Отраслевые
и специализированные
решения
1С:Предприятие

ГИПК "ГАЗ - ИНСТИТУТ"

Беларусь, г Минск, Декабрь 2022
Вариант работы
Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест
50
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 25
Учреждение образования «Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения «Газ-Институт» проводит семинары, обучающие курсы на базе высшего образования, проводит научные исследования, занимается издательской деятельностью.

Ситуация

Ресурсов внутренних программных продуктов было недостаточно для быстрого и безошибочного документооборота. Существовавший «бумажный» формат работы становился всё менее эффективным. В документах появлялись недочеты, их передача между организациями требовало все больше и больше времени.

«Газ-институт» поставил задачу по автоматизации рабочего места секретаря, который контролирует полный цикл обмена документами предприятия.

Кроме этого, необходимо было организовать возможность:

  • централизованного хранения документов;
  • работы с документами любых типов;
  • коллективной работы пользователей с возможностью согласования, рассмотрения и контроля исполнения документов;
  • оперативного доступа к документам с учетом прав пользователей;
  • контроля сроков выполнения задач;
  • получения/отправки документов по СМДО.

Решение

Благодаря уже внедренным и функционирующим программным продуктам «1С:Предприятие 8», были автоматизированы процессы документооборота, обеспечен необходимый функционал для работы с документами с минимальными затратами на внедрение.

Результаты внедрения "1С:Документооборот КОРП для Беларуси"

Автоматизация работы с документооборотом привела к следующим позитивным изменениям:
  • Удалось ускорить процессы согласования документов.
  • Удалось упорядочить потоки документов, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид.
  • Упорядочены массовые внутренние и внешние документы. Процесс хранения и поиска документов стал в разы проще.
  • Сократились трудозатраты сотрудников на работу, уменьшились риски утери и нарушение сроков исполнения документов за счет единого электронного архива.
  • Улучшилось взаимодействие сотрудников, появилась возможность контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину.

Автоматизированы следующие функции:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Работа с обращениями граждан
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС

Описание

Учреждение образования «Государственный институт повышения квалификации и переподготовки кадров в области газоснабжения «Газ-Институт» наш клиент с 2019 года.
Группа компаний «Аверсон групп» продолжает работы по внедрению на предприятии других программных продуктов «1С: Предприятие 8».

В связи с наличием большого количества филиалов и, как следствие, большого количества документов, возникла необходимость в систематизации и автоматизации документооборота.
В рамках проекта по внедрению «1С: Документооборот КОРП для Беларуси», внедрялось "Рабочее место секретаря", а работа других отделов рассматривалась только как выполнение задач и создание исходящих документов и докладных записок.

Перед сотрудниками группы компаний «Аверсон групп» стояли следующие задачи:
• обмен внутренними документами с филиалами;
• редактирование документов и процессов;
• возможность указания резолюций несколькими руководителями;
• возможность загрузки справочников "Пользователи" и "Контрагенты" из «1С: Бухгалтерия 8.3»;
• возможность загрузки справочника "Номенклатура дел" (из файла);
• возможность контроль сроков выполнения задач;
• получения/отправки документов по СМДО.

В ходе внедрения конфигурации «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» в ГИПК "ГАЗ - ИНСТИТУТ", нашими специалистами были выполнены работы:
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе редактирование документов и процессов;
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета;
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
Автоматизированы следующие функции:
• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет договоров;
• Работа с обращениями граждан.

В результате автоматизации работы с документооборотом удалось упорядочить потоки документов, курсирующих между филиалами, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид, получать и отправлять документы по СМДО, подписывать документы ЭЦП, наладить проверку, полностью исключить человеческий фактор.

Выполнены следующие работы:

  • Индивидуальное обучение в офисе заказчика
  • Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
  • Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
  • Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
  • Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
  • Продажа выбранных программных продуктов
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
  • Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

Отзыв клиента

На нашем предприятии ГИПК «ГАЗ – ИНСТИТУТ» специалистами группы компаний «Аверсон» была внедрена эффективная система документооборота. Использование программного продукта «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» на базе «1С: Предприятие» было обусловлено возможностью быстрой адаптации под специфику деятельности организации, соответствие действующему законодательству, наличие интеграции с СМДО.

В результате автоматизации работы с документооборотом удалось систематизировать учет всех видов документов, перевести документы с бумажных носителей в электронный вид, получать и отправлять документы по СМДО, подписывать документы ЭЦП, контролировать сроки обработки документов и исполнения задач.

На каждом этапе внедрения со стороны группы компаний «Аверсон» осуществлялась поддержка квалифицированными сотрудниками. Руководство компании в дальнейшем продолжит работы с группой компаний «Аверсон» и надеется на плодотворное и длительное сотрудничество.

Система введена в промышленную эксплуатацию 01.12.2022 г.

Не возражаем против публикации и передачи информации о внедрении системы на нашем предприятии в компанию «1С».

Отзыв клиента