Внедрение 1С:Документооборот и переход на электронный документооборот в ООО "ГЭХ Финанс"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

В 2020 году в ООО «ГЭХ Финанс» (далее, компания) было принято решение автоматизировать учет делопроизводства. До этого решения функция ведения делопроизводства была сконцентрирована в полномочиях одного работника, что не отвечало возросшим потребностям организации и не позволяло сделать процессы делопроизводства управляемыми. Компания сравнительно молодая и выбор программного продукта осуществили, ориентируясь на успешный опыт эксплуатации «1С:Документооборот», приобретенный ранее в других организациях.
ООО «ТЭК Информ» был выбран в качестве компании интегратора. Критериями выбора послужили: успешный опыт внедрения программных продуктов «1С», высококвалифицированные специалисты, наличие положительных отзывов по аналогичным проектам внедрения «1С:Документооборот», высокий уровень сервиса и грамотная техническая поддержка.
В компании при инициации проекта определили участников проекта – департаменты компании. Выделили участки учета делопроизводства, подлежащие автоматизации. Совместно с ООО «ТЭК Информ» обозначили цели внедрения и подход к внедрению программного продукта. Учитывая перспективный рост числа пользователей программного продукта до 600 человек и, что параллельно с внедрением программного продукта будет формироваться положение о ведении делопроизводства в компании, определили сложность проекта с необходимостью применения технологии корпоративного внедрения.
Этапы проекта внедрения:
1. Подготовка проекта
2. Поставка. Инсталляция «1С:Документооборот». Быстрый старт эксплуатации по учету входящей и исходящей корреспонденции.
3. Проектирование учетных функций
4. Прототипирование целевой Системы на основе «1С:Документооборот»
5. Разработка целевой Системы. Обучение пользователей
6. Опытно-промышленная эксплуатация
Компания по результату внедрения приобрела:
• Работающую систему электронного документооборота на основе «1С:Документооборот», настроенную на бизнес-процессы компании и интегрированную с системой бухгалтерского учета;
• Обученный персонал, который познакомился с системой, начиная с настроенного прототипа, на целевом обучении и в ходе приемке по программе-методике испытаний на реальных данных на собственном профиле доступа к данным;
• Бесшовный переход от опытно-промышленной эксплуатации к промышленной эксплуатации благодаря реализации проекта по проектным технологиям.
Существенными итогами автоматизации являются:
• Внедрение электронного документооборота в сравнении с ведением учета документов на уровне таблиц и электронной почты;
• Старт применения автоматизированного учета процессов согласования документов с учетом шагов согласования, экспертиз, замечаний, ветвления процессов согласования по условиям;
• Типизация процессов согласования по видам документов и департаментам компании;
• Автоматизированный контроль своевременности исполнения поручений руководителей компании с формированием отчета по исполнению;
• Отсутствие дублирования на ввод в «1С:Документооборот» информации о контрагентах и договорах;
• Специфический учет вида документа «Доверенность», массово применяемых в деятельности компании;
• Целевая учетная система готовая к экспоненциальному росту числа пользователей.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика