Внедрение программного продукта "1С:Документооборот КОРП 8 для Беларуси" в Учреждение образования "Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения "ГАЗ-ИНСТИТУТ"""

КЕЙС №1

Учреждение образования «Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения «Газ-Институт» проводит семинары, обучающие курсы на базе высшего образования, проводит научные исследования, занимается издательской деятельностью.

Ситуация

Ресурсов внутренних программных продуктов было недостаточно для быстрого и безошибочного документооборота. Существовавший «бумажный» формат работы становился всё менее эффективным. В документах появлялись недочеты, их передача между организациями требовало все больше и больше времени.

«Газ-институт» поставил задачу по автоматизации рабочего места секретаря, который контролирует полный цикл обмена документами предприятия.

Кроме этого, необходимо было организовать возможность:

• централизованного хранения документов;
• работы с документами любых типов;
• коллективной работы пользователей с возможностью согласования, рассмотрения и контроля исполнения документов;
• оперативного доступа к документам с учетом прав пользователей;
• контроля сроков выполнения задач;
• получения/отправки документов по СМДО.

Решение

Благодаря уже внедренным и функционирующим программным продуктам «1С:Предприятие 8», были автоматизированы процессы документооборота, обеспечен необходимый функционал для работы с документами с минимальными затратами на внедрение.

Результаты внедрения "1С:Документооборот КОРП для Беларуси"

Автоматизация работы с документооборотом привела к следующим позитивным изменениям:

• Удалось ускорить процессы согласования документов.
• Удалось упорядочить потоки документов, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид.
• Упорядочены массовые внутренние и внешние документы. Процесс хранения и поиска документов стал в разы проще.
• Сократились трудозатраты сотрудников на работу, уменьшились риски утери и нарушение сроков исполнения документов за счет единого электронного архива.
• Улучшилось взаимодействие сотрудников, появилась возможность контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину.

КЕЙС №2

Своевременный контроль: доработка автоматического изменения сроков в контрольных карточках в «1С:Документооборот КОРП» для ГИПК «ГАЗ-ИНСТИТУТ»

История института началась 17 октября 1960 года. Сегодня ГИПК «ГАЗ-ИНСТИТУТ» – ведущее учреждение образования топливно-энергетической отрасли – известен во всех регионах страны и за ее пределами, обеспечивает высокое качество обучения руководящих работников, специалистов, рабочих более чем по 100 образовательным программам. С момента создания в учреждении прошли обучение более одного миллиона слушателей. Учебный процесс обеспечивают высококвалифицированные штатные преподаватели, имеющие ученые степени и звания, преподаватели вузов, специалисты органов государственного управления и предприятий. В учебном процессе активно применяются современные методы и технологии, в том числе электронные тренажеры собственной разработки. ГИПК «ГАЗ-ИНСТИТУТ» является постоянным участником и дипломантом национальных и международных выставок.

Для учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины ГИПК «ГАЗ-ИНСТИТУТ» использует программный продукт «1С:Документооборот КОРП для Беларуси».

Чтобы организовать и обеспечить эффективную работу над контролем сроков исполнения в существующем решении «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» потребовалась доработка для автоматического обновления срока в контрольных карточках.

Проблема

Сотрудники используют контрольную карточку документа, как инструмент для отслеживания исполнения и контроля действий, связанных с входящими, исходящими и внутренними документами. До выполнения доработки, при изменении срока исполнения документа в «1С:Документооборот КОРП», срок выполнения задач, связанных с этим документом, в контрольных карточках автоматически не обновлялся.

Решение

Специалисты ГК «Аверсон» выполнили доработку, которая выполняет проверку: если контрольная карточка документа находится «На контроле», то отслеживается изменение срока исполнения документа, и обновляются соответствующие данные в контрольных карточках.

Подробности реализации

Специалисты ГК «Аверсон» проанализировали существующую структуру данных и логику работы контрольных карточек и документов в прикладном решении. Согласовали все условия в Спецификации со специалистами ГИПК «ГАЗ-ИНСТИТУТ». Разработали код, который будет отслеживать изменения срока исполнения документа и автоматически обновлять срок в контрольных карточках. Внимательно протестировали разработанный код на различных сценариях изменения сроков исполнения документов, чтобы убедиться в его корректной работе.

Внедрили разработанный код в прикладное решение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» и обучили пользователей работе с автоматизированным обновлением сроков в контрольных карточках.

Результаты

Автоматизация позволила:

• Избежать ошибок при ручном обновлении сроков
• Сэкономить время и ресурсы сотрудников
• Улучшить контроль за выполнением задач