Построение системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот КОРП» в АО «ТАМАК»

Отзыв о построении системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в АО «ТАМАК»

АО «ТАМАК» - крупнейшее в России предприятие по проектированию, производству и строительству быстровозводимых домов и домов из клееного бруса. Современный индустриальный уровень малоэтажного строительства позволяет производить высокоэнергоэффективные экологичные деревянные дома. АО «ТАМАК» по праву считается одним из ведущих и самых опытных предприятий в сфере индустриального деревянного домостроения и производства цементно-стружечных плит в России. Общий штат предприятия - более 600 сотрудников, в том числе эксперты и инженеры из Западной Европы. Общая площадь производства составляет 50 000 кв. метров. Склады и складские площади составляют 180 000 кв. метров.
В июле 2022 года руководством компании было принято решение об инициировании проекта внедрения программных продуктов «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот 8 КОРП редакция 3.0» с их дальнейшей интеграцией. В компании на момент инициирования указанного проекта находилась в эксплуатации система электронного документооборота на базе программы Directum, которая обладала рядом недостатков, а именно:
1.Ограниченный функционал при настройке процессов. В программе Directum используется встроенный язык программирования ISBL, который не получил широкого применения, что усложняло доработку интеграционных модулей.
2. Программа Directum затратна - все дополнительные модули необходимо оплачивать отдельно.
3.Доступ сотрудников к документам: нет системы "разрешения матрицы" (исполнитель динамически назначается в зависимости от роли и предприятия). Нельзя создавать свои роли, чтобы использовать их в согласованиях. Не проработана система выдачи прав на общие папки (если папка содержит сотни файлов и нужно ограничить к ним доступ). Невозможно жестко задать подписанта в цепочке согласований.
4. Нет API для взаимодействия с системой (как для администрирования, так и для расширения функционала).
5. Не проработана система передачи дел от одного сотрудника к другому (замена ответственных по документам, задачам, распределение задач на других сотрудников).
При выборе системы для автоматизации документооборота к ней были предъявлены следующие требования: удобный интерфейс, доступ к документам с учетом прав пользователей, работа с документами любых типов, возможность бесшовной интеграции с другими системами на платформе 1С. Для этих требований руководство АО «ТАМАК» остановило свой выбор на решении «1С:Документооборот 8 КОРП редакция 3.0».
Исполнителем была выбрана ИТ-компания «Независимая экспертиза проектов» (ООО «НЭП»), которая обладает опытом в автоматизации процессов документооборота, а также штатом сертифицированных сотрудников. Компания «НЭП» является «1С:Центром компетенции по документообороту фирмы «1С» и положительно зарекомендовала себя при работе на проектах внедрения СЭД.
Целями проекта построения системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот КОРП» являлись:
·выведение из эксплуатации действующей СЭД (на базе программы Directum);
·реализация бизнес-процессов обработки входящих, исходящих и внутренних документов;
· настройка сервиса «1С-ЭДО» на стороне «1С:Документооборот» для обмена документами с контрагентами.
Для достижения целей проекта необходимо было решить следующие задачи:
·обеспечить методическое сопровождение процесса переноса данные из действующей СЭД (Directum) в новую («1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0»);
·разработать реестр автоматизируемых бизнес-процессов;
·выработать механизм формирования НСИ, сформировать НСИ;
·обеспечить автоматизацию документооборота и делопроизводства в АО «ТАМАК» на базе «1С Документооборот 8 КОРП ред. 3.0» согласно реестра автоматизируемых бизнес-процессов;
·обеспечить формирование аналитической и статистической отчетности, позволяющей контролировать процессы обработки документов;
·провести обучение персонала.
В рамках проекта были сделаны настройки следующих функциональных блоков и областей типового решения «1С:Документооборот 8 КОРП редакция 3.0»:
·Обработка входящей корреспонденции;
·Обработка исходящей корреспонденции;
·Обработка договорных документов;
·Обработка приказов и распоряжений;
·Обработка производственных планов;
·Обработка конкурентных листов;
·Сервиса «1С-ЭДО» на стороне «1С:Документооборот 8 КОРП» в части обработки входящей и исходящей корреспонденции, договоров;
·Исторический архив и НСИ.
В СЭД была реализована возможность учета и регистрации документов, настроены процессы обработки документов, организован совместный доступ к документам, учитывая ролевую матрицу доступа, обеспечен механизм аналитики и контроля исполнительской дисциплины, настроен сервис «1С-ЭДО» для обмена документами с контрагентами, организован доступ к историческим документам, перенесенным из прежней СЭД на базе программы Directum).
В соответствии с целями и поставленными задачами специалистами компании «НЭП» были разработаны механизмы внедрения и порядок работ по проекту.
Проект построения системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакция 3.0» в АО «ТАМАК» состоял из 4-х этапов, которые в себя включали:
1 ЭТАП. Обследование. Сбор требований к организации процессов в «1С:Документооборот 8 КОРП»:
·разработка устава проекта
·разработка детального план-графика проекта.
·проведение интервью с функциональными заказчиками для формирования требований к будущей СЭД и миграции данных.
·В рамках 1-го этапа были разработаны документы:
·протоколы интервью с функциональными заказчиками;
·описание меппинга полей «Directum» – «1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0» для миграции данных;
·техническое задание на внедрение СЭД.
2 ЭТАП. Проектирование, настройка «1С:Документооборот 8 КОРП»:
·настройка прототипа СЭД в соответствии с ТЗ;
·перенос исторического архива в ограниченном объеме для проверки механизма переноса силами заказчика;
·тестирование и приемка СЭД со стороны заказчика.
·В рамках 2-го этапа были разработаны документы:
·проектное решение СЭД;
·сценарии тестирования.
3 ЭТАП. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации:
·создание продуктивной среды СЭД;
·перенос исторического архива в полном объеме силами заказчика;
·подготовка пользовательских инструкций и обучение пользователей;
·подключение пользователей к платформе «1С-Коннект» для оказания им консультационной поддержки на 4-м этапе.
4 ЭТАП. Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ):
·консультационная поддержка пользователей;
·исправление продуктивной среды СЭД по выявленным замечаниям;
·актуализация эксплуатационной документации.
Разработанная СЭД базе продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» была передана в опытно-промышленную эксплуатацию 14 ноября 2022 года.
Итоги проекта для бизнеса.
Внедрение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакция 3.0» в компании АО «ТАМАК» позволило:
·ускорить процессы рассмотрения, согласования и регистрации документов,
·систематизировать документооборот компании, а также улучшить взаимодействие между подразделениями,
·сократить финансовые затраты, время на обмен документами с контрагентами, а также минимизировать ведение бумажного архива,
·настроить доступ сотрудников к документам: ограничение прав доступа не только обеспечивает информационную безопасность, но и помогает оптимизировать работу пользователей, скрывая множество лишней информации, оставляя только самое необходимое.
Внедрение СЭД осуществлялось с привлечением специалистов ООО «НЭП» в составе:
•Руководителя проекта - Попова Максима Александровича;
•Ведущего аналитика – Пономаревой Анны Игоревны;
•Аналитика – Овчинниковой Натальи Валентиновны;
•Программиста – Полухина Дмитрия Сергеевича.
Параметры проекта по внедрению СЭД:
1. Вариант работы системы: клиент-серверный (Microsoft SQL Server).
2. Тип организации: коммерческая.
3. Количество сотрудников - 847.
4. Число автоматизированных рабочих мест - 160.
5. Количество документов, обрабатываемых в месяц:
- внутренние документы: 125;
- входящие документы: 75;
- исходящие документы: 25.
6. Наличие территориально-распределенной СЭД - центральный офис.
7. Обучение: проводилось обучение сотрудников на рабочих местах.
АО «ТАМАК» продолжает сотрудничать с компанией «НЭП» в рамках договора на консультационную и методологическую поддержку.
В рамках развития проекта стоит задача по настройке бесшовной интеграции «1С:Документооборота 8 КОРП» и «1С:ERP Управление предприятием», которая позволит использовать расширенный функционал, работая в привычной среде, будет способствовать упрощению взаимодействия сотрудников, сокращению времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса.

Не возражаем против размещения данного отзыва на ресурсах фирмы «1С» и ООО «НЭП».