Внедрение системы электронного документооборота с помощью ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Русразвитие"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Работа с обращениями граждан
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1) Предпосылки в компании для внедрения 1С:Документооборот 8.
До внедрения конфигурации 1С:ДО в компании документооборот осуществлялся в традициях бумажного делопроизводства. Электронные образцы документов хранились на сетевых папках и на локальных компьютерах. Процессы по документам (согласование, рассмотрение и другие) осуществлялись по электронной почте и фиксировались на бумажных носителях (листах согласования, резолюциях, служебных записках).
Данный метод ведения документооборота не давал возможности иметь централизованное электронное хранилище документов, поиск документов по реквизитам. Часто документ был только у сотрудника, создавшего этот документ, шаблоны документов не были стандартизированы в компании. Документы, находящиеся на исполнении и согласовании, могли забыться и потеряться. Отсутствовала статистика.
Как следствие, договорные документы согласовывались долго, не всегда согласовывалась актуальная версия документа.
2) Цели и задачи внедрения:
Упорядочить работу с документами в организации, обеспечить хранение документов в единой базе, сократить внутренний бумажный документооборот, а также время на создание и поиск документов;
Оптимизировать работу делопроизводителей: упростить регистрацию документов, отправку на ознакомление, рассмотрение, исполнение; минимизировать количество бумажных копий документов, обеспечить удобство контроля исполнения поручений, а также возможность оперативной подготовки отчетности для контроля и анализа данных;
Организовать процессы согласования внутренних организационно-правовых, распорядительных, служебных записок и договорных документов, сделать процессы согласования прозрачными и удобными для пользователей, обеспечить оперативный контроль состояния и сроков согласования.
3) Выбор системы и партнера по внедрению.
В компании есть специалисты управления ИТ, которые хорошо знают платформу 1С. Имеются лицензии на платформу 1С. Была проведена закупочная процедура по выбору партнера.
4) Адаптация сотрудников.
В СЭД работают все сотрудники предприятия.
5) Итоги проекта. Количественные и качественные показатели.
Работа с документацией упорядочена, документы хранятся в единой базе. Служебные записки не распечатываются. Поиск документов в системе осуществляется по реквизитам документа.
Регистрация документов является шагом комплексного процесса, это позволило минимизировать случаи «перерегистрации» документов. Для обработки документов используются процессы, а не рассылка по электронной почте, что позволило повысить контроль исполнительской дисциплины.
Согласование документов организована в смешанном виде, т.е. было использовано как последовательное, так и параллельное согласование.

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в учебном классе партнера "1С"
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика