Автоматизация документооборота ФГБУ науки Институт динамики систем и теории управления имени В.М. Матросова Сибирского отделения Российской академии наук на базе программного продукта 1С:Документооборот государственного учреждения

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Институт является федеральным государственным бюджетным учреждением, некоммерческой научной организацией, подведомственной Министерству науки и высшего образования Российской Федерации (Минобрнауки России). Территориально расположен в Иркутском научном центре СО РАН. Научно-методическое руководство Институтом осуществляют Отделение нанотехнологий и информационных технологий РАН, Отделение энергетики, машиностроения, механики и процессов управления РАН.
Цель проекта
Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот государственного учреждения с целью автоматизации внутреннего документооборота, позволяющей проводить групповую работу по организации мероприятий, работать с документами, планами.
Специалистами компании "ГЭНДАЛЬФ" проведены следующие работы:
• установка программы;
• настройка прав доступа пользователей;
• интеграция с другими системами;
• разработка шаблонов документов;
Автоматизированы следующие функции:
Делопроизводство
Учет и хранение документов
Ведение номенклатуры дел
Учет и контроль исполнения поручений
Учет договоров
В качестве главных итогов проекта по внедрению «1С:Документооборот государственного учреждения 8» выделяется следующее:
- существенно сократилось время на подготовку, согласование, подтверждение, учет и контроль документов;
- создана единая база хранения документов, которые теперь автоматически связываются между собой. Исключено дублирование данных;
- сокращено рабочее время сотрудников на регистрационную обработку документов;
Система принята в промышленную эксплуатацию 04.04.2023 года. Всего было автоматизировано 50 рабочих мест. В настоящее время ведется информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы. В дальнейшем планируется расширение функционала программы.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика