Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП 8 для Беларуси" в Учреждение образования "Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения "ГАЗ-ИНСТИТУТ"""
ГИПК "ГАЗ - ИНСТИТУТ"
Ситуация
Ресурсов внутренних программных продуктов было недостаточно для быстрого и безошибочного документооборота. Существовавший «бумажный» формат работы становился всё менее эффективным. В документах появлялись недочеты, их передача между организациями требовало все больше и больше времени.
«Газ-институт» поставил задачу по автоматизации рабочего места секретаря, который контролирует полный цикл обмена документами предприятия.
Кроме этого, необходимо было организовать возможность:
- централизованного хранения документов;
- работы с документами любых типов;
- коллективной работы пользователей с возможностью согласования, рассмотрения и контроля исполнения документов;
- оперативного доступа к документам с учетом прав пользователей;
- контроля сроков выполнения задач;
- получения/отправки документов по СМДО.
Решение
Благодаря уже внедренным и функционирующим программным продуктам «1С:Предприятие 8», были автоматизированы процессы документооборота, обеспечен необходимый функционал для работы с документами с минимальными затратами на внедрение.
Результаты внедрения "1С:Документооборот КОРП для Беларуси"
- Удалось ускорить процессы согласования документов.
- Удалось упорядочить потоки документов, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид.
- Упорядочены массовые внутренние и внешние документы. Процесс хранения и поиска документов стал в разы проще.
- Сократились трудозатраты сотрудников на работу, уменьшились риски утери и нарушение сроков исполнения документов за счет единого электронного архива.
- Улучшилось взаимодействие сотрудников, появилась возможность контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину.
Автоматизированы следующие функции:
- Ведение номенклатуры дел
- Делопроизводство
- Работа с обращениями граждан
- Учет договоров
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет и хранение документов
Сопровождение:
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
Учреждение образования «Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения «Газ-Институт» наш клиент с 2019 года.
Группа компаний «Аверсон групп» продолжает работы по внедрению на предприятии других программных продуктов «1С: Предприятие 8».
В связи с наличием большого количества филиалов и, как следствие, большого количества документов, возникла необходимость в систематизации и автоматизации документооборота.
В рамках проекта по внедрению «1С: Документооборот КОРП для Беларуси», внедрялось "Рабочее место секретаря", а работа других отделов рассматривалась только как выполнение задач и создание исходящих документов и докладных записок.
Перед сотрудниками группы компаний «Аверсон групп» стояли следующие задачи:
• обмен внутренними документами с филиалами;
• редактирование документов и процессов;
• возможность указания резолюций несколькими руководителями;
• возможность загрузки справочников "Пользователи" и "Контрагенты" из «1С: Бухгалтерия 8.3»;
• возможность загрузки справочника "Номенклатура дел" (из файла);
• возможность контроль сроков выполнения задач;
• получения/отправки документов по СМДО.
В ходе внедрения конфигурации «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» в ГИПК "ГАЗ - ИНСТИТУТ", нашими специалистами были выполнены работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе редактирование документов и процессов;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
Автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров;
• Работа с обращениями граждан.
В результате автоматизации работы с документооборотом удалось упорядочить потоки документов, курсирующих между филиалами, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид, получать и отправлять документы по СМДО, подписывать документы ЭЦП, наладить проверку, полностью исключить человеческий фактор.
Выполнены следующие работы:
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Отзыв клиента
На нашем предприятии ГИПК «ГАЗ – ИНСТИТУТ» специалистами группы компаний «Аверсон» была внедрена эффективная система документооборота. Использование программного продукта «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» на базе «1С: Предприятие» было обусловлено возможностью быстрой адаптации под специфику деятельности организации, соответствие действующему законодательству, наличие интеграции с СМДО.
В результате автоматизации работы с документооборотом удалось систематизировать учет всех видов документов, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид, получать и отправлять документы по СМДО, подписывать документы ЭЦП, контролировать сроки обработки документов и исполнения задач.
На каждом этапе внедрения со стороны группы компаний «Аверсон» осуществлялась поддержка квалифицированными сотрудниками. Руководство компании в дальнейшем продолжит работы с группой компаний «Аверсон» и надеется на плодотворное и длительное сотрудничество.
Система введена в промышленную эксплуатацию 01.12.2022 г.
Не возражаем против публикации и передачи информации о внедрении системы на нашем предприятии в компанию «1С».