Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции на базе 1С:Документооборот 8.ПРОФ в компании оптовой и розничной торговли топливом

Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции в компании оптовой и розничной торговли топливом "ВИТЭК" на базе "1С:Документооборот 8.ПРОФ"

Коротко о нашей компании

ООО "ВИТЭК" работает в Мурманской области с 2004 года. Компания занимается оптовой и розничной торговлей топливом, а также сопутствующими товарами через сеть АЗС. АЗС ВИТЭК находятся в Мурманске, Североморске, Снежногорске и Полярном. В сеть ВИТЭК входят 6 автозаправок, а количество постоянных клиентов составляет более 50 000.

Как работали процессы в компании до автоматизации документооборота? Почему вы задумались об автоматизации?

До проекта весь документооборот в компании производился вручную, т.е. были журналы входящих и исходящих документов. Согласование документов происходило через электронную почту и на бумажных носителях. У нас возникла необходимость систематизации и упорядочения документооборота. Также по прошлому опыту знаю, что электронный документооборот удобен тем, что можно увидеть полную цепочку входящих и исходящих документов, ответы, кто согласовывал документ, договоры, какие были замечания и так далее.

Какую программу 1С вы выбрали и почему?

Мы выбрали "1С:Документооборот" потому, что у нас все процессы реализованы в 1С, выбрали версию ПРОФ, так как это более легкая версия для сотрудников, она подходит для небольших компаний и в случае необходимости можно всегда перейти на более расширенную версию.

Кто занимался внедрением "1С:Документооборот"?

За помощью мы обратились в компанию «Центр консалтинговых проектов», с которой мы давно сотрудничаем, они занимаются сопровождением, и которая хорошо зарекомендовала себя на территории города Мурманска. Они работают со многими компаниями, с которыми я работала.

Как проходила автоматизация?

В ходе проекта специалисты "Центра консалтинговых проектов" провели интервью с нашими сотрудниками, руководством, чтобы собрать требования и пожелания по работе системы. Определили виды входящих и исходящих документов, маршруты движения документов. Установили и настроили "1С:Документооборот" на рабочих местах с учетом наших требований. Настроили разные виды документов, папки внутренних документов, шаблоны комплексных маршрутов.  А также разработали инструкции, обучили сотрудников работе в программе.

Какие сложности возникали в процессе автоматизации?

Были как обычно организационные сложности. Главное – объяснить сотрудникам, зачем нужен электронный документооборот и как это упростит их жизнь и работу.

Каких результатов помогла достичь автоматизация документооборота?

В результате внедрения "1С:Документооборот" мы достигли нашей цели – систематизация и упорядочение документооборота. Теперь вся информация доходит более оперативно, можно проследить всю цепочку документов.