Автоматизация автосервиса на базе программы «1С:Автосервис» в ИП Файзулин Ринат Жаугатович

Кейс: как мы автоматизировали автосервис и увеличили прозрачность бизнес-процессов

Клиентом был открыт автосервис, но системы управления данным СТО не было. Использовать тетради, блокноты или MS Excel собственники не хотели. Поэтому было принято обратиться в компанию "Глобал ИТ Центр" для настройки учета процессов автосервиса на базе программ 1С.

В современных автосервисах учет строится на отлаженных процессах работы: поиск клиента и его автомобиля; расчет стоимости ремонта; предварительная запись на ремонт; учет рабочего времени механиков. Также работа автосервиса тесно связана с работой склада, для этого необходимо организовать учет запчастей: заказ и продажа запчастей; складские операции; анализ работы склада. Все эти важнейшие функции помогает выполнять программа "1С:Автосервис", причем делает это просто и понятно, вмещая огромные массивы информации и структурируя ее. Программа помогает значительно упростить рабочий процесс.

На первой встрече были определены основные цели автоматизации всех участников проекта внедрения.

После нескольких консультаций мы с собственниками определились с задачами по автоматизации:

• Навести порядок в учете автосервиса: выстроить оперативные отчеты, которые показывают эффективность автосервиса на основе заказ-нарядов, трудозатрат, стоимости ремонта и так далее;
• Автоматически создавать отчёты по работе сервисного центра: по прибыли и рентабельности;
• Создать инструменты для анализа услуг автосервиса; 
• Освободить время руководителя, сведя к минимуму всю работу по сбору статистики и анализу данных.

Далее детализировали конкретные задачи до следующего списка:

• Использование специфичных для автосервиса справочников: модели автомобилей, нормо-часы, цеха, виды ремонта.
• Интеграция с каталогами работ и норм времени (загрузка данных).
• Предварительная запись на ремонт и планирование загрузки автосервиса.
• Учет выполнения ремонта документом "Заказ-наряд", включающий прием автомобиля, передачу автомобиля в цех, выполнение дефектовки, подбор запасных частей, распределение исполнителей работ, выдачу готового автомобиля клиенту.
• Формирование необходимых печатных форм документа "Заказ-наряд": акт осмотра, рабочий лист, заказ-наряд, квитанция к заказ-наряду.
• Учет принятых в ремонт автомобилей на территории предприятия, в цехах, на стоянках.
• Поэтапное выполнение ремонта (заявка, выполнение ремонта, ожидание, ремонт выполнен, заказ-наряд закрыт).
• Проведение платных и бесплатных видов ремонта.
• Гибкое ценообразование на работы в зависимости от модели или комплектации автомобиля, контрагента, вида и места ремонта. Автоматический расчет стоимости ремонта в заказ-наряде согласно настроенным правилам ценообразования.
• Подбор запасных частей и расходных материалов в заказ-наряд с учетом остатков на складах.

Был разработан график внедрения и заключен договор на проект автоматизации.

Основной задачей было формирование справочника по автоработам.
Для решения данной задачи были изучены несколько сервисов, которые предоставяют нормо-часы для автосервисов:

• MotorData (https://motordata.net/ru) есть каталог по российским автомобилям, но нет интеграции с 1С,
• AvtoData (https://autodata-online.ru/) Нет каталога по российским автомобилям, есть интеграция с 1С,
• ПО АвтоДилер, есть функционал 1С для автосервиса со вшитыми автонормами, можно выгружать в 1С.    

После выбора оптимального варианта, были загружены обработками автонормы в "1С:Автосервис". После проверки загруженных данных и тестирования автонорм в Заказ-нарядах было принято решение по доработке: выделить классы авторабот и присвоить их моделям автомобилей.

Скорректировали механизм заявки на ремонт, доработали печатные формы, разработали нетиповые инструкции по доработкам, сделали дополнительный отчет на выработке исполнителей.    

Сотрудники автосервиса прошли индивидуальное обучение, после чего в тестовом режиме была начата работа в программе 1С.

В результате внедрения все цели и задачи проекта были достигнуты.

Итоги проекта

• Навели порядок в бизнес-процессах и в учёте.
• Доработали "1С:Автосервис" и теперь задачи по нормированию и ценообразованию стали проще.
• Созданы отчёты по работе автосервиса: прибыль, рентабельность и т.д.