Автоматизация документооборота и взаимодействия сотрудников на базе ПП "1С:Документооборот 2.1 КОРП" в ООО "Уралпротект".

Автоматизированы следующие функции:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

1. Информация о компании:
Компания ООО "Уралпротект" занимается производством и продажей защитных покрытий металла: полиэфирные лицевые эмали, грунт, эмали обратной стороны.
2. Исходная ситуация:
Компания имеет филиальную структуру (головная организация и филиал) в разных субъектах РФ и временной разницей 2 часа. В компании большой оборот договорной документации. Для оптимизации процессов согласования договоров, было принято решение автоматизировать документооборот. Помимо договорных документов, в компании используются входящая и исходящая корреспонденция, ОРД, корпоративные документы, кадровые документы и первичные бухгалтерские документы. Необходимо было организовать в ООО "Уралпротект" архив документов, снизить риски утери документов и оптимизировать процессы обработки.
3. Выбор продукта:
ООО "Уралпротект" успешно работает с 1С:ERP уже несколько лет и при выборе системы для документооборота было принято решение использовать 1С для использования возможности интеграции между системами.
4. Решение:
Структура организации филиальная, документооборот (виды документов и их обработка) имеют различия. При проектировании системы, было важно учесть необходимый функционал, отвечающий требованиям всех структур. Права доступа были разграничены на инициаторов заключения договоров, на сотрудников кадровых служб, делопроизводителей, руководителей подразделений. Используются рабочие группы подразделений для расчета прав.
По технологической части:
Основные автоматизированные процессы:
• Учет входящей/исходящей корреспонденции. Рассмотрение руководителем поступающих документов и ознакомление или исполнение ответственных сотрудников с входящими/исходящими документами.
• Учет и согласование договорной документации. Согласование договоров, доп. соглашений и спецификаций. В процессе обработки используется комплексный процесс.
• Учет кадровых документов (заявления на прием, отпуск, увольнение) с использованием процессов обработки.
• Учет кадровых заявлений (на выплату пособия, на предоставление справок).
• Учет и обработка командировочных документов. Сюда входят: заявление на расходование ДС, заявление на возврат ДС, приказ о командировке, авансовый отчет, заявление на аванс, служебная записка. Указанные документы интегрированы с системой 1C:ERP.
• Учет и согласование организационно-распорядительной документации.
• Учет и согласование первичных бухгалтерских документов (авансовые отчеты, акты на списание ТМЦ). Данные документы так же интегрированы с 1С:ERP.
• Создание и обработка служебных записок сотрудников.
• Создание и обработка «Запросов на разработку в 1С». Все пожелания пользователей создаются в системе и проходят цикл согласования определенным перечнем лиц (руководство, финансовый директор, т т.д.).
Так как в каждой организации существует специфика учета документов, в системе был проведен ряд доработок.
Вот основные из них:
1. Во время передачи проекта в промышленную эксплуатацию, для удобства пользователей, были записаны видео инструкции и выведены в Главное меню с названием «Видео инструкции» для всех пользователей.
2. Была доработана бесшовная интеграция с 1С:ERP в части дополнительных реквизитов 1С:ERP для отображения их в 1С:ДО.
3. Для некоторых видов документов не хватало параметров для авто заполнения в шаблонах (например, «Акт на списание ТМЦ») и для корректного заполнения были написаны соответствующие скрипты. Помимо этого, в шаблоне доработано различное добавление виз согласующих лиц в зависимости от их роли (в документе визы так же располагаются на вкладке «Визы», менялся только шаблон).
4. Добавление признака в вид документа «Использование табличной части «Товары и услуги» без номенклатуры». При установке данного признака в табличной части «Товары и услуги» отражаются заданные нами колонки «Наименование расхода» и «Цена». Этот признак был добавлен для отражения расходов по командировкам.
5. Автоматизированный учет передачи документов и мест хранения. Используется функционал штрихкодирования документов.
6. Основная доработка в данном проекте – возможность создания заявлений сотрудников (например, заявление на отпуск) с помощью Telegram-бота. Пользователи вносят основные заданные параметры документов, документ создается в программе 1С: Документооборот и автоматически стартует процесс.
5. Результаты проекта:
Заказчик получил систематизированный архив документов, автоматизацию процессов документооборота, ускорение обработки документов, регламентацию процессов договорной и кадровой работы. А так же, возможность создавать и запускать заявления в системе с помощью Telegram-бота.
6. Состояние проекта:
Система передана в промышленную эксплуатацию. На данный момент в системе порядка 50 активных пользователей. Планируется привлечение еще 30, автоматизация процессов учета полного перечня первичных бухгалтерских документов, автоматизация документооборота других подразделений.

В конце 2022 года (1.08.22-20.01.23)была выполнена масштабная разработка функционала для работы с несоответствиями. Разработанный функционал помогает фиксировать претензии от клиентов, создавать несоответствия, и благодаря интеграции в 1С Документооборот проводить все необходимые мероприятия по несоответствиям с сотрудниками, фиксируя предпринятые коррекции, мероприятия и анализировать результат.
Описание доработок:
В 1С ERP создан справочник "Несоответствия", который после создания записи интегрируется в 1С Документооборот с видом документа "5 почему" или "8D" в зависимости есть претензия от клиента в 1С или нет. В карточках документов для каждого вида выполнены индивидуальные доработки.
1. Вид документа "5 почему". Добавлены вкладки "Команда 5 почему" и "Информация о несоответствии", в которые заполняется информация о несоответствии (часть интегрируется из 1С ERP). Добавлена кнопка "Отчет "5 почему", которая позволяет сформировать отчет о проведенных мероприятиях по несоответствию. Каждое мероприятия создается руководителем команды, в протоколе мероприятия раздаются задачи сотрудникам и при выполнении, результат отражается в отчете. Доработка определяет по какому мероприятию необходимо отразить результат и в каком поле отчета.
2. Вид документа "8D". Добавлены вкладки "Команда 8D" и "Работа по несоответствию", в которых заполняется информация о несоответствии, а так же отражаются результаты (оценки) проведенных мероприятий. Аналогично "5 почему", руководителем команды создаются мероприятия на основании документа, каждое мероприятия имеет свой вид и свои дополнительные реквизиты, которые должны быть заполнены руководителем для корректного формирования отчета. На основании протокола мероприятия раздаются задачи сотрудникам и результат выполнения задач отражается в отчете. Отчет формируется из документа по кнопке "Отчет "8D".
3. Для удобного отслеживания задач по несоответствиям был разработан отчет "Отчет по несоответствиям", который отражает документ, созданные по нему мероприятия, задачи сотрудников, на каком они этапе, по каким задачам был перенесен срок.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения