Переход с программного продукта «Дельта-Софт» на «1С:Комплексная автоматизация» в ИП Атрахимович Эдуард Владимирович

Ситуация до внедрения, информация о компании:
Компания на рынке с 2005 года находится в Приморском крае, г. Партизанске. В компании насчитывается более 150 сотрудников. Основным видом деятельности компании является производство хлеба и мучных кондитерских изделий, тортов, пирожных, сухарей, печенья пирогов бисквитов и прочих сухарных хлебобулочных изделий как длительного хранения, так и краткосрочного. 

С момента основания компании, основной системой учета производственного процесса, а именно: планирование запасов, обеспечение производства, выпуск готовой продукции, доставка готовой продукции, заказчикам служила программа «Дельта-Софт». Компания, которая производила разработку и поддержку данного программного обеспечения объявила своим пользователям, что с 01 января 2023 года они приостанавливают работу по развитию и поддержке данного софта. Руководство компании было вынуждено начать поиск альтернативных отечественных систем учета ведения производства.

Также, ПП «Дельта-Софт» не закрывал все потребности организации в автоматизации необходимых процессов. Сотрудникам компании приходилось вести работу в ручном режиме на бумаге и в таблицах «MS Excel». А конкретно:

1. Прием заказов от клиентов проводился по телефону, от водителей, на основании постоянного заказа, на основании копии предыдущей накладной;
2. Планирование производства хлебобулочных изделий;
3. Предварительный расчет расхода сырья на следующие сутки;
4. Сравнительный анализ планового и фактического расхода сырья;
5. Расчет себестоимости сырья при производстве хлебобулочных изделий;
6. Расчет заработной платы производственных рабочих;
7. Переработка готовой продукции (Нарезка, упаковка, уценка, производство сухарей и т.п.);
8. Суточный отчет мастера;
9. Расчет расхода сырья с учетом фактического выпуска готовой продукции;
10. Моделирование себестоимости продукции при изменении входных цен и затрат на производство

Представители компании обратились в компанию "Первый Бит" в Новосибирске (офис Новосибирск Гагаринская), с запросом на подбор и внедрение системы, которая не только заменит устаревшую программу, но и предоставит полный комплекс услуг, как методической поддержки, так и рекомендаций по адаптации бизнес-процессов в компании.

Цели проекта:

1. Замена старого ПП на предприятии без остановки деятельности компании
2. Получить комплексное решение, которое позволит автоматизировать систему во всех контурах учета
3. Возможность сдавать регламентированную отчётность из системы
4. Отказ от работы в Excel и ручных операций

Задачи, поставленные перед Исполнителем:

1. Анализ существующего производственного процесса и выявление узких мест и проблем.
2. Разработка технического задания на создание системы автоматизации производства.
3. Внедрение и настройка системы в производственный процесс.
4. Обучение персонала работе с новой технологией.
5. Контроль работы системы и ее доработка при необходимости.
6. Автоматизировать сдачу регламентированной отчетности

Уникальность и инновационность проекта:
Для успешного запуска новой системы, произведено экспресс-обследование, в рамках которого с ответственными сотрудниками предприятия произведены встречи. По результатам встреч составлен реестр требований к новой системе. Требования касались следующих контуров:

• Планирование закупок и продаж
• Ведение НСИ и их нормализация
• Складской учет
• Учет производства
  
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Бюджетирование и Казначейство
• Регламентированный учет

После проведения GAP-анализа требований к новой системе, специалистами компании "Первый Бит" было предложено использовать программный продукт на базе платформы 1С:Предприятие 8 - «1С:Комплексная автоматизация 8, ред.2.5». Программа предназначена для ведения операционного, производственного, финансового и управленческого учета. Для ведения регламентированного учета было принято решение использовать «1С:Бухгалтерия 8». Проект разделили на несколько очередей:

• Методика ведения НСИ и ее нормализация;
• Установка «1С:Бухгалтерия», с переносом всех документов для корректной сдачи отчетности;
• Моделирование всех процессов в «1С:Комплексная автоматизации»;
• Настройка регламентированного обмена между «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерия»;
• Обучение пользователей работе в программах;
• Подготовка к запуску новой системы;
• Поддержка при промышленной эксплуатации.

Первым шагом для построения методики НСИ и построения учета от заказчика были получены выгрузки в формате MS Excel из Дельта-Софт по:

1. Номенклатура (кондитерского и хлебного цеха, сырья и тд)
2. Номенклатура (Поставщиков и контрагентов, договоров, маршрутов, физических лиц и тд)
3. Спецификации продукции
4. Получены примеры отчетов:
• по складу готовой продукции
• сравнительный анализ планового и фактического расхода сырья
• по реализации продукции
• по расходу сырья
• по накладным расходам
5. Суточный отчет мастера

На основании полученной информации сотрудниками "Первого Бита" разработана методика ведения нормативно-справочной информации, которая оптимально подходит для корректного учета. После на основе разработанной методики, предстояло перенести всю НСИ из ПП Дельта-Софт и Excel в "1С:Комплексная автоматизация 8, ред.2.5". Для оптимизации переноса разработаны обработки в 1С по загрузке файлов в формате Excel, которые автоматически заполняют все необходимые справочники в 1С:КА.

Со стороны заказчика производилось наполнение ресурсными спецификациями в "1С:Комплексная автоматизация 8, ред.2.5" – занесено более 1000 спецификаций.
Параллельно с нормализацией справочной информации, сотрудники "Первого Бита" провели ряд комплексных обучений в режиме онлайн с сохранением видео-инструкций.
При моделировании процессов в "1С:Комплексная автоматизация 8, ред.2.5", зафиксированы требования к разработке функционала, который необходим в первую очередь для компании заказчика, а именно:

1. Реализация возможности группового создания документов «Реализация товаров и услуг» на основании выделенных документов «Заказ клиента»
2. Реализация возможности создания единого документа «Передача выпущенной продукции на склад» на основании «Заказов клиента»

Согласно данным пожеланиям Заказчика, произведено функциональное прототипирование в системе 1С:КА, составлены листы требований к разработке и переданы компании "Первый Бит" для реализации. После тестирования и сдачи функционала разработки они были внедрены в 1С:КА. Все доработки написаны в расширении, при котором основная система остается без изменений и может обновляться без проблем при выходе нового релиза.

Совместно с Заказчиком проведены работы по наполнению базы "1С:Бухгалтерия 8" и дан ряд методических рекомендаций, которые позволили заказчику успешно закрыть 2022 год и начать сдавать отчетность с 01.01.2023 года через новую систему.

Для комплексной работы двух учетных систем "1С:Комплексная автоматизация" и "1С:Бухгалтерия 8", сотрудниками "Первого Бита" написан регламентированный обмен с использованием брокера сообщений RabbitMQ, который в режиме реального времени производит обмен данными.

После выполнения всех операций по наполнению систем 1С и тестированию обмена между ними произведен тестовый период 10 рабочих дней, где сотрудниками зафиксированы новые пожелания к развитию системы. Эти требования по согласованию будут выделены в отдельную очередь после заключению договора сопровождения. Тестовые испытания закончились успехом, система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполненные работы:

1. Осуществлён анализ производственной документации и существующего производственного процесса в программе Дельта-Софт.
2. Произведено моделирование всех бизнес-процессов в системе "1С:Комплексная автоматизация 8, ред.2.5" с фиксацией отклонений для доработки.
3. Разработана методика ведения НСИ
4. Произведена нормализация нормативно-справочной информации и ее перенос с исторической системы Дельта-Софт и Excel.
5. Даны рекомендации по серверному оборудованию, после его закупа и проведены пусконаладочные работы по развёртыванию системы.
6. Произведено разграничение прав доступа и настройка ролей сотрудников от занимаемой должности в компании.
7. Произведена доработка программного обеспечения согласно листам требований
8. С сотрудниками компании совместно произведено наполнение ресурсных спецификаций более 2 тыс ед.
9. Произведено групповые обучения с сотрудниками в онлайн-формате с выполнением заданий на проверку.
10. Для ведения регламентированной отчётности установлена и настроена "1С:Бухгалтерия"
11. Произведена настройка обмена между 1С:КА и 1С:БП посредством установки брокера RabbitMQ

Результаты проекта

1. Внедрена единая система учета "1С:Комплексная автоматизация", которая позволяет комплексно закрыть все потребности бизнеса
2. Получена возможность сдавать регламентированную отчётность из системы и подключены сервисы ИТС
3. Полноценный отказ от работы в Excel и отказ от ручных операций сотрудниками.