Автоматизация работы ООО «Интерсервис» на базе "1С:Бухгалтерия"

Наш клиент — московская компания ООО «Интерсервис», которая оказывает услуги по уборке помещений.

Учет ведется в "1С:Бухгалтерия 8. КОРП", сервис "1С:Фреш". В организации не планируют подключать электронный документооборот, обмен документами происходит традиционно:

• распечатывают документы из базы "1С:Бухгалтерия 8. КОРП",
• отправляют по почте контрагентам,
• получают подписанные.

Если контрагенты не вернут свои подписанные экземпляры, то ООО «Интерсервис» останется без первичных документов, а без них компания не сможет подтвердить факт хозяйственной операции.

Наша задача — разработать систему, которая позволила бы контролировать, пришёл ответ от контрагента или нет, и, если не пришёл, отправить напоминание.

Как решили задачу

В функционале "1С:Бухгалтерия 8. КОРП" есть типовая галочка, которую нужно ставить после получения от контрагентов подписанных документов. Эту галочку мы использовали в нашей обработке — программа формирует список контрагентов, у которых не проставлена галочка, то есть тех, от кого не пришли документы, и отправляет им напоминание по электронной почте.

Автоматическая рассылка напоминаний

• Задаём регламентное задание, в котором указываем, как часто делается рассылка.
• Программа автоматически формирует пакет документов для отправки по электронной почте. Пакет документов для каждого контрагента формируется свой — подтягивается из базы. Если отправили акты сверки и не получили ответ, то к электронному письму будет прикреплен этот акт сверки и первичные документы, которые указаны в этом акте.
• Если нужно напомнить вернуть документ, то к письму прикладываются печатные формы в архиве.

Ручная рассылка напоминаний

1. Выбираем документы, по которым нужно сделать рассылку:

• поступления,
• реализации,
• акты сверки,
• счета на оплату.

2. Далее программа сформирует письма для рассылки.

Как формируется письмо с напоминанием?

Текст письма генерируется программой автоматически в зависимости от того, какие документы к нему прикреплены.

Но со счетами на оплату немного другой алгоритм:

• сначала обработка анализирует период, до которого счёт должен быть оплачен,
• если ещё не последний день оплаты, рассылка не отправится,
• если документ уже оплачен, то рассылка тоже не отправится.

Отправка напоминаний вручную.

В таком формате приходят напоминания контрагентам.

Результаты внедрения обработки

Раньше приходилось формировать письма с напоминанием вручную: готовить пакет документов, писать текст письма — на эту работу уходило 3 часа в неделю. В год и вовсе получалось 156 часов (3 часа в неделю * 52 недели в году), это 19,5 рабочих дней.

Сейчас это происходит автоматически. Соответственно, у сотрудников появилось 156 дополнительных рабочих часов, в которые они могут решать более важные задачи.