Автоматизация документооборота в ООО "ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ПРОЕКТИРОВАНИЕ"
ООО "ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ПРОЕКТИРОВАНИЕ"
Автоматизированы следующие функции:
- Автоматизация бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Учет договоров
Сопровождение:
- Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Описание
Цели внедрения "1С:Документооборот".
Автоматизация процессов обработки документов в соответствии с перечнем модулей (настройка Системы с учетом специфики бизнеса Заказчика).
Передача знаний по настройкам модулей Системы специалистам Заказчика (администраторам Системы).
Разработка инструкций и обучение пользователей Системы.
Организация работы.
Для работы по проекту была выбрана модульная технология внедрения, предполагающая поэтапное внедрение 1С:Документооборот по модулям. Всего в ходе работ внедрено 4 модуля: НСИ, Входящие и исходящие документы, Служебные записки, Договорные документы
Описание внедрения.
1) Произведена начальная настройка системы: загружены данные о пользователях, загружены справочники Контрагенты, Контактные лица,
2) Настроены виды документов:
- входящих: Входящее письмо, Договор (вх), Дополнительное соглашение к договору (вх),
- исходящих: Договор, Исходящее письмо
- внутренних: Докладная записка, Служебная записка;
3) Настроены шаблоны видов документов;
4) Используются процессы, заложенные в стандартной поставке ПО, такие как: регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов;
5) Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам;
6) Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой;
7) Проведено обучение 100 пользователей.
Результаты.
Все документы, созданные или зарегистрированные в системе электронного документооборота, хранятся в единой информационной базе, что гарантирует сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам. Ускорились процессы обработки документов (согласование и другие). Повысилась прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов). Сократилось время на работу с документами, для руководителей имеется возможность контроля поставленных задач и исполнительской дисциплины сотрудников.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
Настоящим отзывом подтверждаем факт проведенного внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8» в ООО «ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ПРОЕКТИРОВАНИЕ». Внедрение осуществлялось с привлечением специалистов ООО «1С-КПД» (1С-Корпоративные порталы и документооборот).
Основная деятельность ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» — услуги по выполнению проектно-изыскательных работ для нужд Топливно-Энергетического Комплекса.
Работы проводились в ноябре – декабре 2022 года.
В результате:
- система запущена в промышленную эксплуатацию 01.11.2022г.;
- автоматизировано 100 рабочих мест;
- разграничены права доступа пользователей (реализованы следующие профили: делопроизводители, руководители, пользователи);
- настроены виды документов: входящие, исходящие, служебные записки, договоры, дополнительные соглашения;
- настроены нумераторы по видам документов;
- реализованы шаблоны процессов обработки документов;
- в карточках документов добавлена возможность ввода нескольких резолюций;
- настроено оповещение пользователей по электронной почте.
Система введена в промышленную эксплуатацию 01.11.2022г. Оценка внедренной информационной системы по 5-бальной шкале:
- Соответствие потребностям организации — 5 баллов
- Удобство работы с программой — 5 баллов
- Качество работы компании ООО «1С-КПД» — 5 баллов
На вопрос о том, готово ли ООО «ТЭК ПРОЕКТИРОВАНИЕ» рекомендовать данное решение для автоматизации деятельности коллегам — однозначный ответ «Да».
1. Компания «Название компании» выражает искреннюю благодарность команде «1С-КПД» за помощь в реализации нашего проекта. Отметим, что компания «1С-КПД» отличается высоким качеством работы с клиентами и оперативным реагированием на запросы, за что мы вам очень благодарны. Особо хотим поблагодарить руководителя проекта за профессионализм, оперативность и внимание к задачам нашей компании. Желаем вашей компании процветания и бурного роста.
2. За время нашей совместной работы, специалисты компании ООО «1С-КПД» выполняли проектные работы в соответствии с условиями и сроками Договора. В ходе проекты были предложены лучшие практики по реализации функциональных требований. Мы рекомендуем компанию «1С-КПД» в качестве высококлассных специалистов по автоматизации и цифровизации процессов компании.
3. Выражаем благодарность сотрудникам «1С-КПД» за качественно выполненную работу и продолжающуюся консультационную поддержку в нашем проекте автоматизации деятельности компании. Учитывая положительные результаты по завершению проекта, готовы к дальнейшему сотрудничеству по сопровождению и консультациям.
4. Мы готовы рекомендовать команду «1С-КПД» как эксперта, надежного партнера и подрядчика по автоматизации процессов бизнеса с помощью 1С:Документооборота
Разрешаем использовать данный отзыв для публикации в СМИ или в других маркетинговых целях.
Где «5» — «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»
Где «5» — «работать с программой легко и комфортно».
]Где «5» — «работой очень доволен».
По желанию заказчика в отзыве в произвольной форме может быть указана другая интересная информация о внедрении, рекомендации продуктов "1С", услуг партнера, осуществлявшего внедрение (не обязательно).
Отзыв клиента
