Внедрение ПП «1С: Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион» в Бюджетном учреждении Чувашской Республики «Централизованная бухгалтерия»
Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Централизованная бухгалтерия» (БУ «Централизованная бухгалтерия»)
Проект – внедрение электронного документооборота между БУ ЧР «Централизованная бухгалтерия» и учреждениями, подведомственными Министерству труда и социальной защиты Чувашской Республики, на базе «1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион» (далее – проект).
Исполнитель определялся по результатам проведенного аукциона на портале Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС).
Цель проекта – оптимизация сроков обработки документов.
Исходная ситуация
Количество учреждений для внедрения электронного документооборота в 43 учреждения, включая Заказчика, значительная часть из которых находится в отдаленных районах и населенных пунктах Чувашской Республики.
Использование Заказчиком бумажного документооборота.
Среднее количество обрабатываемых документов в месяц 4000.
Решение по проекту
Состав и содержание услуг по Проекту:
- Анализ действующих бизнес-процессов маршрутизации документов, разработка и утверждение маршрутных карт
- Настройка АРМ пользователей
- Настройка бизнес-процессов (маршрутизации документов), включая настройку отчетов
- Мероприятия по обеспечению методологического сопровождения (разработка проекта Графика документооборота, разработка проекта Типового договора о передаче функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности Учреждений в ЦБ, проекта Учетной политики)
- Подготовка пользователей
- Проведение приемочных испытаний
Результаты проекта
Внедрение решения «1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион» позволило достичь следующих результатов:
- сократилось время обработки документов с 2-3 дней до 4-6 часов
- повысилась исполнительская дисциплина сотрудников
- сократилось время на поиск необходимого документа
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
- По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
- Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
Описание
План работ по проекту:
1. Анализ действующих бизнес-процессов маршрутизации документов, разработка и утверждение маршрутных карт
2. Настройка АРМ пользователей
3. Настройка бизнес-процессов (маршрутизации документов), включая настройку отчетов
4. Мероприятия по обеспечению методологического сопровождения
5. Подготовка пользователей
6. Сдача в промышленную эксплуатацию
Выполнены следующие работы:
- Дистанционное обучение пользователей
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика