Автоматизация продаж и производства с помощью "1С:Комплексная автоматизация 2.5" в компании, оказывающей услуги Кейтеринга.

Немного о компании

Кейтеринг ЭКСПО – это выездное обслуживание любого мероприятия от кофе-брейка до грандиозного банкета. Все вопросы, связанные с организацией банкета. Кейтеринг ЭКСПО предлагает высококлассный сервис, креативное меню, а профессиональный персонал обеспечит красивую подачу блюд и особое внимание даже к самым мельчайшим деталям. Аренда зала и организация банкета на высшем уровне – это Кейтеринг ЭКСПО, лидер в этой области. Выездной ресторан всегда к услугам клиентов. Организация банкетов – это искусство, которым компания владеет в совершенстве.

Первичное обследование, результаты и текущие проблемы

Компания многие годы использовала программный продукт "1С:УПП+CRM". Продукт за долгие годы использования (более 15 лет) был очень сильно переписана. Ранее компания входила в холдинг и оказывала услуги не только по кейтерингу, но и имело много других направлений. 7 лет назад произошло разделение бизнеса и компании сосредоточилась только на предоставление услуг кейтеринга. Компания дальше продолжила работать в системе "1С:УПП+CRM", в которой были очень большие доработки, которые уже были не нужны. Также были озвучены проблемы с расчетом себестоимости (считалось не корректно), база была больших размеров (более 120 ГБ), работала медленно и содержала первичную информацию по множеству организаций, которые давно перестали существовать. Была поставлена задача перейти на более современный и компактный программный продукт от фирмы "1С". После проведения встречи с руководством компании и анализа работы сотрудников было предложено внедрение "1С:Комплексная автоматизация".

Описание  реализации проекта

Для определения точного объема необходимого доработанного функционала в новой программе, были совершены несколько встреч с сотрудниками компании разных подразделений (от отдела продаж до производства). Проанализирована текущая база данных и определен объем доработанного функционала. Клиенту был предоставлен чек-лист с описанием каждой доработанной функции, после чего клиент отметил, что нужно в новой системе, а что нет. С заказчиком был согласован объем работ по доработке, переносу данных, обучению персонала, первичная поддержка в течение нескольких месяцев после внедрения.

В результате были автоматизированы и доработаны следующие функции:

• Разработан документ "Коммерческое предложение", с возможностью хранения нескольких вариантов предложений, автоматического в нем вывода информации о себестоимости просчитываемого варианта мероприятия.
• Разработан блок управленческой заработной платы на основании действующих мотиваций разного персонала. Различные планирования персонала на мероприятия, их мотивация, фактические расчеты с персоналом, используемые как для планирования, так для дальнейшего переноса данных в регламентированную заработную плату.
• В цепочку по производству добавлен новый документ «Задание на производство», разработана полноценная цепочка позаказного производства от коммерческого предложения, выпуска готовой продукции и заканчивая закрывающими актами и накладными.
• Разработка загрузок с удалённых кассовых точек в "1С:Комплексная автоматизация" посредством обмена файлами XML.
• Разработан блок автоматического создания документов производства при загрузке данных в Отчёты о розничных продажах. После создания в базе ОРП согласно реализуемой продукции и технологических карт создается автоматически выпуск готовой продукции и производится списание ингредиентов.
• Разработано порядка 60 внешних печатных форм.
• Разработана система дополнительных отчётов для руководства.
• Налажена цепочка производства, продаж, автоматизирован процесс расчета себестоимости.
• Разработаны правила конвертации данных по переносу доработанного ранее функционала и хранимого в базе "1С:УПП".

Итоги автоматизации

В результате внедрения "1С:Комплексная автоматизация"  компания получила современный программный продукт только с нужными первичными документами. Благодаря тому, что все разработки были в расширении, облегчён процесс обновления базы. Появилась достоверная информация по себестоимости выпускаемой и реализованной продукции, автоматизирован расчет заработной платы. Руководство получило инструменты контроля за бизнесом в виде аналитических отчётов с достоверной информацией.