Внедрение отчетности по международному гостиничному стандарту «USALI» и создание единой системы контроля качества оказываемых услуг в сети санаториев АО «РЖД-Здоровье» на базе систем "1С:Управление холдингом" и СПК "Здравница"

Автоматизированы следующие функции:

• Бюджетирование, финансовое планирование
• Консолидация данных
• Управленческий учет

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

Сеть санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» появилась в 2010 году на базе ведомственных санаториев ОАО «РЖД», что с первых же дней определило высокое качество оказываемых услуг, поддерживать которое позволяет постоянное внедрение лучшего зарубежного опыта в области оздоровления, активного отдыха, сервиса.

АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» представлено 18 санаториями, расположенными в лучших курортных местах России. Это не только гостиничный, но и медицинский сервис. После смены собственника на AZIMUT Hotels собственникам компании необходимо предоставлять отчетность по международным гостиничным стандартам. Для такой обширной компании собирать отчетность в «Еxcel» не представляется возможным.

В 2022 году руководством была поставлена задача разработать бюджетные формы «БДР USALI План», «БДР USALI Факт», «БДР USALI План-факт», «PL USALI» по стандарту USALI для филиалов и головной организации с помощью автоматизированной системы «1С:Управление холдингом» для сбора данных и формирования консолидированной управленческой отчетности, автоматизации процессов планирования и формирования плановой и фактической отчетности. Реализацией проекта занялся партнер фирмы 1С – ООО «Градум» с активным участием специалистов заказчика.
В рамках этапа проекта были разработаны бюджетные формы на основе типового функционала бюджетирования в конфигурации "1С:Управление холдингом" по стандарту USALI, которые позволяют:
- Формировать данные в стандартизированном формате, общепринятом для гостиничного бизнеса всего мира;
- Формировать отчетность, понятную иностранным собственникам;
- Формировать отчетность, по которой можно сравнивать показатели работы в различных странах и регионах;
- Использовать данные для подтверждения текущего финансового положения компании в международных финансовых учреждениях;
- Планировать и оценивать результаты деятельности каждого подразделения и сравнивать эти показатели с аналогичными в отрасли;
- Оценить результативность и эффективность операционной деятельности менеджмента
- Получение эффективного автоматизированного централизованного инструмента управления финансовыми потоками компании на основе гибкой, настраиваемой модели.
- Повышение эффективности бюджетного контроля по функциональным направлениям для повышения обоснованности и прозрачности функциональных расходов на всех уровнях управления.
- Получение эффективного автоматизированного централизованного инструмента управления финансовыми потоками компании на основе гибкой, настраиваемой модели.
Основные разработанные отчетные формы содержат в себе более 1100 строк в каждой форме, более 1000 показателей в каждом отчете и более 8000 операндов для получения данных.

Автоматизированы 100 стационарных рабочих мест.
21 декабря 2022 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. Градум осуществляет сопровождение и дальнейшее развитие системы.


В 2023 году стартовал второй проект - оперативный учет данных по бронированию, реализации и оплаты услуг основной деятельности предприятия ведется в программном продукте СПК «Здравница»:
- Для целей управленческого и бухгалтерского учета данные вручную оформляется пользователями в системе «1С: Управление холдингом» на основании первичных документов и реестров СПК «Здравница». Количество введённых документов за сутки может превышать несколько тысяч.
- Отсутствует учет единой нормативно-справочной информации;
- Различается методология отражения операций в бухгалтерском и управленческом учете в разрезе бизнес-единиц группы компаний.
Цель проекта
- Снижение трудоемкости и сокращения сроков обработки учетной информации;
- Повышение достоверности учетной информации;
- Оперативное формирование данных для целей управленческого и бухгалтерского учета;
- Усиление контрольных функций за оперативным учетом в СПК «Здравница».

В рамках проекта были выполнены следующие работы:
- Унификации работы всех бизнес-единиц группы компаний по ведению НСИ для отражения в учете;
- Скорректирован бизнес-процесс по учету операций по расчету с клиентами как на стороне 1С, так и на стороне СПК;
- Разработан единый подход отражения операций в бухгалтерском и управленческом учете;
- Разработан модуль интеграции данных из СПК «Здравница»;
- Разработан механизм автоматического формирования документов по реализации услуг санаторно-курортного характера и сопутствующих им услуг на стороне 1С с учетом нюансов и особенности деятельности:
* реализация путёвок и курсовок корпоративным клиентам, государственным предприятиям;
* прямые продажи физическим лицам по наличному и безналичному расчёту;
* формирование счетов на оплату, накладных, договоров и других документов на основании заявок (или нескольких заездов из заявки);    
* учёт путевок с информацией на каждую путевку дата продажи, номер накладной, дата заезда, количество дней;
* реализация платных медицинских услуг;
* реализация прочих услуг в санатории, штрафы, учёт оплат, возвратов и сопутствующих данных по платным услугам, деление путевок и другие специфические санаторные нюансы.
- Запуск на пилотном санатории;
- Тиражирование функционала на 19 санаториев сети.

О достигнутых результатах:
- В результате успешной реализации проекта получена автоматизированная система, адаптированная к бизнес-процессам и организации учета на предприятии Заказчика;
- Исключение ручных операций по вводу первичных документов позволило сократить трудозатраты бухгалтеров на 70 %, оставив только контрольную функцию;
- Возможность оперативного получения корректной информации позволило ускорить сроки подготовки управленческой отчетности на 50%.
Автоматизировано 100 стационарных рабочих мест.
1 января 2024 года система была запущена в промышленную эксплуатацию во всех 20 санаториях организации. Сотрудники компании Градум осуществляют сопровождение и дальнейшее развитие системы.

Выполнены следующие работы:

• Дистанционное обучение пользователей
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента

Сеть санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» появилась в 2010 году на базе ведомственных санаториев ОАО «РЖД», что с первых же дней определило высокое качество оказываемых услуг, поддерживать которое позволяет постоянное внедрение лучшего зарубежного опыта в области оздоровления, активного отдыха, сервиса.
В 2020 году собственником сети санаториев АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» стал холдинг сети отелей Azimut (сеть отелей). 
В 2022 году руководством была поставлена задача разработать бюджетные формы «БДР USALI План», «БДР USALI Факт», «БДР USALI План-факт», «PL USALI» по стандарту USALI для филиалов и головной организации с помощью автоматизированной системы «1С:Управление холдингом» для сбора данных и формирования консолидированной управленческой отчетности, автоматизации процессов планирования и формирования плановой  и фактической отчетности. Реализацией проекта занялся партнер фирмы 1С – ООО «Градум» (GRADUM) с активным участием специалистов заказчика. 
В рамках этапа проекта были разработаны бюджетные формы на основе типового функционала бюджетирования в конфигурации "1С:Управление холдингом» по стандарту USALI, которые позволяют:

• Формировать данные в стандартизированном формате, общепринятом для гостиничного бизнеса всего мира;
• Формировать отчетность, понятную иностранным собственникам;
• Формировать отчетность, по которой можно сравнивать показатели работы в различных странах и регионах;
• Использовать данные для подтверждения текущего финансового положения компании в международных финансовых учреждениях;
• Планировать и оценивать результаты деятельности каждого подразделения и сравнивать эти показатели с аналогичными в отрасли;
• Оценить результативность и эффективность операционной деятельности менеджмента 
• Получение эффективного автоматизированного централизованного инструмента управления финансовыми потоками компании на основе гибкой, настраиваемой модели.
• Повышение эффективности бюджетного контроля по функциональным направлениям для повышения обоснованности и прозрачности функциональных расходов на всех уровнях управления.
• Получение эффективного автоматизированного централизованного инструмента управления финансовыми потоками компании на основе гибкой, настраиваемой модели.

Основные разработанные отчетные формы содержат в себе более 1100 строк в каждой форме, более 1000 показателей в каждом отчете и более 8000 операндов для получения данных.

Автоматизированы 100 стационарных рабочих мест.
21 декабря 2022 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. GRADUM осуществляет сопровождение и дальнейшее развитие системы.
Экономический эффект от внедрения (%):

•   сокращение трудозатрат в подразделениях: 60
•   ускорение получения управленческой отчетности: 80
•   сокращение операционных и административных расходов: 30

От лица АО «РЖД-ЗДОРОВЬЕ» выражаю благодарность Проектной команде GRADUM за ответственный подход к решению поставленных задач, проявленный профессионализм, богатый опыт и компетенции. Надеемся на продолжение плодотворного сотрудничества в будущем. 
 

Сеть санаториев «РЖД-ЗДОРОВЬЕ», в настоящее время входящие в крупнейшую российскую гостиничную сеть AZIMUT Hotels, – комфортное пространство для отдыха и восстановления здоровья вдали от городской суеты. Объекты по всей России отличаются едиными высокими стандартами сервиса, широким спектром медицинских услуг и развитой спортивной инфраструктурой, образованы в 2010 году на базе ведомственных санаториев ОАО «РЖД», что с первых же дней определило высокое качество оказываемых услуг, поддерживать которое позволяет постоянное внедрение лучшего опыта в области оздоровления, активного отдыха, сервиса.

Ситуация до внедрения

Оперативный учет данных по бронированию, реализации и оплаты услуг основной деятельности предприятия ведется в программном продукте СПК «Здравница»:

• Для целей управленческого и бухгалтерского учета данные вручную оформляется пользователями в системе «1С: Управление холдингом» на основании первичных документов и реестров СПК «Здравница». Количество введённых документов за сутки может превышать несколько тысяч.

• Отсутствует учет единой нормативно-справочной информации;

• Различается методология отражения операций в бухгалтерском и управленческом учете в разрезе бизнес-единиц группы компаний.

Цель проекта

• Снижение трудоемкости и сокращения сроков обработки учетной информации;

• Повышение достоверности учетной информации;

• Оперативное формирование данных для целей управленческого и бухгалтерского учета;

• Усиление контрольных функций за оперативным учетом в СПК «Здравница».
   

В рамках проекта были выполнены следующие работы:

• Унификации работы всех бизнес-единиц группы компаний по ведению НСИ для отражения в учете;

• Скорректирован бизнес-процесс по учету операций по расчету с клиентами как на стороне 1С, так и на стороне СПК;

• Разработан единый подход отражения операций в бухгалтерском и управленческом учете;

• Разработан модуль интеграции данных из СПК «Здравница»;

• Разработан механизм автоматического формирования документов по реализации услуг санаторно-курортного характера и сопутствующих им услуг на стороне 1С с учетом нюансов и особенности деятельности:

• реализация путёвок и курсовок корпоративным клиентам, государственным предприятиям;

• прямые продажи физическим лицам по наличному и безналичному расчёту; 

• формирование счетов на оплату, накладных, договоров и других документов на основании заявок (или нескольких заездов из заявки);    

• учёт путевок с информацией на каждую путевку дата продажи, номер накладной, дата заезда, количество дней; 

• реализация платных медицинских услуг;

• реализация прочих услуг в санатории, штрафы,
   учёт оплат, возвратов и сопутствующих данных по платным услугам,
   деление путевок и другие специфические санаторные нюансы.

• Запуск на пилотном санатории;

• Тиражирование функционала на 19 санаториев сети.

О достигнутых результатах:

• В результате успешной реализации проекта получена автоматизированная система, адаптированная к бизнес-процессам и организации учета на предприятии Заказчика;

• Исключение ручных операций по вводу первичных документов позволило сократить трудозатраты бухгалтеров на 70 %, оставив только контрольную функцию;

• Возможность оперативного получения корректной информации позволило ускорить сроки подготовки управленческой отчетности на 50%.

• Автоматизировано 100 стационарных рабочих мест.

• 1 января 2024 года система была запущена в промышленную эксплуатацию во всех 20 санаториях организации.  Сотрудники компании Градум осуществляют сопровождение и дальнейшее развитие системы.

Экономический эффект от внедрения (%):

• сокращение трудозатрат в подразделениях: 70%

• ускорение получения управленческой отчетности: 50%

• сокращение операционных и административных расходов: 20%

Благодарим специалистов Градум за профессионализм и ответственный подход к работе. Рекомендуем компанию как надежного партнера в вопросах автоматизации. Надеемся на продолжение плодотворного сотрудничества в будущем.