Создание единой электронной системы обработки и хранения документов интернет-аптеки с помощью программы «1С:Документооборот КОРП»

Автоматизированы следующие функции:

• Другое
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

В октября 2023 г. компания «Е-АПТЕКА» обратилась в компанию ООО НЭП с задачей перевода бизнес-процессов обработки договорных документов с действующей СЭД на платформе Docsvision в СЭД на базе платформы 1С 1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0. Выбор СЭД на платформе 1С был обусловлен планами на реализацию бесшовной интеграции с корпоративными системами заказчика на платформе 1С (1С:БП, 1С:УТ, 1С:УХ).
В интернет-компании "ЕАптека" были автоматизированы процессы учета и согласования договоров и сопроводительных документов, настроены механизмы интеграции между системой «1С:Документооборот 8 КОРП» и программами на базе платформы «1С:Предприятие» ("1С:Управление холдингом", "1С:Бухгалтерия", "1С:Управление торговлей") в соответствии с требованиями и задачами компании, была структурирована система хранения всех документов. Работа над проектом совместно со специалистами компании «Информационные технологии» помогла перейти на отечественную ECMBPM-системы, в результате электронный архив стал фактически центральным элементом всех процессов цифровой трансформации интернет-компании.
В рамках проекта были выполнены работы:
1.Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
-Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
-Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
-Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
-Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
-Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
-Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
-Интеграция со сторонними системами автоматизации
-Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
-Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
2 Дистанционное обучение пользователей
-Настройка и использование пилотных версий
-Настройка интеграции между информационными системами.
Внедрение СЭД на базе программы «1С:Документооборот КОРП» в интернет-аптеке позволило:
-автоматизировать процессы обработки договоров и заявок, которые позволяют оперативно вести учет, согласование и хранение документов и файлов, с разграниченным доступом к ним;
-минимизировать ошибки при работе с типовыми документами за счет использования корпоративных форм документов;
-повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
-обеспечить единую систему хранения документов;
-улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.
Экономический эффект от внедрения:
Ускорение обработки заказов – 15%
Ускорение получения управленческой отчётности – 20%
Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг – 10%.
Переход на СЭД системы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволил создать высокоэффективную, использующую современные технологические достижения систему управления договорной документацией для достижения стратегических и оперативных целей управления в компании.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Настройка и использование пилотных версий
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

ООО «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
ИНН 7730252758 КПП 773001001
121170, г. Москва, пр-кт Кутузовский, д. 36 стр. 6, эт 1 пом II ком 10
________________________________________________________
Создание единой электронной системы обработки и хранения документов интернет-аптеки
с помощью программы «1С:Документооборот КОРП»
«ЕАптека» – крупнейшая в России интернет-компания по онлайн продажам и доставке товаров для красоты и здоровья.
Компания «ЕАптека» основана в 2000 г. и сегодня работает в более чем 70 городах России, включая Москву, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Сочи, Казань, Красноярск, Екатеринбург, Ростов-на-Дону, Пермь и Иркутск. Ежедневно сервисом пользуются более 7 млн человек. «ЕАптека» сотрудничает более чем с 270 лицензированными дистрибьюторами, больше чем со 100 крупнейшими официальными производителями заключены прямые контракты. Все товары сертифицированы, строго соблюдаются условия хранения и транспортировки. В 2020 г. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации включило сервис «ЕАптека» в перечень социально значимых интернет-ресурсов.
ИТ-компания «Информационные технологии» входит в структуру интернет-компании «ЕАптека» и отвечает за цифровую поддержку и трансформацию интернет-компании.
Функциональным заказчиком по созданию новой СЭД выступило подразделение «Департамент финансового контроля» интернет-компании «ЕАптека». Реализацию проекта выполнили ИТ-компания «Информационные технологии» и интегратор BPM-систем компания «НЭП».
Ситуация до старта проекта
В компании «ЕАПТЕКА» до старта проекта для целей документооборота использовалась система электронного документооборота (СЭД) на базе платформы «Docsvision».
Основные причины перехода с СЭД на платформе «Docsvision»:
• сложное сопровождение СЭД на платформе «Docsvision»;
• определенные ограничения платформы «Docsvision» по работе с бизнес-процессами;
• отсутствие готовых бесшовных механизмов для интеграций с другими корпоративными системами на платформе «1С:Предприятие»;
• отсутствие поддержки от вендора и невозможности обновлений на платформе «Docsvision».
Учитывая вышеперечисленное, было принято решение перейти на отечественную и современную ECM-систему.
Для автоматизации документооборота в компании «ЕАптека» был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП редакции 3.0». На выбор повлияли такие критерии, как известность программных продуктов фирмы «1С», уровень цен, функционал системы, возможность интеграции с другими учетными системами, а также то, что программа разработана с учетом требований российского законодательства.
В качестве исполнителя по внедрению СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» выступила ИТ-компания «Независимая экспертиза проектов» (ООО «НЭП»). Компания «НЭП» является партнером вендора и имеет высокий статус «1С:Центром компетенции по документообороту фирмы «1С» и большой опыт и положительный рекомендации при работе на проектах внедрения BPM-систем.
Цель и задачи проекта
Цель проекта:
- создать на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» единую систему обработки и хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.
Для решения данной цели необходимо выполнить задачи:
1. Выполнить в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» комплексную настройку обработки договоров с покупателями и поставщиками;
2. Выполнить в программе «1С:Документооборот 8 КОРП» комплексную настройку обработки заявок на расход и оплату;
3. Настроить бесшовную интеграцию программы «1С:Документооборот 8 КОРП» с программами «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление холдингом» в части передачи подписанных договоров;
4. Настроить бесшовную интеграцию программы «1С:Документооборот 8 КОРП» с программой «1С:Управление холдингом» в части обработки заявок на расход и оплату;
5. Выполнить миграцию исторического архива договоров в новую СЭД на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП» с прежней;
6. Выпустить комплект пользовательских инструкций по реализованным настройкам, провести обучение пользователей по работе с программой «1С:Документооборот 8 КОРП».
Описание проекта
В интернет-компании «ЕАптека» были автоматизированы процессы учёта и согласования договоров и сопроводительных документов, настроены механизмы интеграции между системой «1С:Документооборот 8 КОРП» и программами на базе платформы «1С:Предприятие» («1С:Управление холдингом», «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей») в соответствии с требованиями и задачами компании, была структурирована система хранения договорных документов. Работа над проектом совместно со специалистами компании «НЭП» помогла перейти на отечественную ECM-систему, в результате электронный архив стал фактически центральным элементом договорных процессов.
Этапы проекта:
1. На первом этапе проводились сбор функциональных требований и проектирование.
2. На основании данных обследования были выполнены настройка и адаптация системы (ее прототипа) на тестовой среде.
3. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации, в результате которой был произведен перенос прототипа механизма на продуктивную среду, проведено обучение и создание пользовательских инструкций.
4. Опытно-промышленной эксплуатация (ОПЭ).
Уникальность и особенность проекта
Особенностями проекта внедрения был ряд адаптаций/интеграций программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» под поставленные задачи, а именно:
- выполнена интеграция «1С:Документооборот 8 КОРП» с «1С:Управление холдингом», «1С:Бухгалтерией», «1С:Управление торговлей»;
- разработан интеграционные документ, который стал регистратором для регистра сведений (соответствие статей при этом хранится в самом регистре сведений). Документ был создан для синхронизации статей БДР и БДДС, источником которых являлась программа «1С:Бухгалтерия».
-реализована доработка для внутригрупповых договоров (если договор внутригрупповой, то на основании введённого договора, автоматически создается «зеркальный» договор);
-разработана табличная часть в карточке документа для указания условий оплат и бюджетирования
-разработан пакет специализированных отчетов:
• для контроля сроков согласования,
• для учета договоров и возможности фильтра по различным параметрам,
• для просмотра связей у любого документа в системе в табличном варианте;
-создан механизм для сотрудников Общего центра обслуживания - прием заявок на создание контрагентов и договоров от пользователей;
Именно создание СЭД в компании «ЕАптека» стало одним из основных элементов для цифровой трансформации, что также дало возможность для активного движения в сторону «безбумажной» компании.
В рамках проекта были выполнены работы:
1.Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе,
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ,
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации),
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей,
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация),
• Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия 8»,
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации,
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
• Дистанционное обучение пользователей,
• Настройка и использование пилотных версий,
• Настройка интеграции между информационными системами.
В ходе проекта были выполнены следующие настройки СЭД:
1. Настроена нормативно-справочная информация СЭД путем формирования данных в справочниках с помощью внешней обработки (разовая загрузка данных на основании xls-формата);
2. Настроена работа с договорными документами в СЭД;
3. Настроена работа с заявками в СЭД;
4. Настроена бесшовная интеграция в части передачи договоров из СЭД в программы «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Управление торговлей», «1С:Управлене холдингом»
5. Настроена бесшовная интеграция в части передачи заявок на расход и оплату из программы «1С:Управление холдингом» в СЭД;
6. Разработаны отчеты по формированию реестров договоров, заявок;
7. Разработан отчет по контролю исполнительской дисциплины;
8. Мигрирован исторический архив договоров из прежней СЭД в текущую.
Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию 20.01.2023г.
Архитектура проекта
Единая система для договорной документации построена на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» с осуществленными доработками согласно требованиям. Интеграция осуществлялась через WEB-сервисы.
Для переноса архива из «Docsvision» в «1С:Документооборот 8 КОРП» при помощи запросов к базе данных выгрузили нужные данные в файлы, далее был разработан механизм, позволяющий адаптировать и загрузить данные в «1С:Документооборот 8 КОРП» по определенным правилам.
Автоматизированы функции:
• Авторегистрация;
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учёт договоров.
Автоматизировано 50 рабочих мест финансовой, юридической службы, отдела продаж и закупок интернет-аптеки.


Рис.1. Архитектура СЭД

Команда проекта внедрения
Основным функциональным заказчиком выступило подразделение «Департамент финансового контроля» компании «ЕАптека». Со стороны ИТ процесс внедрения курировали сотрудники профильного юридического лица в структуре «ЕАПТЕКА» – ООО «Информационные технологии». Руководитель проекта - Руководитель группы развития продуктов - Хомутовский Никита Николаевич.
Внедрение СЭД осуществлялось с привлечением специалистов компании «НЭП» в составе проектной группы:
• Руководителя проекта - Попова Максима Александровича;
• Ведущего аналитика – Даниловой Анастасии Владимировны;
• Программиста – Полухина Дмитрия Сергеевича.
В данный момент компания «НЭП» в рамках договора сопровождения осуществляет консультирование по методическим и техническим вопросам работы с программными продуктами «1С».  
Результаты проекта
Переход на СЭД платформы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволил создать высокоэффективную, использующую современные технологические достижения систему управления документацией для достижения стратегических и оперативных целей управления в компании.
Внедрение СЭД на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП» в интернет-аптеке позволило:
• автоматизировать процессы обработки договоров и заявок, которые позволяют оперативно вести учет, согласование и хранение документов и файлов, с разграниченным доступом к ним;
• минимизировать ошибки при работе с типовыми документами за счет использования корпоративных форм документов;
• повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
• обеспечить единую систему хранения документов;
• улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.