обследования текущей информационной системы было принято решение внедрить последнюю редакцию программного продукта.

Цели проекта:
1. Экономия средств за счет автоматизации процессов и экономии времени сотрудников;
2. Перевод процессов Согласования, Подписания и Регистрации документации в единую информационную систему для сокращения сроков принятия решений.
3. Контроль местонахождения документации, всегда быть в курсе - где, у кого и как долго находится тот или иной документ;
4. Хранение документации, электронный архив;
5. Повышение прозрачности согласования и отслеживания местонахождения документов;
6. Контроль своевременности выполнения задач.

Проект реализовывался в несколько этапов:
1. Обследование. На данном этапе проведены интервью с ключевыми пользователями бизнес-процессов. По результатам составлен Отчет об обследовании
2. Моделирование. В рамках данного этапа разработан и настроен типовыми средствами прототип системы, созданы маршруты процессов, подключен сервис 1С:ЭДО, а также добавлены дополнительные реквизиты по каждому виду документа. Также на данном этапе были выявлены функциональные разрывы, составлен Лист требований на их устранение и доработан типовой функционал.
3. Проектирование. ЛТ на устранение функциональных разрывов
4. Разработка. Разработан и протестирован новый функционал системы.
5. Опытно-промышленная эксплуатация. Разработаны сценарии тестирования, протокол готовности системы ко вводу в промышленную эксплуатацию, регламент осуществления поддержки при запуске (определены каналы и сроки реакции на обращение).
6. Обучение. Проведено онлайн обучение для пользователей, а также записаны видеоинструкции по работе с каждым видом документа.
7. Внедрение. Запуск системы в работу в полном объеме, предполагаемом проектом.

По итогам проекта удалось достичь следующих результатов:
1. Внедрение системы 1С.Документооборот 3.0 привело к сокращению времени на работу с документами, которое раньше тратилось на перемещение бумажных документов в офисе.
2. Сократились затраты и на создание документов, в том числе на бумагу и прочие расходные материалы.
3. Теперь сотрудники имеют возможность оперативно найти в системе любой необходимый документ.
4. Уменьшились затраты на копирование документов.
5. Реализовав документ «служебная записка», система позволила быстро решать текущие проблемы организации, так как одним из самых актуальных видов документов в ООО "Профилабтест" является служебная записка, как способ взаимодействия между руководителями и сотрудниками отделов.

Количество автоматизированных рабочих мест: 55

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика