Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" в ООО "Торвлад"

Автоматизированы следующие функции:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Сопровождение:

• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Было проведено:
-предварительное обследование делопроизводства клиента;
-составлен отчет о результатах обследования;
-проведена первичная настройка системы для начала ведения учета;
-настроены права пользователей по полномочиям и разрезам доступа;
-созданы виды входящих и исходящих документов с настройкой автозаполнения шаблонов и созданием комплексного процесса для обработки исходящих писем;
-созданы виды договорных документов с настройкой автозаполнения шаблонов и комплексными процессами обработки;
-настроены процессы обработки и систематизации организационно-справочных и распорядительных документов;
-проведена настройка подключения мобильного клиента;
-настроена интеграция с программным продуктом Управление финансами для 1С:8;
-разработан модуль «Локализация типовой конфигурации» на базе 1С Документооборот КОРП 8 для Беларуси согласно требований заказчика.

Автоматизированы:
-учет и обработка входящих и исходящих писем;
-обработка и хранение договорных документов;
-обработка и хранение организационно-справочных и распорядительных документов.

Внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8" позволило предприятию комплексно подойти к решению задачи по автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. В результате внедрения программы "1С:Документооборот 8":
- сократился бумажный документооборот предприятия;
- повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет усиления контроля над исполнением поручений при наличии полной информации о выданных исполнителю заданиям, сроках выполнения и результатах работ;
- сократилось время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов;
- ускорился документооборот за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками и отсутствия необходимости физического размножения и перемещения копий;
- сократились потери документов за счет их хранения в единой базе;
- снизились материальных затрат на бумагу и расходные материалы за счет сокращения бумажного документооборота и перевода его в электронный вид.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Отзыв клиента

Основными направлениями деятельности ООО «Торвлад» в разные периоды являлись: официальное дистрибьютерство компании «Procter&Gamble» (1994-1996гг.); производство и реализация продуктов питания (1996-200 Кг.); оптовая торговля металлом; оптовая торговля белковым сырьём; оптовая торговля гидроизоляционными и кровельными материалами; оптовая торговля синтетическим льдом; переработка углеводородного сырья и оптовая торговля нефтепродуктами.

Организация имеет филиал «Санаторий «Альфа Радон».

Для организации учета входящей и исходящей корреспонденции, учета внутренних документов, согласования документов руководством ООО «Торвлад» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Успешный опыт применения других продуктов от «10 положительным образом повлиял на принятие решения об использовании «1 С:Документооборот» для автоматизации делопроизводства.

Выбирая систему, учитывались следующие факторы:

 удобство хранения и поиска информации различного типа;

 возможность удаленной работы с системой;

 возможность постановки и контроля задач;

 возможность интеграции с другими продуктами 1С.

 

В качестве основы для построения системы автоматизации документооборота была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП», отвечающая всем поставленным задачам.

В качестве партнера по автоматизации была выбрана группа компаний Хьюмен Интел Систем, имеющая большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1 С:Предприятие 8».

В рамках проекта по автоматизации специалистами группы компаний Хьюмен Интел Систем были выполнены следующие работы:

- проведены консультации по выбору программного обеспечения;

- произведена установка программного обеспечения;

- выполнена первичная настройка программы;

- настроены процессы обработки и хранения договорных документов;

- настроены процессы обработки и хранения входящих/исходящих документов;

- настроены процессы обработки и хранения внутренних документов;

- настроено автозаполнение шаблонов файлов;

- настроен упрощенный пользовательский интерфейс;

- созданы пользовательские интерфейсы и наборы прав;

- выполнена настройка мобильного клиента;

- настроена интеграция с программным продуктом Управление финансами для 1С:8;

- разработан модуль «Локализация типовой конфигурации» на базе lC Документооборот КОРП 8 для Беларуси согласно требований заказчика;

- проведено обучение пользователей работе с системой.

Автоматизировано 20 рабочих мест.

На внедрение системы ушло 6 месяцев.

Система принята в промышленную эксплуатацию 01.04.2022.

В процессе разработки, внедрения и обучения с нами работал специалист по внедрению Кулинок Вера. На все возникающие вопросы мы получали квалифицированный и полный ответ.

Внедрение программного продукта «1С:Документооборот» позволило решить такие задачи, как:
- Делопроизводство;

- Учет и хранение документов;

- Учет договоров;

- Учет корреспонденции;

- Автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;

- Условная маршрутизация бизнес-процессов.

В результате внедрения программы «1С:Документооборот 8 КОРП» компания ООО «ТОРВЛАД» получила комплексное решение для автоматизации учета и хранения документов, а также инструментарий для успешного взаимодействия сотрудников. Появилась возможность хранения внутренних документов и файлов в структуре папок; ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Значительно ускорилась и упростилась работа сотрудников, активно работающих с текстами договоров и сопроводительными документами. Сократилось время согласования документов, процесс согласования стал более прозрачен, ускорены согласовательные процедуры. Систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.

Результатами внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» наша организация полностью удовлетворена и считает поставленные цели достигнутыми.