ПАО «ТрансКонтейнер» — лидер контейнерной железнодорожной логистики в Евразии, оперирующий крупнейшим в России парком контейнеров и фитинговых платформ на всей сети железных дорог стандарта 1520. У Общества есть уникальный опыт эффективного управления парком на более чем 300 000 маршрутов в России и за рубежом, а также реализации комплексных транспортно-логистических решений «от двери до двери», позволяющих доставить контейнерный груз в любой пункт назначения России, стран СНГ, Европы и Азии, с использованием собственных транспортных активов и/или с привлечением компаний-партнеров.

В целях оптимизации процессов обработки, регистрации, сбора и архивирования документов в единой системе, снижения трудозатрат на выполнение рутинных операций, централизации и унификации процессов компании для сокращения неэффективных операций, повышения скорости поиска необходимых сведений и документов, сокращения затрат на хранение и работу с архивными документами руководство компании поставило задачи по созданию корпоративной системы электронного архива с использованием решения 1С:Документооборот.

Оптимизацией решения занимались специалисты компании Общество с ограниченной ответственностью «Информационные Розничные Интегрированные Системы» (ООО «ИРИС»).

В функциональные рамки проекта входили следующие задачи:

1. Подсистема электронного архива:
   1. Автоматизация процессов обработка входящих, исходящих и внутренних документов в соотвсетвии со схемами процессов.
   2. Долговременное централизованное структурированное хранение сканов-образов бумажных документов;
   3. Ручное создание Карточки в системе электронного архива;
   4. Автоматическое создание Карточки в системе электронного архива на основании созданного в учетной системе документа;
   5. Исключение дублирования сканов-образов документов в системе;
   6. Поиск документов по атрибутам документов, свойствам документов, комплектов документов, связанных процессов и операций, датам, статусам, по реквизитам электронных карточек и по тексту документа;
   7. Доступ из карточки системы электронного архива в связанные с документом процессы;
   8. Управление комплектами документов:

• Формирование комплектов взаимосвязанных документов
• Добавление документа в комплект;
• Фиксация комплекта документов, после которой дальнейшие изменения самого комплекта и документов в нем запрещаются;
• Удаление ошибочного комплекта и снятие ошибочной фиксации (действия должны требовать подтверждения и специальных прав в системе, недоступных обычным пользователям);
  9. Возможность масштабирования архива с точки зрения развития функциональных возможностей и увеличения интенсивности использования;
  10. Предоставление различных прав доступа к элементам системы в зависимости от роли пользователя;
  11. Хранение данных о ролях, пользователях и группах;
  12. Хранение журналов;
  13. Хранение технической и служебной информации системы;

2. Подсистема управления задачами:
   1. Формирование задач в автоматическом режиме на основании созданной карточки документа;
   2. Автоматическое присвоениее задаче номера и даты создания;
   3. Предоставление различных прав доступа к элементам подсистемы в зависимости от  роли пользователя;
   4. Поддержка маршрутов обработки документов, различающихся в зависимости от    услуги, типа документа и других условий;
   5. Управление задачами – переназначение, делегирование, изменение приоритетов и т.д.
   6. Временное делегирование полномочий (например, на время отпуска или болезни) с контролем руководителя делегирующего сотрудника и администратора системы;
   7. Установление связи между задачей и карточкой документа в системе электронного архива;
   8. Автоматическое присвоение задаче системных статусов в зависимости от жизненного цикла процесса и в зависимости от действий над документами согласно бизнес- процессам и сценариям работы организации. Изменения статусов должно производится системой автоматически в момент совершения действий над задачей со стороны пользователя;
   9. Статусы должны быть доступны в качестве поискового параметра для поиска и отбора задач и связанных с ними документов/комплектов документов.
   10. Автоматическая отправка пользователям уведомлений об изменениях статусов, в том числе о назначении задачи на сотрудника;
   11. Атрибутивный и полнотекстовый поиск в задачах, документах, комплектах   документов;
   12. Логирование всех    изменений,    совершаемых над    задачами,       процессами, операциями, документами и комплектами документов;
3. Архивация бумажных экземпляров документов.
   1. Ведение номенклатуры дел в соотвествии со стандартами предприятия.
   2. Автоматическое создание и закрытие дел/томов по номенклатуре дел
   3. Автоматическое присвоение номера дела/тома согласованным документам в зависимости от набора параметров документа.
4. Изъятие документов из архива по окончанию сроков хранения и уничтожение документов с фиксацией даты фактического уничтожения
5. Предоставление документов из архива по запросу с подписанием акта приема- передачи оригинала документа, отслеживание состояния переданных сотрудникам документов и сроков возрата.
6. Отчетность:
   1. формирование отчетов об обработке документов в разрезе:
      1. типы задач,
      2. статусы задач,
      3. статусы операций,
      4. статусы документов,
      5. инициаторы,
      6. исполнители,
      7. ключевых дат (даты создание запроса, изменение статуса и т.д.),
      8. сроки обработки и т.д.
7. Интеграция:
   1. Интеграция с учетной системой.

Реализация проекта затронула производственные площадки – 1С: Управление холдингом, 1С:Документооборот.

В рамках реализации проекта ключевая задача по автоматизации процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов и созданию системы долговременного структурированного хранения скан-образов бумажных документов была успешно достигнута.

Достигнутые результаты:

• Проведена централизация и унификация процессов компании для сокращения неэффективных операций;
• Автоматизирован процесс работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• Достингуто ускорение учетных процедур и доставки документов для бухгалтерии;
• Оптимизированы процессы обработки, регистрации, сбора и архивирования документов в единой системе;
• Достингуто снижение трудозатрат на ведение рутинных операций, уменьшено влияние человеческого фактора на качество обработки документов;
• Повышена скорость поиска необходимых сведений и документов, формирования подборок и выгрузок в рамках единой платформы электронного архива;
• Достигнуто сокращение затрат на хранение и работу с архивными документами.

Все поставленные задачи были решены. Система в части заключительной очереди передана в промышленную эксплуатацию 10.05.2023. Автоматизированы более 145 рабочих мест.

Дата начала промышленной эксплуатации 10.05.2023.

Дата подписания отзыва 11.05.2023.

На данный момент, мы можем оценить результаты автоматизации и внедренную систему следующим образом:

• Соответствие потребностям организации: 5

(где "5" - "в информационной системе реализованы все необходимые возможности")

• Удобство работы с программой: 5

(где "5" - "работать с программой легко и комфортно")

• Оцените качество работы партнера "1С": 5

(где "5" - "работой партнера очень доволен")

Мы готовы рекомендовать коллегам данное решение для автоматизации их деятельности.

Благодарим компанию ИРИС за сотрудничество и рекомендуем ее как надежного партнера в вопросах автоматизации деятельности компаний.

ФИО, должность, подпись, печать