Автоматизация документооборота компании "Би.Си.Си." на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»

Основной специализацией компании «Би.Си.Си» являются информационные технологии, инжиниринг, технологическое оснащение лабораторий и опытных производств, сервисная поддержка ИТ-инфраструктуры, внедрение мультимедийных решений. Компания начала свою деятельность в 1994 году в г. Санкт-Петербург и по настоящее время активно развивается. «Би.Си.Си.» работает в России и странах СНГ, имеет собственные ресурсы для выполнения полного цикла работ от проектирования до ввода объекта в строй и его последующей эксплуатации.

Предпосылки к автоматизации

В компании «Би.Си.Си.» работает более 1000 человек. Работа с проектами сопровождается оформлением, согласованием и учетом технической, проектной и сервисной документации. Необходимо к одному проекту прикреплять всю документацию, которая может формироваться подразделениями в разные периоды жизненного цикла проекта, учитывать изменения в ней и поддерживать в актуальном состоянии. Также к проекту формируется большое количество различных документов: писем, служебных записок, договоров, соглашений, спецификаций, отчетов и закрывающих документов. Так как вся переписка и взаимодействие между сотрудниками компании производится по электронной почте, очень сложно отслеживать и контролировать текущее состояние по разным видам документов. Много документов теряется в процессе физической передачи, со временем они становятся неактуальными или дублируются новыми документами. Значительные траты времени требует поиск документов и их дальнейшее перемещение внутри компании, которое сопровождалось звонками, сообщениями работникам для привлечения их внимания для работы с теми или иными документами. В результате существовали значительные потери времени при работе с документами внутри компании и неэффективное использование рабочего времени персонала.

Выбор системы:

В компании «Би.Си.Си.» большая часть бизнес-процессов автоматизированы на программных продуктах фирмы «1С», поэтому, когда встал вопрос о выборе системы электронного документооборота, мы обратились к нашему партнеру «ПитерСофт» для получения консультаций. В результате проведенных переговоров выбор был сделан в пользу современной ЕСМ системы «1С:Документооборот 8 КОРП», включающей полный набор необходимых инструментов для автоматизации документооборота, а также механизмов обеспечения безопасности и надежности работы.

Перед системой электронного документооборота были поставлены следующие ключевые задачи:

• настройка процессов движения документов внутри компании и оперативный контроль за их состоянием;
• контроль за движением и учет проектной документации;
• организация единого места хранения актуальных документов, быстрый поиск документов;
• сокращение временных затрат специалистов компании при работе с документами.

Для реализации проекта была выбрана компания «ПитерСофт», имеющая большой опыт внедрения систем электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8», опыт по автоматизации и настройке нестандартных и сложных бизнес-процессов.

Выполнение работ

Работы по проекту начались в июле 2022 года с формализации требований к настраиваемым бизнес-процессам и системе. Были выделены виды документов, которые используются в компании, подробно описан их маршрут движения и этапы согласования, описаны схемы бизнес-процессов, назначены контролеры по ключевым направлениям, описаны требования к настройке системы.

Следующим этапом выполнено моделирование бизнес-процессов в «1С:Документооборот 8 КОРП».

В результате выполненных работ были автоматизированы следующие направления деятельности:

• Ведение нормативно-справочной информации;
• Работа с документами и файлами;
• Работа с процессами и задачами;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Автоматизация работы с документами в компании и настройка процессов их согласований;
• Автоматизация бизнес-процессов управления проектами;
• Настройка уведомлений для сотрудников;
• Совместная работа сотрудников.

Результаты проекта

Система запущена в промышленную эксплуатацию в ноябре 2022 г. Автоматизировано и настроено 50 рабочих мест.

В результате реализации проекта компании «Би.Си.Си.» удалось достичь следующих результатов:

• Создано единое информационное пространство хранения данных и электронных образов документов.
• Обеспечен оперативный контроль за состоянием и ходом согласования документов.
• Выполнена привязка документов к конкретному проекту.
• Сократились временные издержки для поиска документов и определения их актуальности.
• Сократились затраты на процессы согласования документов внутри компании.

В результате внедрения «1С:Документооборот 8 КОРП» были достигнуты все поставленные задачи. Планируется дальнейшее развитие системы электронного документооборота и использование ее преимуществ.