Тиражирование системы электронного архива ООО "ФинансБизнесГрупп" (дочернее предприятие АО "ВТБ Лизинг")

Автоматизированы следующие функции:

• Учет договоров
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

В рамках проекта также было автоматизировано формирование отчётности в ФНС.

Основные цели внедрения ЭА: обеспечение контроля наличия и верификации документов, сокращение времени на поиск документов, создание электронного архива документов.

Выбор продукта.
На момент первой очереди внедрения электронного архива в АО "ВТБ Лизинг" уже существовало решение СЭД "1С:Документооборот". Это же решение было использовано ранее для структурирования хранения документов в блоке "Автолизинг", поэтому выбор конфигурации для ЭА корпоративного блока "ВТБ Лизинг", а после ООО "ФинансБизенсГрупп" был очевиден.
Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана проектная технология внедрения, предполагающая изучение текущего состояния электронного архива блока "Автолизинг" и файлового хранилища, совместная проработка плана внедрения, а позже при успешном внедрении в корпоративном блоке - тиражирования решения в ФБГ.

Задачи внедрения:
- Организация структурированного и упорядоченного хранения электронных документов по лизинговым и арендным сделкам в едином хранилище;
- Обеспечение сохранности информации, надежное хранение документов, в том числе в разных форматах;
- Соблюдение режима конфиденциальности доступа к документам, информации ограниченного доступа и безопасности данных. Управление правами доступа к электронным документам в соответствии с внутренними регламентами компаний, входящих в контур внедрения;
- Поддержка жизненных циклов и актуальности состояний документов;
- Ведение регистрации и учета всех данных по документам;
- Быстрый и расширенный поиск информации по документам, получение необходимой управленческой и аналитической информации о документах.
- Возможность массовой выгрузки электронных документов из Архива с требуемыми параметрами.
- Интеграция с учетными системами компании.

Формирование статистических и отчетных форм.

Описание внедрения.
1) Настроено 92 вида документов.
2) Разработан механизм формирования дерева файлов для доступа к файлам сделки из карточки любого документа досье.
3) Унифицирован алгоритм поиска и создания документов и файлов как из реестра документов/файлового хранилища, так и из регистрационной карточки любого документа досье сделки.
4) Разграничены права пользователей по группам доступа.
5) Разработаны статистические и контрольные отчеты по документам и файлам.
6) Разработан отчет по документам для выгрузки в Федеральную налоговую службу.
7) Подготовлены инструкции для архивистов и пользователей по работе с системой.
8) Проведено обучение ключевых пользователей архива.

Результаты. 
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного архива, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (регистрация, верификация). Повысилась прозрачность учета документов. Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы в документами.                                  

Выполнены следующие работы:

• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Отзыв клиента